Шаблон вопросов к дистрибьютору перед обменом данными (бизнес + ИТ + качество)

Почти все интеграции “срываются” не на разработке, а на первом разговоре.
Производитель говорит: “пришлите продажи и остатки”, дистрибьютор кивает — и дальше начинается бесконечная карусель: разные файлы, разные периоды, “у нас так считается”, “у вас не сходится”, “это корректировка”, “это возврат”, “это другой код товара”.

Чтобы не тратить месяцы на переписку, перед стартом обмена нужно ответить всего на одну вещь: мы хотим управлять или просто «собирать отчётность»?
Если управлять — вопросов должно быть чуть больше. Ниже — готовый шаблон. Его можно копировать в письмо и идти по пунктам на созвоне.

1) Бизнес-вопросы (зачем данные и что будем делать)

1. Какие решения вы хотите принимать по данным?
   План отгрузки в канал? Контроль вторичных продаж? Управление запасами? Контроль дефицита/наличия на полке через поле?
2. Какие “продажи” считаем основными для управления?
   Отгрузка в канал (sell-in) / продажи в торговые точки (sell-out, вторичные продажи) / касса (off-take, если есть).
3. Какие KPI будут “официальными”?
   Продажи в точки, остатки, возвраты, покрытие дистрибуции, OOS/дефицит, (если есть) OSA — наличие на полке.
4. География и контур: какие филиалы/склады/территории входят в обмен, а какие нет?
5. Ассортимент: все SKU или только согласованный список (топ/матрица)?
6. Правило “закрытия периода”: когда неделя/месяц считается закрытым?
   Возможны ли корректировки “задним числом” и как вы их передаёте?
7. Роли и ответственность: кто со стороны дистрибьютора отвечает за выгрузку (1 контакт “владелец”), кто — за исправление ошибок?

2) ИТ-вопросы (как именно будут передаваться файлы)

1. Формат и структура: CSV/Excel/XML/JSON? Какая кодировка? Какие разделители? Одинаково ли по всем филиалам?
2. Частота: ежедневно или еженедельно? В какое время? Что делать, если дата “пропущена”?
3. Полная выгрузка или “дельта” (только изменения)?
   Если дельта — как вы отмечаете удаления/исправления?
4. Идентификаторы: какие ключи считаем “истиной”?
   ID торговой точки, ID товара, ID склада. Они стабильны или могут меняться?
5. Единицы измерения: штуки/короба/килограммы? Где хранится коэффициент пересчёта? Кто отвечает за его корректность?
6. Транспорт передачи: почта / SFTP / API / облачная папка.
   Что с безопасностью и доступами? Кто админит?
7. Тестовый пакет: готовы ли вы дать 2–4 недели данных для пилотной загрузки до “боевого” обмена?

3) Вопросы по качеству (чтобы “сходилось”, а не просто “загружалось”)

1. Торговые точки: бывают ли дубли?
   Одна и та же точка в разных системах/филиалах может быть заведена дважды. Как вы это контролируете?
2. Адреса и названия: есть ли правила заполнения?
   (Без них “Москва, Ленина 1” и “г. Москва ул Ленина д.1” превращаются в разные точки.)
3. Товары (SKU): бывают ли разные коды на один и тот же товар?
   Как часто появляются новые SKU? Как вы сообщаете об изменениях?
4. Типы операций: продажи, возвраты, перемещения, списания — это разные сущности.
   Они разделены в данных или “всё в одном поле”?
5. Отрицательные остатки: встречаются ли? Если да — почему и как интерпретировать?
6. Возвраты: передаются отдельным потоком? Есть ли причины возврата (если фиксируются)?
7. Контроль сумм/периодов: можете ли вы отдавать “контрольные итоги” по периоду (сумма/кол-во), чтобы быстро ловить расхождения?

4) Красные флаги (если слышите это — интеграция будет болезненной)

• “Мы не знаем, кто владелец данных — спросите бухгалтерию/склад/ИТ”.
• “Коды товаров иногда меняются, как получится”.
• “Адреса мы не нормализуем, у каждого менеджера по-своему”.
• “Продажи и возвраты в одном файле, как получится”.

Если такое есть — это не повод отменять проект. Это повод сразу заложить шаг по нормализации справочников и контролю качества.

Минимум для старта (чтобы не утонуть)

Если цель — быстро начать управлять, обычно достаточно двух потоков:

1. продажи в торговые точки (вторичные продажи)
2. остатки по складам
   Остальное подключается по мере стабилизации.

Вопрос вам: что из списка обычно “ломается” сильнее — справочник торговых точек, справочник товаров или логика периодов/корректировок?

Расширенный шаблон (в виде таблицы для письма и созвона) можно найти блоге: "Управление данными в компании: DWH, ETL, OLAP и BI без магии и маркетинга".

А если вы регулярно упираетесь в дубли точек и расхождение справочников — база про управление мастер-данными и качество.