Сценарий типичный: к проверке активно готовились, подтянули журналы и записи, обновили инструкции, провели внутренние проверки — и внезапно приходит письмо:
«Проверку переносим на более поздний срок».
Формально это звучит как «вздохнуть можно». Но на практике именно в этот момент многие компании допускают ошибки, которые аукнутся позднее.
Разберём, что происходит после переноса инспекции и какую стратегию лучше выбрать.
1. Ошибка №1: «расслабиться» и прекратить подготовку
После новости о переносе часто звучит:
«Отлично, всё не так срочно, займёмся ближе к новой дате».
К чему это приводит:
- внутренние проверки сворачиваются;
- часть запланированных мероприятий по системе менеджмента «замораживается»;
- сотрудники возвращаются к старым привычкам — «живём как раньше» и перестают вести записи.
Проблема в том, что инспекция не отменена, а только отложена.
К новому визиту вы придёте уже не с «отработанной подготовкой», а с новой порцией накопившихся вопросов.
💡 Что делать вместо этого
- сохранить план подготовки, изменив только сроки;
- продолжать выполнять уже запланированные мероприятия (обучение, корректирующие действия, внутренний аудит);
- относиться к переносимой инспекции как к визиту, который может быть назначен раньше, чем ожидается.
2. Ошибка №2: перестать дисциплинированно вести записи и «доделать потом» 🧾
Ещё один риск — отношение к записям по принципу:
«Сейчас не до этого, перед инспекцией всё красиво оформим».
В результате:
- появляются разрывы в прослеживаемости;
- даты и подписи начинают задним числом «подгоняться» под нужную картинку;
- при выборочной проверке эксперт видит несогласованность реальной работы и записей.
Это особенно критично для систем, где важны журналы контроля, записи по контролю микроклимата, записи по метрологическому статусу средств измерений, работа с претензиями ( ХАССП, ISO и т.д.)
💡 Правильная тактика
- продолжать ежедневное и регулярное ведение записей, как если бы инспекция могла начаться в любой момент;
- использовать дополнительное время не для «рисования задним числом», а для выравнивания слабых мест: привести в порядок журналы, закрыть пробелы, стандартизировать формы.
3. Ошибка №3: откладывать корректирующие действия и внутренние аудиты 🔧
Перенос проверки нередко воспринимается как повод:
- перенести внутренний аудит на «перед инспекцией»;
- растянуть выполнение корректирующих действий по ранее выявленным несоответствиям;
- отложить пересмотр процедур и обучающих мероприятий.
В итоге:
- часть несоответствий так и остаётся неустранённой;
- корректирующие действия выполняются в авральном режиме, без проверки результативности;
- к моменту визита инспекции организация подходит с теми же проблемами, только в более накопленном виде.
💡 Что стоит сделать
- рассматривать перенос как дополнительный запас времени, чтобы спокойно и качественно закрыть КД, а не «под зачёт»;
- не отменять внутренние аудиты, а наоборот — использовать их как репетицию инспекции;
- проверять, как реально работают обновлённые процедуры, а не только как они выглядят «на бумаге».
4. Ошибка №4: игнорировать изменения требований за время переноса ⚖️
Между исходной и новой датой проверки могут измениться:
- требования законодательства и подзаконных актов;
- санитарные, отраслевые, технические регламенты и стандарты;
- подходы и чек-листы и т.д.
Если компания продолжает готовиться строго по старому набору вопросов, она рискует столкнуться с тем, что проверка уже ведётся по обновлённым критериям.
💡 Правильная логика
- после уведомления о переносе отдельно проверить актуальность нормативной базы: законы, приказы, ГОСТ, СанПиН, внутренние стандарты сети/заказчика;
- при возможности уточнить у инспектирующей стороны:
- не изменился ли перечень проверяемых блоков;
- не обновлены ли формы отчётности и требования к доказательствам;
- при необходимости — скорректировать внутренние документы, формы и подходы.
5. Ошибка №5: полностью выводить тему инспекции из повестки руководства 👥
Иногда после переноса вопрос инспекции «исчезает» из повестки:
- на совещаниях его больше не поднимают;
- статус подготовки не обсуждается;
- ответственность за конкретные блоки проверки размывается.
Результат к новой дате:
- часть договорённостей не выполнена до конца;
- отдельные участки системы не тронуты с момента первой подготовки;
- возникает эффект «всё снова в последний момент», с авральным режимом и повышенным стрессом для персонала.
💡 Как выстроить управленческий контроль
- оставить тему инспекции в повестке (например, еженедельно): краткий статус по ключевым блокам;
- назначить ответственных за подготовку по направлениям: документация, производство/услуги, персонал, работа с претензиями, риски;
- регулярно запрашивать короткие, фактические отчёты: что выполнено, что в работе, какие риски сохраняются.
Как использовать перенос инспекции с пользой
Перенос инспекции — это не «отмена угрозы», а возможность доработать систему:
- закрыть накопившиеся корректирующие действия и проверить их результативность;
- выровнять дисциплину ведения записей и прослеживаемость;
- провести внутренний аудит в спокойном режиме, а не на фоне аврала;
- актуализировать нормативную базу и внутренние документы под текущие требования.
Такая тактика позволяет к реальной инспекции подойти не в режиме «спасения», а в формате демонстрации готовой, работающей системы, а не временно «подкрученных» процессов.
📌 Если вашей организации нужно:
- оценить текущий уровень готовности к инспекциям и аудитам;
- разобрать типовые ошибки в документации, системе записей, корректирующих действиях;
- выстроить понятный план подготовки с учётом переносов и новых требований
вы можете обратиться за консультацией и диагностикой системы.
Контакты для связи:
🌐 Сайт: https://qasm.ru
📲 Телеграм: https://t.me/QualityAssistSM
📞 Телефон: 8 (989) 048-29-10
✉️ Почта: qualityassistssm@mail.ru
