Федеральная налоговая служба России напомнила участникам рынка перевозок о переходе на обязательное оформление ключевых транспортных документов в электронном виде с 1 сентября 2026 года. Речь идет не только о транспортной накладной, но и о «сопутствующем пакете» — заказах/заявках на перевозку, экспедиторских документах, а также железнодорожной накладной и грузовой накладной при авиаперевозках.
Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ “О внесении изменений в Федеральный закон “О транспортно-экспедиционной деятельности" и отдельные законодательные акты Российской Федерации”.
Что именно становится обязательным — и где «функционирует» электронный документ
Новый порядок строится вокруг Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД): электронные документы передаются туда через операторов ИС ЭПД — аккредитованных посредников, которые обеспечивают оформление и обмен между участниками перевозки и государственными органами.
Список операторов размещен в официальных реестрах Минтранс России; он же определяет порядок включения и ведения реестра операторов профильными приказами.
Отдельно регуляторы подчеркивают: обмен ЭПД регулируется, в том числе, правилами, установленными постановлением Правительства РФ о порядке обмена электронными перевозочными документами.
Бумага — не «альтернатива», а исключение
Ключевая развилка для бизнеса: после 1 сентября 2026 года бумажный документооборот сохраняется только для отдельных случаев, перечень которых должен определить Минтранс.
Почему ФНС настаивает на досрочном переходе
В своей позиции ФНС делает акцент не на «цифровизации ради цифровизации», а на операционных эффектах:
- снижение затрат на печать, бумагу и доставку оригиналов;
- снижение риска потери документов (хранение в ГИС ЭПД и у операторов);
- ускорение взаиморасчетов: по оценке ведомства, оплата приходит в среднем на 20 дней быстрее, поскольку отпадает пересылка бумажного оригинала транспортной накладной;
- единый документ для всех сторон с синхронными обновлениями;
- более простой доступ контрольных органов к данным — и, как следствие, потенциально меньше «ручных» запросов в адрес компаний.
Практический чек-лист перехода: что нужно сделать уже сейчас
ФНС описывает базовую последовательность шагов, которую бизнесу стоит воспринимать как «минимально достаточную программу»:
1. Электронная подпись
Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) для руководителя/ИП; для сотрудников — КЭП + машиночитаемая доверенность (МЧД).
2. Подключение к оператору ИС ЭПД
Выбрать и подключиться к одному из аккредитованных операторов, через которых документы будут передаваться контрагентам и в ГИС ЭПД.
3. Доступы и роли внутри компании
Настроить доступ сотрудникам, назначить администратора; при необходимости — подключить водителей (организационно и технически).