Электронный документооборот уже давно перестал быть чем-то экспериментальным. Сегодня бизнес использует его как основной способ обмена первичными документами и счетами-фактурами.
В 2026 году ЭДО снова изменился — причем сразу по нескольким направлениям. На этот раз обновились форматы документов, требования к реквизитам, а некоторые привычные формы и вовсе были отменены.
В этой статье мы рассказываем о том, что изменилось в электронном документообороте с 1 января 2026 года, и на что предпринимателям стоит обратить особое внимание, чтобы избежать штрафов.
Не забудьте нажать «лайк» и подписаться на Чёрную Бухгалтерию в Дзене, чтобы следить за другими полезными публикациями для бизнеса:
Новые ставки НДС и электронные документы
С 1 января 2026 года действует новая ставка налога на добавленную стоимость — 22%. Изменения внесены в Налоговый кодекс РФ и закреплены Федеральным законом от 28 ноября 2025 года № 425-ФЗ.
Для электронного документооборота это означает следующее:
- Все документы, в которых указывается ставка и сумма НДС, должны учитывать новые значения;
- Прежние форматы без новой ставки 22% считаются неприменимыми для новых операций;
- Расчетные показатели во всех документах должны формироваться с учетом новых правил.
Обратите внимание: в электронном документообороте нельзя просто указать новую ставку вручную. Форматы счетов-фактур, УПД и всех корректировочных документов строго проверяются по утвержденным схемам. Если ставка не предусмотрена форматом, документ считается оформленным с нарушениями.
Именно поэтому изменение НДС привело к обязательному обновлению форматов электронных документов.
Вы можете узнать больше об особенностях работы с НДС в 2026 году из нашей тематической подборки статей, посвященных этой теме:
Обновление форматов счёта-фактуры, УПД и УКД
С 2026 года ФНС обновила XSD-схемы электронных документов, которые определяют, какие поля должен содержать документ, как передаются данные и какие значения считаются допустимыми.
Именно по XSD-схеме системы ЭДО и налоговые органы автоматически проверяют корректность заполнения документа. При нарушении установленной структуры он признается оформленным с ошибкой.
Обновление затронуло:
- Счета-фактуры;
- Универсальные передаточные документы (УПД);
- Универсальные корректировочные документы (УКД);
- Другие формализованные электронные документы, содержащие реквизиты НДС.
Кроме ставок, был скорректирован и порядок отражения отдельных сведений. Эти изменения также связаны с поправками в Налоговый Кодекс РФ, внесенными Федеральным законом № 425-ФЗ.
Отмена форматов 551 и 552
С 1 января 2026 года прекращено использование форматов электронных документов, утвержденных приказами ФНС:
- № ММВ-7-10/551;
- № ММВ-7-10/552.
Эти форматы много лет применялись в ЭДО для электронных актов выполненных работ и товарных накладных. С 2026 года их использование запрещено.
Решение об отмене связано с желанием сократить количество разных форм первичных документов и перейти к более универсальному подходу.
Переход на универсальный передаточный документ (УПД)
Вместо отмененных форматов теперь применяется универсальный передаточный документ версии 5.03. Он стал ключевым документом в электронном документообороте между организациями.
УПД объединяет в себе сразу две функции:
- Первичного учетного документа;
- Счета-фактуры.
Это позволяет оформлять хозяйственную операцию одним документом вместо двух и снижает количество расхождений между «первичкой» и налоговыми данными.
Для предпринимателей это означает более простой документооборот, меньше форм и понятную логику взаимодействия с контрагентами.
Новые и уточнённые реквизиты в электронных документах
Также с 2026 года в электронных документах отражается ряд данных, которые раньше либо не указывались, либо содержались в упрощенном виде.
Авансовые счета-фактуры
Теперь в первичных документах на отгрузку указываются сведения об авансовых счетах-фактурах. В печатной форме УПД и счета-фактуры это отражается в строке 5б.
Такое требование позволяет четко связать аванс и последующую реализацию, что важно как для налогового учета, так и для контроля со стороны ФНС. Для бизнеса это снижает риск вопросов по НДС при проверках.
Прослеживаемые товары
Изменились требования к отражению стоимости прослеживаемых товаров. С 2026 года сумма должна указываться строго в рублях и копейках, без округлений.
На практике именно из-за округлений часто возникают расхождения между документами контрагентов. Новое правило направлено на устранение таких несоответствий.
Реквизиты индивидуальных предпринимателей
Также в электронных документах были актуализированы сведения об индивидуальных предпринимателях. Теперь вместо свидетельства о регистрации используется ОГРНИП и дата его присвоения.
Это изменение продолжает курс государства на отказ от устаревших реквизитов и унификацию данных в государственных системах.
ЭДО: ответственность и штрафы в 2026 году
Отдельных новых штрафов за «неправильный ЭДО» в 2026 году не появилось, однако ошибки в электронных документах по-прежнему оказывают влияние на налоговые последствия.
Некорректно оформленные счета-фактуры и УПД могут привести:
- К отказу в вычете НДС;
- К доначислению налога;
- К начислению пеней и штрафов по НК РФ.
Также использование отмененных форматов или документов без соблюдения требований может быть расценено как нарушение правил учета доходов, расходов и оформления первичных документов.
В 2026 году ЭДО окончательно перестал быть формальностью. Это полноценный элемент налогового контроля, и ошибки в электронных документах все чаще приравниваются к ошибкам в учете.
Если вы хотите развивать любимое дело, не отвлекаясь на частые нововведения и проблемы с налоговой — обратитесь к Чёрной Бухгалтерии!
Наша команда заберет на себя ведение учетов, расчет налогов и взносов, подачу отчетности, коммуникацию с ФНС и другие задачи с учетом всех изменений, чтобы вы работали без ошибок и штрафов.
Узнайте больше о компании, ознакомьтесь с услугами и оставьте заявку уже сейчас — на сайте чёрнаябухгалтерия.рф.
