Книга учета доходов и расходов (КУДиР) представляет собой реестр, в котором ИП на УСН фиксируют поступления, расходы, субсидии, инвестиции в основные средства (ст. 346.24 НК), связанные с предпринимательской деятельностью. По сути, это журнал финансовой деятельности бизнеса. Несмотря на простоту, к заполнению КУДиР надо подходить со всей внимательностью, т.к. ошибки могут обернуться штрафами.
Книга выполняет три ключевые функции:
- Формирование налоговой базы и расчет налога
- Контроль движения денежных средств
- Предоставление информации налоговым органам при необходимости
Форма и правила ведения установлены приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@ (приложения № 2 и 5).
Каждый календарный год книга начинается заново. Если ИП зарегистрирован в середине года, заполнять журнал нужно со дня регистрации. Записи должны идти строго в хронологическом порядке.
ИП вправе выбрать бумажный или электронный формат. Сейчас уже мало кто заполняет книгу вручную на бумаге. Обычно предприятия ведут учет в сервисах и программах, которые формируют КУДиР автоматически, также есть специальные формы, адаптированные под офисные программы для работы с таблицами. В любом случае по завершении календарного года, книгу нужно распечатать и подшить.
Способ ведения можно изменить, например, перейти на электронный в течение года, но только с начала следующего квартала.
Базовые принципы ведения КУДиР
Обязательные реквизиты титульного листа:
- ведения КУДиР
- код формы по ОКУД и дата начала ведения
- ФИО ИП по паспорту
- ИНН
- выбранный объект УСН
- номер банковского счета
КУДиР включает четыре раздела. Нужный набор зависит от объекта налогообложения:
- УСН 6% «Доходы» - разделы 1 и 4
- УСН 15% «Доходы минус расходы» - разделы 1 (+ справка приложение), 2, 3
Запись в КУДиР вносится по каждому событию, строго по времени и с указанием реквизитов первичных документов. Структура одинаковая, но содержание граф зависит от режима.
Раздел 1 «Доходы и расходы»
- Предприниматель на УСН «Доходы» в графу 4 первого раздела записывает доходы, в графу 5 — расходы по субсидиям из бюджета (если есть).
- Для УСН «Доходы минус расходы» в 4 и 5 графах указываются суммы по каждой операции. Соответственно в графе 4 — доходы, а в графе 5 — расходы, соответствующие требованиям ст. 346.16 и 346.17 НК.
В разделе 2 отражаются сведения о приобретенных основных средствах и нематериальных активах. Стоимость списывается равномерно по кварталам.
Раздел 3 содержит информацию об убытках прошлых лет (для системы «Доходы минус расходы»). Если у ИП были убытки в прошлые годы, он может уменьшить на них налоговую базу текущего периода.
Раздел 4 «Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога» касается упрощенцев с базой «Доходы» Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя, которые платят торговый сбор. В разделе отражают номер операции, документ, период уплаты и сумму сбора.
Справка к разделу 1 содержит расчет годового дохода, расходов, налоговой базы, минимального налога и возможных убытков.
Ошибки в КУДиР допустимо исправлять, но каждое изменение должно иметь:
- обоснование и подтверждающие документы
- дату корректировки
- подпись предпринимателя и печать (если используется)
Предпринимателям стоит учесть, что в 2026 году плательщиками НДС обязаны стать бизнес, достигший дохода в 20 млн рублей по итогам 2025 года. Также Законом № 425-ФЗ с 1 января 2026 года базовая ставка НДС увеличена до 22%, при этом сохраняется льготная ставка 10% для социально значимых товаров: продуктов питания, лекарственных средств и медицинской продукции, товаров для детей и др.
При этом для объекта «Доходы» НДС, уплаченный поставщикам, значения не имеет. Для объекта «Доходы минус расходы» налог включается в состав расходов как часть стоимости приобретенных товаров и услуг.
КУДиР хранится не менее пяти лет после последней записи. При проверках налоговая может запросить оригинал. За нарушения предусмотрены штрафы: от 10 000 до 30 000 руб., а при занижении налоговой базы — 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (ст. 120 НК).