Вопрос пользователя
Светлана, руководитель отдела документооборота
Согласно типовым функциональным требованиям к СЭД и СХЭД, в случае отрицательного результата проверки электронной подписи при приеме документов в СХЭД система должна сформировать уведомление отправителю об отказе в приеме документов.
Предположим, что в системе-источнике есть документы, у которых истек срок действия сертификата ЭП, штамп времени отсутствует, формат ЭП не соответствует стандарту CAdES. Документы надо передать в СХЭД. Какие могут быть варианты?
Ответ эксперта
Светлана Азарова
методолог-аналитик, эксперт направления Электронные архивы Directum
При выявлении в организации электронных документов с истекшим сроком действия сертификата электронной подписи (ЭП) необходимо провести анализ по определению сроков их хранения.
Для документов временных сроков хранения (до 10 лет включительно) передача в систему архивного хранения электронных документов (СХЭД) не требуется. Такие документы продолжают храниться в системе электронного документооборота (СЭД) до истечения установленного срока.
Документы длительных и постоянных сроков хранения (свыше 10 лет, Постоянно ) подлежат передаче в СХЭД независимо от состояния сертификата ЭП.
На данный момент вопрос о подтверждении просроченной ЭП на законодательном уровне не урегулирован. Нет четких требований и указаний, как подтверждать валидность такой подписи. В подобных случаях организация должна самостоятельно оценить риски и определить подход к порядку обращения с такими документами.
Что делать?
Рекомендуется провести инвентаризацию и аудит электронных документов для оценки объема подобных случаев. Практика организаций различается: некоторые после проверки не выявили подобных документов; другие приняли решение о переподписании действующей ЭП с последующей передачей в архив; третьи оформили бумажные копии, удостоверенные подписями уполномоченных лиц.
До момента появления единых нормативных разъяснений каждая ситуация должна рассматриваться индивидуально с участием юристов, специалистов по делопроизводству и архивному делу, а также ответственных подразделений-владельцев документов.
Следует учитывать, что истечение срока действия сертификата ЭП не делает сам документ недействительным, однако усложняет подтверждение юридической значимости подписи при внешней проверке (в судах, надзорных и контролирующих органах и т. п.). При проверке на сторонних ресурсах ЭП будет отображаться как недействительная. Для подтверждения подлинности подписи можно обратиться в удостоверяющий центр (УЦ), выдавший сертификат, и запросить сведения о его статусе на дату подписания.
При отсутствии метки доверенного времени (МДВ) организации необходимо заранее продумать, каким образом будет подтверждаться дата подписания документа например, ссылкой на данные регистрационных журналов или логов СЭД. Существует также риск утраты информации со стороны ликвидированных УЦ: часть из них уже не передала сведения о выданных сертификатах в Минцифры России.
В связи с этим рекомендуется заблаговременно обеспечивать подписание документов с проставлением МДВ и сохранением данных о валидности ЭП это следует делать на этапе формирования документа в СЭД.
Как это работает в информационных системах
В решении Долговременный архив компании Directum процессы работы с подобными ситуациями реализованы следующим образом: при установленном запрете на передачу документов с просроченной ЭП процесс передачи в СХЭД автоматически приостанавливается, а ответственному лицу направляется уведомление. Если запрет не установлен, факт передачи фиксируется в учетных сведениях о поступлении и выбытии документов.