Новые правила расчёта зарплаты уже ловят бухгалтеров на переплатах, штрафах и недоимках. Рассказываем, где чаще всего косячат и как этого избежать.
2026 год принёс бизнесу не просто «небольшие корректировки» — а серьёзную перестройку всей системы расчётов с сотрудниками. МРОТ вырос, НДФЛ стал пятиступенчатым, страховые взносы изменили лимиты, а формула среднего заработка обновилась впервые за годы.
И теперь одна ошибка в расчётах может стоить бизнесу не просто «небольшого штрафа», а реальных денег: доначисления, пени, претензии от ФНС и недовольство сотрудников, которые не получили то, что им положено.
Мы собрали 5 самых частых ошибок, на которых бухгалтеры горят уже сейчас — в первый месяц нового года.
❌ Ошибка №1. НДФЛ считают по старой схеме — и получают недоимку
С 2026 года НДФЛ работает по пятиступенчатой шкале: от 13% до 22% в зависимости от годового дохода сотрудника. Причём это правило распространяется на всех — включая граждан стран ЕАЭС, независимо от налогового резидентства.
Где ошибаются:
Многие бухгалтеры по привычке применяют фиксированную ставку 13% или 15%, не учитывая изменение ставки в течение года по мере роста дохода сотрудника.
Пример:
Сотрудник заработал за год 2,8 млн ₽. Если применить фиксированную ставку 13%, получится занижение налога — и ФНС это увидит моментально при годовой сверке.
Как избежать:
Убедитесь, что ваша система расчёта автоматически переключает ставки НДФЛ по уровням дохода. Если считаете вручную — ведите таблицу с нарастающим итогом и проверяйте пороги ежемесячно.
❌ Ошибка №2. Районные коэффициенты попадают не туда — и вычеты слетают
Доходы, облагаемые по льготным ставкам (районные коэффициенты, северные надбавки), не должны включаться в лимит дохода при расчёте стандартных вычетов по НДФЛ.
Где ошибаются:
Бухгалтер суммирует все доходы сотрудника в общую базу, не выделяя льготные выплаты отдельно. В результате вычеты рассчитываются неверно — либо занижаются, либо завышаются.
Пример:
Сотрудник в северном регионе получает оклад 50 000 ₽ + районный коэффициент 30%. Если включить коэффициент в базу для вычета на детей, можно потерять право на вычет раньше времени или наоборот — применить его незаконно.
Как избежать:
Разделяйте базы расчёта: основная зарплата — отдельно, льготные надбавки — отдельно. Проверяйте настройки в программе учёта или ведите раздельный учёт вручную, если операций немного.
❌ Ошибка №3. Средний заработок считают БЕЗ уточнения нюансов
С 1 сентября 2025 года действует новый порядок расчета среднего заработка, который будет применяться минимум до 2031 года. Изменилась формула для отпускных, больничных и пособий.
Актуальная формула 2026 года:
Средний дневной заработок = Сумма выплат за 12 месяцев ÷ (12 × 29,3)
Где ошибаются:
Бухгалтеры продолжают считать по старой схеме или забывают учесть изменения в составе выплат, которые входят в расчёт. В результате — занижение или завышение пособий, претензии от сотрудников и доначисления от ФНС
Как избежать:
Обновите настройки программы или проверьте формулы в Excel. Обязательно сверьтесь с Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.04.2025 № 540
❌ Ошибка №4. Страховые взносы начисляют неправильно — и попадают на переплату или недоимку
В 2026 году изменился лимит базы для страховых взносов — теперь это 2 979 000 ₽. Плюс появилось новое правило: даже если руководитель получает зарплату ниже МРОТ, минимальные взносы начисляются исходя из МРОТ.
Где ошибаются:
Бухгалтер не отслеживает превышение лимита и продолжает начислять взносы по стандартной ставке, когда уже пора применять пониженную. Или наоборот — не начисляет минимальные взносы на руководителя с символической зарплатой.
Пример:
Директор ООО получает 10 000 ₽ в месяц «для экономии». Раньше взносы начислялись с этой суммы. Теперь минимум — с МРОТ (27 093 ₽ в 2026 году). Не доначислите — получите претензию от ФНС.
Как избежать:
Настройте автоматический учёт лимита базы в программе. Если считаете вручную — ведите таблицу нарастающим итогом по каждому сотруднику и проверяйте пороги ежемесячно. Для руководителей с низкой зарплатой — отдельный контроль.
❌ Ошибка №5. Дистанционные сотрудники — и налоговая путаница
Рост удалённой работы и найм сотрудников из других регионов или стран создают новые риски. Неправильное определение налогового статуса работника, ошибки в применении НДФЛ и страховых взносов при работе за рубежом — всё это ведёт к двойному налогообложению или претензиям от налоговых органов.
Где ошибаются:
Бухгалтер оформляет удалённого сотрудника «как обычного», не уточняя его фактическое место жительства, налоговый статус и особенности применения взносов. В результате — неверные начисления, претензии и доначисления.
Пример:
Сотрудник работает удалённо из Казахстана, но оформлен как резидент РФ. НДФЛ начисляется по российским ставкам, хотя применяться должны правила международных соглашений. Ошибка всплывает при сверке — и бизнес получает доначисления.
Как избежать:
Документально оформляйте всё: где фактически находится сотрудник, какой у него налоговый статус, по каким правилам начисляются НДФЛ и взносы. Для международных контрактов — консультируйтесь с юристом или бухгалтером, который разбирается в трансграничных операциях.
Главный вывод: 2026 год — это год, когда «на глаз» больше не работает
Новые правила усложнили расчёты настолько, что даже опытные бухгалтеры ловят себя на ошибках. А для ИП и небольших компаний, где бухгалтер — это сам владелец или один человек на полставки, риски выросли ещё сильнее.
Что делать прямо сейчас:
✅ Проверьте настройки программы учёта — корректно ли считаются НДФЛ, взносы, средний заработок
✅ Пересчитайте январские начисления — особенно если есть руководители с низкой зарплатой
✅ Уточните статус всех удалённых сотрудников — где они, резиденты или нет
✅ Проверьте, правильно ли выделяются районные коэффициенты в расчётах
✅ Убедитесь, что формула среднего заработка обновлена на 29,3
И самое важное:
Если сомневаетесь в расчётах, не ждите, пока ФНС пришлёт требование. Лучше проверить сейчас и исправить тихо, чем потом доказывать, разбираться и платить пени.
Нужна помощь с расчётами и отчётностью?
В ЛСП ЭКСПЕРТ мы ведём бухгалтерию для ИП и малого бизнеса так, чтобы вы не думали о дедлайнах, формулах и требованиях налоговой.
Мы проверяем каждый расчёт, следим за всеми изменениями законодательства и подаём отчёты вовремя — чтобы вы занимались бизнесом, а не угадывали, правильно ли посчитали зарплату.
📞 +7 (921) 333-80-06
Напишите нам — разберём вашу ситуацию и покажем, как вести учёт без стресса и ошибок.
#зарплата2026 #бухгалтерия #ндфл #страховыевзносы #бизнес #ип #малыйбизнес #налоги #расчётзарплаты #фнс