Внедрение ERP и переход бизнеса на новую систему – ключевой шаг для любого предприятия, предполагающий модернизацию/автоматизацию процессов и структуры управления. Важно осознать, какую пользу принесет система, в какие сроки решение сможет адаптироваться и как поможет сотрудникам в работе.
Здесь приходит понимание важности разработки дорожной карты внедрения ЕРП, реализации ее целей и основных этапов проекта. В этой статье разберем пример дорожной карты внедрения 1С с учетом ее стадий.
Что такое ERP и зачем нужна дорожная карта внедрения?
1C:ERP – система управления для объединения/интеграции разных сфер деятельности предприятия в единое для повышения эффективности, снижения издержек и улучшения управленческих решений. Дорожная карта (roadmap) – план с описанием этапов, исполнителей, ресурсов и KPI для управления изменениями, позволяющий отслеживать прогресс, выявлять проблемы и реагировать на них. Цель – обеспечение последовательного и эффективного перехода. С ней компания может решить ряд задач:
- Определение этапов. Без планирования проект становится хаосом. Участники должны понимать роли и обязанности. Позволит исключить ситуации, когда команды работают параллельно и дублируют, что ведет к задержкам и расходам.
- Назначение ответственных. Каждый этап должен иметь исполнителя, который несет ответственность. Это гарантирует своевременное завершение каждой стадии и устраняет неопределенность по тому, кто контролирует проект.
- Установление механизма контроля. Мониторинг обеспечивает своевременное выявление отклонений. Критерии оценки выполнения облегчают принятие управленческих решений и повышает эффективность проекта.
- Создание системы отчетности. Отчеты о прогрессе позволяют видеть полную картину, быстро реагировать на отклонения, корректировать план. Обратная связь способствует поддержанию дисциплины и мотивации сотрудников.
Отсутствие подготовки влечет негативные последствия: неправильное определение потребностей и функций, высокие затраты, некачественное проектирование, трудности с новыми опциями, сложность интеграции ЕРП с иными системами. Ее наличие имеет преимущества: повышение точности обработки данных и уменьшение ошибок, оптимизация из-за сокращения ручного труда и упрощения процессов, улучшение взаимодействия между подразделениями, рост удовлетворенности клиентов и повышение конкурентоспособности предприятия.
Все про этапы: обследование, проектирование и др.
Предпроектное обследование процессов для внедрения ERP – один из ключевых этапов успешного внедрения 1С. Разберем основные задачи обследования:
- Сбор и систематизация данных: анализ процессов (структура подразделений, их взаимодействие, применяемые технологии и методики обработки данных).
- Анализ производственных и управленческих процедур: изучение операций от производства до расчетов.
- Выявление проблем и возможностей улучшения: определение расхождений процессов и функциями 1С и рекомендаций по устранению проблем.
- Предложения по оптимизации: проработка идей улучшения организационных схем и механизмов взаимодействия для эффективности и прозрачности при работе с новым ПО.
- Формирование требований: согласование планов по доработкам решения, учитывающим специфику бизнеса заказчика.
Результат: проект изменения/оптимизации процессов, адаптированный под требования, отчет об исследовании с полной картиной положения дел, выводы и рекомендации по развитию систем, подтверждение плана ответственными лицами и руководителями. Обследование позволяет минимизировать риск, создать основу для внедрения ЕРП, способствуя повышению эффективности предприятия и снижению издержек.
Проведение моделирования и разработка ТЗ – этап, направленный на концепт комплексного подхода к автоматизации текущих и перспективных процессов через систему. Результат – техническое задание (ТЗ), определяющее детали функционала и интеграций нового ПО. Разберем ключевые задачи этапа:
- Моделирование процессов: разработка схемы будущих операций в среде 1С:ERP, включающая сценарии функционирования модулей и подсистем.
- Определение функций и алгоритмов: фиксация основных блоков функционала, формирование структуры действий для каждой части процесса.
- Создание карт возможных отклонений: реализация механизма реагирования на непредвиденные ситуации, такие как потеря пароля или сбои ПО.
- Интеграция с иными системами: оценка способов подключения ЕРП к другим корп. платформам (CRM, решения для бухгалтерии и документооборота).
- Оптимизация взаимодействий: утончение связей отделов компании и определение порядка совместной работы с использованием единой среды.
Результат: перечень доработок ERP для устранения «пробелов», модель поведения пользователей в рамках новых условий эксплуатации системы, перечень узких мест процессов, нуждающихся в изменении структуры или методов исполнения, описание временных рамок и бюджета проекта, техзадание с изложением целей, подходов и деталей будущей системы. Это позволяет оценить преимущества внедрения 1С, скорректировать недостатки, повысить уровень управляемости и эффективности предприятия, минимизируя затраты на адаптацию персонала и инфраструктуры.
Разработка и внедрение изменений – этап, лежащий в основе успешного внедрения 1С. Тут реализуется подготовительная работа, проделанная ранее. Начинается процесс настройки/адаптации системы под процессы. Разберем ключевые задачи этапа:
- Настройка: доработка стандартных модулей и компонентов системы с учетом особенностей процессов и внутренних регламентов компании.
- Импорт данных: перенос информации в новое решение, обеспечивая преемственность и непрерывность рабочих процессов.
- Тестирование: проверка функций и комплексные испытания всей системы в целом, чтобы убедиться в стабильности и надежности работы.
- Корректировка настроек и устранение дефектов: необходимые правки по результатам тестов и устранение обнаруженных проблем.
- Пилотное внедрение 1С: внедрение системы в выбранную среду, для выявления доп. нюансов и оперативного устранения проблем.
Этот этап ведется последовательно с самых важных бизнесу блоков автоматизации. Рекомендуем привлекать консультантов и подрядчиков для сопровождения – снижает вероятность ошибок, сокращает расходы на последующие исправления. Каждый шаг контролируется специалистами исполнителя и представителями предприятия, что обеспечивает соблюдение установленных стандартов и соответствия ожиданиям.
Результат: готовая к запуску система, настроенная/адаптированная под потребности, пилотный запуск на участке производственного цикла, проверенная конфигурация, прошедшая тест, подтверждающая производительность/надёжность. Конец этапа означает переход к полноценному тестированию, настройке отдельных функций и обеспечению техподдержки. Заказчик получает инструмент управления бизнесом, интегрированный в процессы и соответствующий бюджету и ресурсам предприятия.
Поддержка изменений и сопровождение эксплуатации – финальный этап дорожной карты (roadmap) проекта внедрения 1С. Он предполагает обеспечение стабильной и эффективной работы после основного процесса (адаптация к новым условиям бизнеса, законодательным требованиям и внутренним регламентам). Разберем ключевые задачи этапа:
- Контроль: реагирование на вопросы и проблемы для их диагностики и устранения (информирование подразделений и предоставление помощи).
- Обучение: получение компетенций по эффективной работе в ЕРП (новичкам нужен подробный инструктаж, а тем, кто работал с системой – повышение компетенций). Специалисты, проводившие внедрение 1С, могут предложить курсы/семинары по освоению функций и методик (даже при автоматизации должен обеспечиваться контроль и вмешательство при необходимости).
- Оптимизация: выявление потенциальных областей улучшения и оптимизации процессов. Анализ показателей эффективности/производительности поможет определить слабые звенья, предпринять меры по повышению продуктивности.
- Доработки: установка обновлений, исправляющих ошибки, повышающих безопасность и производительность (поддержание работоспособности системы и соответствия стандартам рынка и законодательству).
- Документация: описание итогов теста, инструкции по эксплуатации, рекомендации по улучшению и устранению проблем (облегчает процесс взаимодействия с системой пользователям и специалистам поддержки).
Результат: стабильность (система функционирует эффективно, минимизируя риск сбоев, потери данных), оптимизация (совершенствование процессов, позволяющее повысить эффективность и снизить издержки), повышение квалификации (знания и навыки для эффективного использования всех возможностей системы). Поддержка – необходимый элемент внедрения и эксплуатации 1С:ERP. Она позволяет получить отдачу от инвестиций в ПО, обеспечить стабильность и надежность инфраструктуры и поддержать высокий уровень конкурентоспособности предприятия на рынке.
Эти этапы позволяют создать дорожную карту внедрения ERP, обеспечивают плавный переход на новую систему. Разберем, что включает в себя примерный итоговый документ:
- Анализ – описание действующих процессов (полное представление процессов, идентификация слабых зон и ограничений, рекомендации по оптимизации и внедрению решений) – основа для понимания состояния и формирования потребностей перед началом проекта.
- Требования – функциональные, тех. требования к системе (решаемые задачи, параметры сервера, баз данных, интеграция с другими системами, требования к безопасности и управлению правами): определяет цели/рамки внедрения.
- Планирование – реализация с анализа до эксплуатации (контрольные точки, критерии оценки качества и методы мониторинга) – гарантия понимания хода проекта.
- Тест – раздел, посвящённый проверке работоспособности и полноте функций системы (планы тестирования, описание пилота, показатели успеха для оценки внедрения 1С) – своевременное выявление и устранение неполадок.
- Обучение – подготовка к работе в ЕРП (группы пользователей, их роли, формы обучения, календарь занятий, способы оценки) – адаптация к новой системе.
- График – расписание с датами начала и конца каждого этапа (временные интервалы для возможных коррекций и доп. резерв на случай трудностей) – основа для планирования ресурсов и контроля.
- Ответственные лица – список ключевых исполнителей (руководитель, члены проектной команды, консультанты, подрядчики, ответственные за поддержку и сопровождение): повышает ответственность и координацию участников.
Дорожная карта (roadmap) – важный документ для всех заинтересованных сторон, так как она создаёт ясность, упорядоченность и предсказуемость перехода на новую систему. Он помогает минимизировать риск, распределять ресурсы и уверенно двигаться предприятию вперёд, поддерживая высокие стандарты операционной эффективности и устойчивости.
Заключение: почему важна дорожная карта внедрения
Дорожная карта внедрения 1С играет ключевую роль для предприятий, стремящихся повысить эффективность и укрепить позиции на рынке. Она становится важным руководством, организуя поэтапный процесс, устанавливая сроки и выделяя приоритетные направления, что облегчает контроль. Благодаря карте, можно успешно справиться с риском задержки/перерасхода, возникающим при внедрении сложных систем.
Четкая структура документа позволяет организовать работу, выполняя задачи последовательно, что хорошо сказывается на качестве. Также документ способствует лучшему пониманию и координации действий участников, обеспечивая открытость. Грамотная дорожная карта (roadmap) – мощный инструмент управления изменениями, позволяющий получать максимальную выгоду от вложенных средств и сил.
Наша компания готова стать надежным партнером в цифровом преобразовании. Если вашему бизнесу нужна помощь в разработке дорожной карты или внедрении 1С:ERP, мы предлагаем полный спектр услуг по сопровождению проекта. Мы проведём анализ текущей ситуации, определим пути развития и разработаем план внедрения с учетом особенностей. Наш опыт и компетенции позволят вам сократить риски, ускорить срок внедрения, достичь результатов, повысив эффективность и конкурентоспособность.