Вопрос от пользователя: «Наши партнёры в Беларуси переходят на электронный документооборот. Можем ли мы обмениваться с ними документами через 1С? Какие форматы поддерживаются?»
Суть проблемы
Российский и белорусский рынки тесно связаны, и многие компании ведут торговлю с партнёрами из РБ. Для перехода на юридически значимый ЭДО с белорусскими контрагентами необходима поддержка их национальных форматов (утверждённых Министерством по налогам и сборам РБ). Раньше в 1С:ERP такой возможности не было.
Что может 1С ERP?
В версии 2.5.26 реализована поддержка трансграничного электронного документооборота с Республикой Беларусь.
Суть подхода:
- Инициатива со стороны РБ: Если документ (например, УПД или акт) приходит от белорусского контрагента в формате BLRDLN или BLRDNR (форматы МНС РБ), система распознаёт его и создаёт на его основании прикладные документы в 1С:ERP:
«Приобретение товаров и услуг»
«Приобретение услуг и прочих активов» - Доработка документов: В документ «Приобретение услуг и прочих активов» добавлены реквизиты «Принял» и «Принял должность», необходимые для формирования ответного титула (подписи о приёмке) при обмене с РБ.
- Инициатива со стороны РФ: Если российская компания отправляет документы белорусскому партнёру, используются форматы ФНС России (УПД). Белорусская сторона должна иметь возможность их принять (на своей стороне).
- Неформализованные документы: Поддерживается обмен неформализованными документами (PDF, DOCX и т.д.).
- Особенности и ограничения:
Приглашения не используются, регистрация в системе ЭДО для трансграничного обмена происходит через техподдержку оператора.
Подписи иностранных контрагентов проверяет доверенная третья сторона (ДТС).
Сведения о кодах маркировки из электронного документа не загружаются. Приемка маркированных товаров оформляется отдельным документом «Приемка товаров ИСМП» с видом операции «Трансграничная торговля».
Не поддерживается обмен актами о расхождениях (ТОРГ-2, BLRADF).
Не поддерживается отправка УКД (универсального корректировочного документа).
Преимущества подхода:
- Легальный ЭДО с Беларусью: Возможность обмениваться юридически значимыми документами с белорусскими контрагентами.
- Автоматизация создания документов: Входящие документы в белорусском формате автоматически создают нужные объекты в 1С.
- Соблюдение требований: Используются форматы, утверждённые налоговыми органами обеих стран.
Решение и рекомендации
- Настройте ЭДО: Обратитесь к своему оператору ЭДО для подключения к трансграничному обмену с Беларусью. Уточните технические детали.
- При получении документов от белорусского партнёра: Загрузите файл в формате BLRDLN/BLRDNR через штатные механизмы обмена. Система создаст документы приобретения. Проверьте заполнение реквизитов, особенно «Принял» и «Принял должность», при необходимости заполните их и отправьте ответный титул.
- При отправке документов белорусскому партнёру: Используйте обычные документы (Реализация товаров и услуг, Счет-фактура). При отправке через ЭДО выберите формат ФНС (УПД). Белорусский партнёр должен иметь возможность принять этот формат.
- Для маркированных товаров: Не рассчитывайте, что коды маркировки передадутся через ЭДО. Оформляйте приёмку отдельно.
Итог простыми словами
Раньше обмен документами с белорусскими партнёрами был либо бумажным, либо через неофициальные каналы. Теперь 1С заговорила на белорусском языке документооборота. Она понимает их бланки (форматы) и может заполнить свои по их образцу. Как если бы у вас был переводчик, который переводит документы с белорусского на русский и обратно, соблюдая все юридические тонкости.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Получение товара от белорусского поставщика.
- Ситуация: Белорусское ООО «БелТорг» отгрузило товар в адрес российской компании. Вместе с товаром они прислали электронный документ в формате BLRDLN.
- Решение: Российский бухгалтер загружает полученный файл в 1С через обработку обмена с ЭДО. Система распознаёт формат и создаёт документ «Приобретение товаров и услуг» с заполненными данными (номенклатура, количество, цена, сумма). Также создаётся документ «Поступление товаров на склад». Бухгалтеру остаётся только проверить корректность данных, заполнить недостающие реквизиты (например, склад) и провести документы. Затем он формирует ответный титул о приёмке, где указывает «Принял» и «Принял должность» (эти поля теперь есть в документе). Отправляет подписанный документ обратно. Весь процесс автоматизирован, ошибки исключены.