Вопрос от пользователя: «Мы покупаем электронные билеты для сотрудников через агента. В одном билете могут быть и перелет, и сборы, и страховка, причем с разными датами. Раньше все это отражалось одним документом, и при закрытии периода возникали проблемы с запретом редактирования, если часть операций относилась к прошлому месяцу. Как теперь?»
Суть проблемы
Электронный билет (авиа, ж/д) часто включает несколько услуг: сам билет, таксы, сборы, страховка. Они могут иметь разные ставки НДС и относиться к разным периодам (например, билет на следующий месяц, а сборы списываются сейчас). Раньше все эти операции отражались в одном документе «Электронный билет». Это создавало неудобства при проведении и закрытии периодов: если нужно было провести одну операцию позже, весь документ попадал под запрет редактирования.
Что может 1С ERP?
В версии 2.5.26 документ «Электронный билет» теперь служит лишь "контейнером" для операций. Каждая операция (билет, сбор, возврат, доплата) формируется отдельным документом-операцией. Это позволяет учитывать их независимо, в том числе в разных периодах.
Суть подхода:
- Новая структура: В электронном билете на закладке «Операции по билету» теперь по кнопке «Создать» формируются отдельные документы: «Бронирование», «Доплата», «Возврат» (и сам «Электронный билет» как тип). Каждый документ-операция имеет свои реквизиты, дату, сумму, ставку НДС.
- Детализация: В документе-операции выводится ссылка на исходный электронный билет и основная информация по нему. Сумма операции детализируется по ставкам НДС в отдельной таблице.
- Независимый учет: Каждый документ-операция проводится независимо. Можно, например, провести билет в январе, а сборы за него — в феврале, не нарушая запретов редактирования.
- Работа со старыми документами: При обновлении старые электронные билеты остаются в базе. Их операции по-прежнему видны на закладке. При редактировании такого "старого" билета (например, добавлении новой операции) он автоматически "разделяется" на отдельные документы-операции. Старые записи остаются в таблице, но их можно редактировать только через новые документы.
- Удобная навигация: В списке «Электронные билеты и бронирования» можно настроить отбор по типу документа, чтобы видеть только нужные операции (билеты, возвраты и т.д.).
Преимущества подхода:
- Гибкость учета: Операции одного билета можно отражать в разных периодах, не дожидаясь полного пакета документов.
- Отсутствие блокировок: Не нужно "перепроводить" весь билет из-за одной операции, попавшей в закрытый период.
- Детализация: Легко увидеть состав каждой операции и её НДС.
- Понятность: Четкое разделение типов операций (билет, доплата, возврат).
Решение и рекомендации
- При приобретении нового билета: Создайте документ «Электронный билет» как обычно. Затем на закладке «Операции по билету» создайте отдельные документы для каждой составляющей (билет, сборы и т.д.). Укажите для каждой свои даты, суммы, НДС.
- При наличии старых билетов: Если вы открываете старый билет и хотите добавить операцию или отредактировать существующую, система предложит разделить его на отдельные документы. Соглашайтесь — это обеспечит корректный учет в дальнейшем.
- Аналитика: Используйте отбор по типу документа в списке «Электронные билеты и бронирования» для быстрого поиска возвратов или доплат.
Итог простыми словами
Раньше электронный билет был как большая коробка, в которую скидывали все чеки: и билет, и багаж, и страховку. Чтобы достать один чек, нужно было открывать всю коробку. Если какой-то чек относился к прошлому месяцу, коробку уже нельзя было трогать. Теперь у вас на каждый чек — своя маленькая коробочка. Вы можете открыть любую из них независимо, не трогая остальные. Удобно и правильно.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Приобретение авиабилета в январе для командировки в феврале.
- Ситуация: Сотрудник покупает билет на февраль. В стоимость входит: сам билет (10 000 руб., НДС не облагается) и сборы за оформление (1 000 руб., НДС 20%). Оплата происходит в январе.
- Проблема (было): В январе нужно было отразить и билет, и сборы. Но если билет относится к февралю, его нельзя было включать в расходы января. Приходилось изворачиваться.
- Решение (стало): Бухгалтер в январе создает электронный билет. На закладке «Операции по билету» создает два документа: «Электронный билет» (на сумму билета, дата операции — февраль) и «Сборы» (на сумму сборов, дата операции — январь). В январе проводится только документ по сборам, расходы попадают в январь правильно. В феврале проводится документ по билету. Никаких проблем с закрытием января не возникает, так как билет еще не проводился.