Вопрос от пользователя: «Мы планируем продажи и закупки в соответствующих документах (планы продаж, планы закупок). Но для бюджета нам нужны другие показатели: выручка с НДС и без, поступления денег, себестоимость. Раньше нам приходилось вручную пересчитывать планы продаж в бюджет или настраивать сложные формулы. Теперь говорят, что можно как-то автоматически заполнить бюджет из планов. Это правда?»
Суть проблемы
Операционное планирование (сколько продадим, сколько закупим) и бюджетное планирование (доходы, расходы, движение денег) часто ведутся в разных контурах. План продаж содержит информацию о количестве и сумме, а бюджету нужна выручка с разбивкой по НДС, поступления денег с разбивкой на предоплату и постоплату, себестоимость и т.д. Раньше перенос данных из операционных планов в бюджет требовал либо ручного ввода, либо сложных доработок.
Что может 1С ERP?
В версии 2.5.26 реализован механизм автоматического расчета оборотов по статьям бюджетов и остатков по целевым показателям на основе данных операционных планов (продаж, закупок, оплат, производства и др.). Статьи бюджетов больше не нужно указывать в самих документах планирования — настройка перенесена в специальные правила расчета.
Суть подхода:
- Новые правила расчета: Справочник «Правила расчета связанных остатков и оборотов бюджетов» доработан. В поле «Тип источника» теперь можно выбрать не только «Обороты бюджетов», но и конкретный операционный план (например, «Планы продаж», «Планы закупок», «Планы оплат клиентов»).
- Настройка правил: Для каждого правила задается:
Способ применения: «Отражать расчет в документах планирования» (т.е. сразу при проведении плана формировать обороты по бюджету) или «Заполнять экземпляры бюджетов» (использовать правило при заполнении документа «Экземпляр бюджета»).
Источник суммы: конкретный ресурс из операционного плана (Сумма, Количество, Сумма НДС, Сумма предоплаты, Сумма постоплаты).
Отбор: можно ограничить правило, например, только по определенной номенклатуре.
Коэффициент перерасчета: например, для расчета себестоимости как процента от выручки.
Заполнение аналитик: настраивается, из каких измерений операционного плана брать значения для аналитик бюджета (организация, подразделение, контрагент и т.д.). - Изменение в видах плана: Из видов плана убрана возможность указания статей бюджетов. Теперь связь «операционный план — статья бюджета» осуществляется только через правила расчета.
- Бюджетный процесс: При настройке бюджетного процесса для этапов «Ввод плана» указывается тип операционного плана, а для этапа «Ввод бюджетов» — вид бюджета и его измерения. При выполнении этапа «Ввод плана» система по правилам рассчитывает движения по регистру «Обороты бюджетов». На этапе «Ввод бюджетов» эти данные можно использовать для заполнения экземпляра бюджета.
- Примеры использования: В документе подробно разобраны примеры:
Заполнение оборотов по статьям выручки и НДС из планов продаж.
Заполнение поступлений ДС из планов оплат клиентов.
Расчет себестоимости и маржинальной прибыли.
Заполнение бюджета закупок из плана закупок.
Расчет бюджета НДС из планов продаж и закупок.
Заполнение плановых остатков из плана остатков.
Заполнение плана производства.
Преимущества подхода:
- Единая точка входа: Данные вводятся один раз в операционных планах, а для бюджета пересчитываются автоматически.
- Гибкость: Можно создавать сложные правила пересчета (с коэффициентами, отборами, разными источниками сумм).
- Сокращение ручного труда: Исключается двойной ввод и ошибки при переносе.
- Прозрачность: Четко видно, на основании каких операционных данных сформирована та или иная статья бюджета.
Решение и рекомендации
- Анализ потребностей: Определите, какие статьи вашего бюджета должны рассчитываться на основе операционных планов (продажи, закупки, поступления, платежи).
- Настройка правил расчета: Создайте правила для каждой такой статьи. Укажите тип источника (например, «Планы продаж»), источник суммы (например, «Сумма НДС» для статьи «НДС с реализации»), при необходимости отборы и коэффициенты.
- Настройка бюджетного процесса: Создайте или отредактируйте бюджетный процесс, добавив этапы «Ввод плана» (с указанием типа плана) и «Ввод бюджетов» (с указанием вида бюджета).
- Ввод операционных планов: Вводите планы продаж, закупок и т.д. в обычном порядке. При их проведении автоматически будут формироваться движения по регистру «Обороты бюджетов» (если в правиле выбран способ «Отражать расчет в документах планирования»).
- Заполнение экземпляра бюджета: На этапе «Ввод бюджетов» откройте документ «Экземпляр бюджета» и нажмите «Заполнить». Система соберет все движения по регистру «Обороты бюджетов» за нужный период и сформирует бюджет.
Итог простыми словами
Раньше вы писали два отчета: один — сколько планируем продать (штуки и рубли), другой — бюджет (выручка без НДС, с НДС, поступления). Это было как две разные тетрадки. Теперь вы ведете только одну — «Планы продаж», а 1С сама, по вашим инструкциям (правилам), переписывает данные из этой тетрадки во все нужные страницы бюджета, делая необходимые расчеты (выделяет НДС, разделяет предоплату и постоплату). Вы только проверяете и утверждаете.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Формирование бюджета доходов и бюджета движения денег из плана продаж.
- Ситуация: Менеджер по продажам составил план продаж на квартал: товар А — 100 шт. по 1000 руб. (с НДС 20%), товар Б — 50 шт. по 2000 руб. (с НДС 10%). По условиям оплаты 50% — предоплата, 50% — постоплата.
- Проблема (было): Финансисту нужно было вручную рассчитать:
Выручку с НДС: (100*1000 + 50*2000) = 200 000 руб.
Выручку без НДС и сумму НДС отдельно по каждой ставке.
План поступлений: разбить выручку на предоплату (100 000 руб.) и постоплату (100 000 руб.) с учетом сроков.
Ввести эти цифры в документ «Экземпляр бюджета» по разным статьям. - Решение (стало):
Финансист (или администратор) заранее настраивает правила расчета:
Правило 1: Статья бюджета «Выручка с НДС», источник — План продаж, сумма — «Сумма».
Правило 2: Статья бюджета «НДС с реализации», источник — План продаж, сумма — «Сумма НДС».
Правило 3: Статья бюджета «Поступление ДС (предоплата)», источник — План оплат клиентов (который формируется автоматически на основании плана продаж), сумма — «Сумма предоплаты».
Правило 4: Статья бюджета «Поступление ДС (постоплата)», источник — План оплат клиентов, сумма — «Сумма постоплаты».
Менеджер вводит план продаж и план оплат клиентов (последний может формироваться автоматически). При проведении этих документов система по правилам 1 и 2 формирует обороты по бюджету (выручка и НДС), а по правилам 3 и 4 — обороты по поступлениям.
Финансист открывает бюджетный процесс, выполняет этап «Ввод бюджетов». Система автоматически заполняет документ «Экземпляр бюджета» готовыми цифрами по всем четырем статьям. Финансисту остается только проверить и утвердить бюджет. Все расчеты выполнены автоматически и без ошибок.