Вопрос от пользователя: «Мы составили бюджет на год и хотим, чтобы программа следила за ним в режиме реального времени. Например, если менеджер пытается заказать канцтовары или билеты на сумму, превышающую запланированную, система должна это блокировать. Раньше мы контролировали только деньги (БДДС), а теперь нужно контролировать и сами расходы (БДР). Как это настроить?»
Суть проблемы
Бюджетирование доходов и расходов (БДР) — это план экономических показателей. Контролировать исполнение БДР сложнее, чем движение денег, потому что расходы возникают не в момент оплаты, а раньше — в момент возникновения обязательства (заявка, заказ). Раньше в 1С:ERP был развит контроль лимитов только по денежным средствам (БДДС). Теперь компании могут захотеть контролировать и сами расходы, например, чтобы не допустить закупки материалов для собственных нужд сверх бюджета или превышения лимита командировочных расходов.
Что может 1С ERP?
В версии 2.5.26 появилась функциональность контроля лимитов по бюджету доходов и расходов (БДР). Теперь можно настраивать правила, по которым система будет проверять суммы в документах-инициаторах расходов на соответствие утвержденному бюджету.
Суть подхода:
- Настройка использования лимитов: В разделе «НСИ и администрирование — Финансовый результат и контроллинг — Контроль лимитов доходов и расходов» выбирается вариант использования:
Не используются — контроль отключен.
По данным бюджетирования (при закупке) — контролируются заявки на закупку для собственных нужд и заявки на обеспечение, обеспечиваемые закупкой.
По данным бюджетирования (при потреблении) — контролируются только заявки на обеспечение (когда товар может быть выдан со склада или закуплен). - Правила лимитов: В справочнике «Правила лимитов по данным бюджетирования» теперь нужно указывать «Лимитируемую операцию»: «Расходы» (для БДР) или «Движение денежных средств» (для БДДС). Правила привязываются к статьям бюджетов.
- Документы, подлежащие контролю:
Заявка на командировку — контролируются расходы, детализированные в новой табличной части «Расходы» (сумма, дата, статья бюджетов).
Заявка на обеспечение — доступны поля «Направление деятельности», «Статья бюджетов», «Статья списания», «Аналитика расходов».
Заявка на закупку — для закупок с целью «Собственные нужды» становятся доступны аналогичные поля. - Ввод плановых лимитов: Лимиты по статьям БДР вводятся документом «Экземпляр бюджетов» с учетом аналитики правил лимитов.
- Механизм контроля: При проведении документа система проверяет, не превышает ли сумма заявки (с учетом уже зарезервированных другими заявками) утвержденный лимит по данной статье и аналитике. При превышении проведение блокируется.
- Отчет «Лимиты по данным бюджетирования»: Из формы заявки можно открыть отчет, который показывает плановые лимиты, зарезервированные суммы (по заявкам) и фактические расходы.
Преимущества подхода:
- Проактивное управление: Расходы блокируются еще на стадии планирования (заявки), а не постфактум.
- Гибкость: Можно контролировать разные виды расходов (закупки для себя, командировки, хознужды) по разным правилам.
- Прозрачность: Отчет по лимитам показывает, сколько бюджета уже «забронировано» заявками, а сколько еще свободно.
- Интеграция с процессом: Контроль встроен в документы, которыми реально работают сотрудники (заявки).
Решение и рекомендации
- Включите функционал: В настройках выберите нужный вариант контроля лимитов (при закупке или при потреблении). Убедитесь, что включены соответствующие опции (заявки на закупку, заявки на обеспечение).
- Настройте правила лимитов: Создайте правила лимитов для статей бюджета, по которым нужен контроль. В правиле укажите лимитируемую операцию «Расходы» и настройте соответствие аналитик (откуда брать подразделение, направление деятельности и т.д.).
- Введите бюджет: Создайте документ «Экземпляр бюджета», где по статьям (с правилами лимитов) укажите плановые суммы на период.
- Настройте документы: Обучите сотрудников, создающих заявки, обязательно заполнять в них статьи бюджетов (это поле может стать обязательным для определенных статусов). Для заявок на закупку важно указывать цель «Собственные нужды».
- Контролируйте остатки: При отклонении заявки из-за превышения лимита, ответственный может либо скорректировать сумму, либо инициировать процедуру изменения бюджета (увеличения лимита).
Итог простыми словами
Представьте, что у вас есть семейный бюджет на месяц: на развлечения — 10 000 руб. Раньше вы просто смотрели в конце месяца, сколько потратили. А теперь у вас есть кошелек, в котором лежит ровно 10 000, и когда кто-то берет оттуда деньги на кино, кошелек показывает, сколько осталось. Если денег не хватает, терминал (программа) просто не даст оплатить билеты. Так и здесь: 1С следит за вашим бюджетом в реальном времени и не дает потратить больше, чем запланировано.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Контроль командировочных расходов.
- Ситуация: На год утвержден бюджет на командировки отдела продаж — 1 000 000 руб. Менеджер отдела планирует командировку в другой город и создает заявку на командировку на сумму 150 000 руб. (билеты, отель, суточные). На этот момент уже есть зарезервированных заявок на 900 000 руб.
- Проблема (было): Менеджер мог бы создать заявку, уехать в командировку, а бухгалтер в конце месяца увидел бы превышение бюджета. Пришлось бы объяснять начальству.
- Решение (стало): Менеджер заполняет заявку, в табличной части «Расходы» указывает статью бюджета «Командировочные расходы» и сумму 150 000. При проведении документа система видит: утвержденный лимит по этой статье для отдела продаж — 1 000 000, уже зарезервировано (по ранее согласованным заявкам) — 900 000, свободный остаток — 100 000. Так как 150 000 > 100 000, проведение заявки блокируется. Менеджер видит сообщение о превышении лимита и идет к руководителю. Руководитель либо решает перенести часть расходов на другой месяц, либо инициирует корректировку бюджета (увеличение лимита). В итоге бюджет не превышен.