Вопрос от пользователя: «Как нам организовать в программе входной контроль, чтобы некачественный товар случайно не ушел клиенту? Сейчас мы просто ставим его в дальний угол, но кто-нибудь обязательно ошибется и отгрузит».
Суть проблемы
В любой компании, работающей с товарами, есть риск получить брак от поставщика или повредить товар на своем складе. Если такие партии не изолировать в учете, всегда есть человеческий фактор: кладовщик может по ошибке отгрузить «сомнительный» товар хорошему клиенту. Это грозит потерей репутации и денег. Просто физически отложить товар недостаточно — он должен быть заблокирован и в программе.
Что может 1С ERP?
В версии 2.5.26 появился полноценный контур контроля качества. Он позволяет организовать процесс проверки товаров и блокировать возможность их отгрузки до тех пор, пока они не будут признаны качественными.
Суть подхода:
- Организация входного контроля: Система позволяет настроить правила, по которым те или иные товары должны проходить проверку качества при поступлении. Можно проверять как по требованию, так и в обязательном порядке.
- Блокировка отгрузки: Товары, которые попали на контроль или были забракованы, блокируются для отгрузки потребителям. Программа просто не даст выбрать их в документах продажи или перемещения.
- Распоряжения и акты: Создаются документы «Распоряжение на проведение контроля» и «Акт контроля», которые фиксируют сам факт проверки и ее результат. Для сложных проверок можно использовать «Карты исследований», где описываются нормативы и фиксируются результаты замеров/тестов.
Преимущества подхода:
- Защита от продаж брака: Программная блокировка гарантирует, что товар, не прошедший контроль, не будет отгружен.
- Четкая процедура: Все этапы проверки фиксируются в системе, что повышает дисциплину и прозрачность.
- Анализ поставщиков: По актам контроля можно отслеживать, какой поставщик чаще привозит брак.
Решение и рекомендации
- Настройка: Определите перечень товаров или поставщиков, для которых обязателен входной контроль.
- Введение в оборот: При приемке товара, если он подлежит контролю, система автоматически предложит оформить распоряжение. До тех пор пока не будет введен положительный акт контроля, товар будет числиться в «Карантине» и будет недоступен для отгрузки.
- Фиксация результатов: Сотрудники лаборатории или отдела качества заполняют акты контроля, фиксируя результаты. По итогам принимается решение: товар годен к продаже, требует доработки или подлежит списанию/возврату.
Итог простыми словами
Это как пропускной пункт на складе. Вся новая партия попадает в зону ожидания (карантин). У нее нет права на выезд к клиенту, пока контролер не проверит документы (качество) и не поставит штамп «Пропуск» в программе. Если штамп не поставлен, турникет (программа) просто не откроется для этого товара.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Входной контроль стройматериалов (цемент).
- Ситуация: Компания получила партию цемента от нового поставщика. Лаборатория должна проверить его марку и сроки схватывания.
- Проблема (было): Пока лаборанты делали анализы (а это несколько часов), кладовщик мог увидеть цемент на остатках и отгрузить его на объект. Если бы анализ показал брак, пришлось бы возвращать уже использованный цемент, что невозможно.
- Решение (стало): Менеджер оприходовал цемент. Так как он подлежит контролю, система автоматически заблокировала его для продажи. В документе поступления висит значок «На контроле». Лаборант взял пробу, внес результаты в «Акт контроля» и указал, что партия не соответствует нормам. Товар остается заблокированным. Менеджер на его основании спокойно оформляет возврат поставщику, будучи уверенным, что ни один мешок случайно не уехал клиенту. Если бы анализ был положительным, лаборант провел бы акт, и блокировка автоматически снялась бы.