Самозанятым можно платить наличными, это прописано в 14 статье закона 422-ФЗ. Единственное исключение — выплаты от бывшего работодателя, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Разбираемся, как правильно провести самозанятому выплату наличными и на что обратить внимание, чтобы не получить штраф от налоговой.
Лимиты для наличных расчетов с самозанятыми
Если самозанятый зарегистрирован как индивидуальный предприниматель на НПД, для него действует лимит в 100 тысяч рублей по одной сделке.
Например, у вас договор на 300 тысяч рублей. Из них 100 тысяч вы можете выплатить наличными, а оставшуюся сумму — только безналичным способом и на расчетный счет. За нарушение этого ограничения ИП получит штраф до 5 тысяч рублей, а юридическое лицо — до 40 тысяч рублей.
Если самозанятый — физическое лицо на НПД без статуса ИП, лимит в 100 тысяч рублей не применяется. Но у всех самозанятых есть годовой лимит дохода в 2,4 миллиона рублей. Если исполнитель заработает больше, то утратит статус самозанятого.
Как оформить расчеты наличными с самозанятыми
При сотрудничестве с самозанятыми важно правильно оформлять документы, иначе налоговая может признать отношения трудовыми. При этом не важно, как вы платите: информацию о вашем сотрудничестве ФНС получает из чеков, которые исполнители обязаны вам выдать за наличный и безналичный расчет.
Подпишите договор
Если грамотно составить договор ГПХ, он будет доказательством, что между клиентом и плательщиком НПД гражданско-правовые, а не трудовые отношения. В случае налоговой проверки инспекторы в первую очередь будут изучать условия сотрудничества, которые зафиксированы в соглашении.
📎 Как заключить юридически безопасный договор с самозанятым
Подпишите акт выполненных работ
После окончания каждого этапа работ и перед оплатой подписывайте акт об оказании услуг или выполненных работах. В документе перечислите оказанные услуги, их количество и стоимость. Документ подтверждает сдельный характер сотрудничества.
📎 Шаблон акта выполненных работа с физлицом
Оформите кассовые документы
Все компании и индивидуальные предприниматели должны соблюдать порядок работы с наличными, установленный Банком России. При выдаче самозанятому денег бухгалтер должен:
- Сформировать расходный кассовый ордер, РКО, по форме 0310002.
- Указать в РКО данные получателя денег, основание и сумму наличных.
- Получить подпись самозанятого в РКО.
- Занести данные о наличном расчете в кассовую книгу формы 0310004.
Получите чек
Чек самозанятый может сформировать в приложении «Мой налог» или через сервис-посредник. Это главный отчетный документ для бухгалтерии, который подтверждает факт оплаты.
Учитывать при расчете налога на прибыль средства, перечисленные самозанятому без чека, нельзя. Минфин России подтвердил, что для учета расходов необходимы два документа: акт выполненных работ и чек от самозанятого.
📎 Что делать, если самозанятый не выдал чек
При расчете наличкой в момент оказания услуги самозанятый обязан выдать чек сразу. При оплате на карту или расчетный счет исполнитель может выдать чек до 9 числа следующего месяца.
Как провести бухгалтерский учет
Для отражения сделки с исполнителем на НПД применяется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При расчетах с самозанятым наличными формируются проводки:
- Дебет 60, авансы выданные, — кредит 50: перечислен аванс самозанятому из кассы.
- Дебет 20, 25, 26, 44 — кредит 60: приняты к учету выполненные самозанятым работы или оказанные услуги.
- Дебет 60 — кредит 60, авансы выданные: зачтен аванс, выданный самозанятому в счет оплаты.
Предоплата, выданная самозанятому, не признается расходом организации и отражается в дебиторской задолженности до момента, пока исполнитель не получит всю сумму.
Может ли самозанятый принимать наличные: проверки перед оплатой
Статус НПД. Перед выплатой проверьте, является ли исполнитель плательщиком НПД. Если он утратил статус — компания становится его налоговым агентом. Компании придется заплатить за него НДФЛ, пенсионные и страховые отчисления.
Проверить статус можно через сервис по ИНН.
Годовой лимит. У плательщиков НПД установлен годовой лимит доходов в 2,4 миллиона рублей от всех заказчиков. Если исполнитель заработал больше — он теряет статус плательщика НПД и не сможет выдать вам чек.
Проверить лимит можно, запросив у самозанятого выписку о доходах из приложения «Мой налог». Рекомендуем делать это перед каждой выплатой, особенно в конце года и если суммы выплат крупные.
Сотрудничайте с исполнителями через сервис «Самозанятые.рф». Подписывайте документы в электронном виде онлайн — оригиналы будут храниться в облаке и доступны для скачивания в любой момент. Платформа самостоятельно проверит статус самозанятого и не даст провести выплату, если сумма превысит годовой лимит.
Чек-лист: как оплатить услуги самозанятого наличными
- Убедитесь, с самозанятым заключен договор ГПХ и экземпляр есть в вашей организации. Документ должен подтверждать гражданско-правовые, а не скрытые трудовые отношения.
- Проверьте статус плательщика НПД и лимит доходов исполнителя. Если исполнитель превысил лимит или по другой причине утратил статус — компания станет его налоговым агентом.
- Убедитесь, что сумма оплаты наличными не превышает 100 тысяч рублей, если самозанятый зарегистрирован как ИП.
- Перед оплатой подпишите акт выполненных работ. Проверьте, что в акте описаны услуги и их количество, а не общие формулировки.
- Оформите расходный кассовый ордер — самозанятый должен расписаться в РКО.
- Выдайте наличные самозанятому и занесите операцию в кассовую книгу.
- Получите от плательщика НПД чек из приложения «Мой налог» в день оплаты. Проверьте, что исполнитель правильно указал данные вашей организации, а назначение платежа соответствует данным из акта об оказанных услугах.