Вопрос от пользователя: «Мы часто получаем акты от поставщиков услуг (аренда, связь, консультации) с опозданием — например, в феврале приходит акт за январь. Раньше мы ждали документа и отражали расходы только в феврале, но тогда отчетность за январь была неполной. Как теперь можно сделать, чтобы расходы января попали в январь, даже если акт пришел позже, а потом корректно это исправить?»
Суть проблемы
При методе начисления расходы должны признаваться в том периоде, к которому они относятся, независимо от даты получения первичных документов. Однако на практике документы от поставщиков часто приходят с опозданием. Раньше в 1С:ERP для таких случаев использовался либо метод фактуровки (расходы признавались, но потом корректировались), либо приходилось ждать документа. Это искажало отчетность. Кроме того, в налоговом учете такие «начисленные» расходы отражать нельзя, пока нет счета-фактуры. Возникали временные разницы.
Что может 1С ERP?
В версии 2.5.26 реализован новый способ учета — «метод начисления» (также называемый методом сторно) для поступления услуг и работ (не капитализируемых). Он позволяет отразить расходы в бухгалтерском учете в нужном периоде, не дожидаясь первички, но без отражения в налоговом учете, с возможностью последующего автоматического сторнирования при получении оригиналов документов.
Суть подхода:
- Документ «Поступление услуг в подразделение»: Для отражения факта оказания услуги без первичного документа используется этот документ. Он делает проводки в БУ (по дебету счетов затрат и кредиту счета 60.НП «Неотфактурованные поставки»), а также отражает «начисленный» НДС на счете 19.НП. В налоговом учете эти проводки не формируются, возникает временная разница.
- Документ «Приобретение товаров и услуг»: Когда наконец приходит оригинальный акт и счет-фактура, вводится этот документ с операцией «Закупка у поставщика». Он отражает расходы и НДС уже в БУ и НУ стандартным образом.
- Автоматическое сторно: После этого необходимо сторнировать ранее введенное начисление. Это делается либо автоматически в момент проведения «Приобретения...» (если настроено), либо через рабочее место «Оформление документов по методу начисления». Документ «Сторно» формирует проводки, которые полностью обнуляют ранее сделанные начисления (красным сторно).
- Рабочее место «Оформление документов по методу начисления»: Это специальный инструмент, который позволяет видеть все начисления, ожидающие первичку, сопоставлять их с поступившими документами и массово сторнировать. Также здесь можно сторнировать начисления, по которым первичка так и не поступила (например, в конце квартала), выбранной датой (например, первым числом следующего месяца).
Преимущества подхода:
- Достоверная отчетность: Расходы попадают в тот период, к которому относятся, даже при отсутствии закрывающих документов.
- Корректный налоговый учет: В НУ расходы отражаются только при наличии первички, что исключает ошибки и штрафы.
- Автоматизация: Процесс сторнирования максимально автоматизирован, что снижает трудозатраты бухгалтера.
- Контроль: Специальное рабочее место позволяет не забыть про «зависшие» начисления и своевременно их закрыть.
Решение и рекомендации
- Настройка договора: В карточке договора с поставщиком услуг на закладке «Расчеты и оформление» в разделе «Раздельная закупка для работ и услуг» выберите вариант «Поступление услуг сторнируется («метод начисления»)». Также можно установить флаг «Услуги поступают ежемесячно» для контроля своевременного ввода начислений.
- Ежемесячное начисление: В конце каждого месяца (или по факту оказания услуги) вводите документ «Поступление услуг в подразделение» с операцией «Закупка у поставщика (неотфактурованная поставка)». Указывайте сумму и ставку НДС (можно оценочно).
- Получение первички: Когда приходит акт, вводите обычный документ «Приобретение товаров и услуг» с операцией «Закупка у поставщика».
- Сторнирование: Используйте рабочее место «Оформление документов по методу начисления». На закладке «К сопоставлению и сторнированию» вы увидите пары «начисление — приобретение». Выделите их и выполните команду сторнирования (например, «Сторнировать датой приобретения»). Система создаст документ «Сторно», который обнулит начисление.
- Закрытие периода: Если на конец периода остались начисления без первички, их можно сторнировать, например, 1-м числом следующего месяца (команда «Сторнировать выбранной датой»), чтобы не искажать сальдо расчетов.
Итог простыми словами
Это как запись в ежедневнике: вы сделали заметку «1 февраля — заплатить за аренду» (начислили расход), хотя квитанция придет только 5 февраля. 5 февраля вы оплачиваете и приносите квитанцию в бухгалтерию. Бухгалтер зачеркивает вашу заметку (сторнирует) и вместо нее записывает официальный документ. В итоге в отчете за 1 февраля расход уже есть (потому что вы его запланировали), а в налоговой декларации он появится только 5 февраля (когда есть бумага). И все довольны.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Аренда офиса, акт приходит в следующем месяце.
- Ситуация: Компания арендует офис. По договору арендная плата за январь должна быть оплачена до 5 февраля, акт и счет-фактура приходят обычно 10 февраля.
- Проблема (было): Бухгалтер ждал акт и отражал расходы января только в феврале. Отчетность за январь показывала заниженные расходы.
- Решение (стало):
31 января бухгалтер вводит документ «Поступление услуг в подразделение» на сумму аренды (например, 100 000 руб., НДС 20 000 руб.). Проводки: Дт 26 Кт 60.НП (100 000), Дт 19.НП Кт 60.НП (20 000). В налоговом учете проводок нет, возникают временные разницы.
10 февраля приходит акт и счет-фактура. Бухгалтер вводит документ «Приобретение товаров и услуг» (операция «Закупка у поставщика») на ту же сумму. Проводки: Дт 26 Кт 60.01 (100 000), Дт 19.04 Кт 60.01 (20 000) — эти проводки уже есть и в БУ, и в НУ.
Бухгалтер открывает рабочее место «Оформление документов по методу начисления», находит пару документов и нажимает «Сторнировать». Создается документ «Сторно», который делает проводки: Дт 26 Кт 60.НП (-100 000), Дт 19.НП Кт 60.НП (-20 000). Временные разницы закрываются.
Итог: в январе расходы были отражены (для БУ), в феврале они появились и в БУ, и в НУ, но с учетом сторно общая сумма за два месяца в БУ осталась корректной (100 000 только в январе). Налоговая база за январь не уменьшена, за февраль — уменьшена на 100 000. Все по правилам.