(Обезличенный кейс нашего партнёра в Алтайском крае)
Представьте: у вас три торговые точки в одном городе. В каждом магазине — своя программа учета. Остатки считают вручную, цены устанавливают «на глаз», а бухгалтер каждый вечер получает файлы с продажами и перепечатывает их в 1С:Бухгалтерию.
Знакомо? Для владельца небольшой продуктовой сети это была ежедневная реальность. Пока он не решил, что хочет управлять бизнесом, а не бесконечно разгребать последствия ручного учета.
Рассказываем, как автоматизация превратила три разрозненных магазина в единую прозрачную сеть и что это дало владельцу.
🚩 Точка кипения: когда старая программа перестает работать
На момент обращения у предпринимателя было три продуктовых магазина в разных районах города. Бизнес рос, а учет остался на уровне «одна точка — одна база».
Вот с какими проблемами он сталкивался каждый день:
❌ Разрозненные базы. Данные каждого магазина жили своей жизнью. Чтобы узнать общие остатки по сети, нужно было собирать файлы со всех точек и сводить их вручную в Excel. К моменту, когда цифры были готовы, они уже устаревали.
❌ Двойная работа для бухгалтера. Каждый вечер — приемка файлов из магазинов, проверка, ручной ввод данных в бухгалтерскую базу. Ошибки, дубли, потерянные чеки. Закрытие месяца растягивалось на две недели.
❌ Нет единой ценовой политики. В одном магазине молоко стоило 80 рублей, в соседнем — 85, потому что ценники обновляли кто как успел.
❌ Маркировка как страшный сон. Алкоголь, молочка, вода — все это требовало работы с «Честным знаком» и ЕГАИС. Старая программа просто не умела с ними работать. Кассиры вручную вбивали коды, очередь росла, ошибки множились.
❌ Ручное управление скидками. Акции проводились «на бумажке», продавцы запоминали условия, контроль отсутствовал.
Руководитель тратила время не на развитие, а на латание дыр. Стало очевидно: либо бизнес управляет системой учета, либо система управляет бизнесом — и явно не в его интересах.
🛠 Решение: одна база для всех точек
Было принято решение перейти на «1С:Розница 3.0» с полноценной клиент-серверной архитектурой.
Что сделали за три недели:
✅ Установили сервер 1С и развернули единую информационную базу. Теперь все три магазина работают в одной системе.
✅ Перенесли данные из старой программы. Никакого «старта с нуля» — все остатки, контрагенты, номенклатура сохранились.
✅ Настроили обмен между точками. Магазины работают в своей базе, но данные о продажах и остатках мгновенно видны в центральном офисе. Руководитель видит картину целиком в реальном времени.
✅ Автоматизировали передачу в бухгалтерию. Теперь данные из «Розницы» автоматически попадают в «1С:Бухгалтерию предприятия». Бухгалтер перестал быть оператором ввода данных и занялся реальным анализом.
✅ Подключили кассы и эквайринг. Никаких сбоев, быстрая печать чеков, поддержка всех видов оплат.
✅ Настроили работу с маркировкой. «Розница» полностью поддерживает «Честный знак», ЕГАИС и ВЕТИС. Кассир просто сканирует код — система сама проверяет легальность товара и списывает его с остатков.
✅ Внедрили гибкую систему скидок. Акции настраиваются централизованно, применяются автоматически на кассах. Контроль — полный, мошенничество — исключено.
✅ Разграничили права доступа. Администраторы видят одно, кассиры — другое. Никаких случайных удалений и исправлений задним числом.
✅ Обучили персонал. Кассиры, бухгалтер, управляющие — каждый получил ровно те знания, которые нужны для его задач.
📈 Результаты: что изменилось через месяц
Для руководителя:
✓ Единая картина бизнеса. Зашел в систему — увидел остатки по трем магазинам, продажи за сегодня, маржинальность по категориям. Раньше на сбор этих данных уходил день, теперь — 2 минуты.
✓ Управление ценами и ассортиментом. Если в одном магазине товар залежался — можно быстро сделать скидку или переместить партию в другую точку, где он продается активнее.
✓ Освободившееся время. Вместо контроля исполнительской дисциплины — стратегические задачи и поиск новых точек для роста.
Для бухгалтера:
✓ Исчез ручной ввод. Данные приходят автоматически, ошибки — исключены.
✓ Закрытие месяца за 3 дня вместо 14. Скорость выросла кратно, сверка ушла в прошлое.
Для бизнеса в целом:
✓ Полная готовность к проверкам. Маркировка работает корректно, прослеживаемость товара — стопроцентная. Никаких штрафов и блокировок.
✓ Рост лояльности покупателей. Скидки применяются корректно, акции работают, очередей на кассах нет.
✓ Фундамент для масштабирования. Система рассчитана на рост — хоть 5 магазинов, хоть 15. Ничего не придется перестраивать с нуля.
💎 Главный вывод
Этот кейс — не про «установку программы». Это про смену подхода к управлению.
Раньше владелец бизнеса подстраивался под устаревшую систему учета: мирился с рутиной, ошибками, запаздывающими отчетами. После автоматизации система подстроилась под потребности бизнеса: дает актуальные данные, освобождает время, защищает от рисков.
Три магазина в одной базе — это не просто удобно. Это возможность наконец-то управлять бизнесом, а не учетными записями.
🚀 Хотите так же?
Если ваши торговые точки работают изолированно, а бухгалтер до сих пор перебивает данные из файлов вручную — вы теряете деньги и время каждый день.
Переход на «1С:Розница» с единой базой данных решает эти проблемы за 2-3 недели. Это не сложно, не больно и окупается в первый же месяц.
Что делать прямо сейчас:
- Попросите вашего IT-партнера (партнера 1С) провести аудит текущей системы учета. Спросите: «Можем ли мы объединить все точки в единую базу?»
- Если партнера нет — обращайтесь, порекомендуем проверенных специалистов в вашем городе.
P.S. Герой этого кейса теперь управляет сетью с телефона, находясь в любой точке мира. А вы все еще ждете вечерних отчетов из магазинов?