Выбор сделан, документы HR оформил, новобранец готов к работе в вашей быстро развивающейся, идущей в ногу со временем компании.
И что дальше? А дальше начинается тот самый process of onboarding (или проще говоря, «интеграция»). Обычно это звучит примерно так: «Привет-привет, тебя ждут море тренингов, вебинаров, игр, чатов и бесчисленные таблицы». Отдел адаптации, отдел обучения, отдел оценки, тимлиды, скрам-мастера, тренеры и прочие механизмы хорошо отлаженной системы будто "роботы" набрасываются на "винтик", который пока не в команде.
Возникает вопрос: выдержит ли сотрудник "робота" адаптации, неумолимо приближающуюся к нему? А если выдержит, будет ли после этого полезен? Когда начнется настоящая полноценная самостоятельная деятельность?
Да, конечно, вновь прибывший стремится влиться, найти своё место, полностью разделяет убеждения и принципы компании, хочет приносить пользу. Но пока он ещё "винтик" не вашего механизма!!!
Новичок деловито улыбается, эйфория, от того, что выбрали именно его,ещё не прошла. Он восторженно осматривается, видя столько интересных фишек, все современное, все продуманное. Усваивает новые термины, прошёл тест на Agile, знает, кто такой Scrum-мастер, повторяет все принципы корпоративной культуры… но на практике…
Несколько недель проходят в обучении с людьми, с которыми точно не придётся работать, потому что их задача — только учить. Они не знают тонкостей реального рабочего процесса, но прекрасно владеют продуктом и методиками обучения. Будущие коллеги настороженно наблюдают: вроде бы сотрудник есть, а вроде его нет. Кажется, что познакомились, даже вместе обедают, но работать ему нельзя — учится.
Спустя определенное время (обычно около двух недель) новичок выбрасывается из сказочного мира адаптации обратно в реальную жизнь — рабочий процесс, устоявшуюся команду. Вот он один на один с проектом, сроки поджимают, а коллеги с интересом смотрят выплывет или нет. Для него настоящий учебный процесс начинается только теперь. А Вы теряете еще несколько недель на введение сотрудника в коллектив. Или, возможен другой вариант, ваш долгожданный сотрудник пугается реальной работы и убегает. Запускайте процесс поиска по новой.
Правило 3-х дней.
У вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление, а именно в первые дни оно и создается. В первые 3 дня запускается работа по основным аспектам адаптации: эмоциональный, бытовой, профессиональный.
ДЕНЬ ПЕРВЫЙ. Знакомство с компанией, не только на бумаге и через онлайн-курсы, но и физически. В непринуждённом тоне проводим по основным коридорам, показываем точки и кабинеты, с которыми придется физически взаимодействовать (уборная, столовая, соседние отделы), представляем коллегам, показываем рабочее место. Объясняем принятый в отделе график работы с учетом официальных и неофициальных нюансов. Знакомим непосредственно с коллективом, с которым предстоит работать.
Руководитель даёт небольшую теоретическую часть, обычным бытовым языком. Здесь важно выйти на эмоциональный контакт, ведь всю теорию он прочитает и по курсам. На этот этап уходит от получаса до двух часов, по ситуации.
После вводной части новичок передается его непосредственным коллегам. За ним закрепляется опытный сотрудник (старший специалист), который будет обучать. Обучение в данном случае не стоит воспринимать в привычном его формате. Опытный сотрудник, не отрываясь от производства и не останавливая процесс, показывает работу здесь и сейчас. В первый день новичок просто смотрит, как работают, ждёт, когда ему дадут доступы, изучает документацию. В конце рабочего дня проводится встреча с руководителем, небольшой опрос о пройденном материале. Затем руководитель опрашивает сотрудника, к которому был прикреплен новичок.
Резюме дня:
- Знакомство с ключевыми пространствами офиса (туалет, кухня/столовая, места общего пользования).
- Теоретическая часть от руководителя.
- Закрепление за опытным сотрудником.
- Включение в рабочий процесс как наблюдателя.
- Разговор с руководителем об изученном за день
- Оценка от опытного сотрудника новичку.
ДЕНЬ ВТОРОЙ. Встреча с руководителем, озвучивание плана работы на сегодня. Прохождение установленных курсов и работа с опытным сотрудником. Во второй день опытный сотрудник постепенно вовлекает новичка в рабочий процесс, показывает и совместно выполняют мелкие задачи. Рассказывает маленькие нюансы. Конец рабочего дня аналогичен первому дню: встреча с руководителем, оценка пройденного материала.
Резюме дня:
- Встреча с руководителем, расстановка задач на день.
- Под руководством наставника решают небольшие практические задачи, осваивая реальный рабочий ритм.
- Изучение онлайн-материалов по корпоративным стандартам.
- Разговор с руководителем о прохождении стажировки.
- Заключение опытного сотрудника.
ДЕНЬ ТРЕТИЙ. Принципиальное отличия от первых двух первых незначительно. Однако он важен тем, что сегодня новый сотрудник начнет формировать понимание, чем ему предстоит заниматься и сможет ли он с этим работать. Можно предоставить ему больше самостоятельности, позволить попробовать свои силы. В конце дня разговор с руководителем, в ходе которого важно понять, готов ли он продолжать работать с вами или уже ищет пути отступления.
Резюме дня:
- Встреча с руководителем, расстановка задач на день.
- Запуск стажировки под руководством опытного сотрудника.
- Продолжить изучение корпоративных стандартов.
- Обратная связь с руководством с фиксацией успехов и сложностей новичка.
- Оценка потенциала сотрудника.
Что нам это даст?
Запустит решение тех самых аспектов адаптации, влияющих на рабочий процесс в целом.
Эмоциональный — когда новичок в рабочем процессе с коллективом, у него быстрее уходит страх, а у коллектива быстрее происходит привыкание к новенькому. Шансы на то, что сотрудник останется и будет работать, возрастают.
Бытовой — новый сотрудник не отвлекается на поиски элементарных вещей. Пока делаются необходимые допуски, он тратит время не только на теорию, а на практику с коллегами, тем самым знакомясь и выстраивая взаимоотношения.
Профессиональный — по окончании полной адаптации (в каждой компании по-своему, от нескольких недель до нескольких месяцев) сотрудник будет обладать всеми необходимыми знаниями для выполнения задач согласно должности и уже сможет не просто работать, но и предлагать новые пути решения.
Правило 3-х дней дает человеческую обратную связь, позволяющую «винтику» стать частью механизма. По итогам адаптации вы получите полноценного сотрудника, заинтересованного в работе. Снижается текучесть кадров.