Мы продолжаем серию интервью с нашими коллегами и разговариваем об их пути в профессию, опыте и подводных камнях. Сегодня Алёна Шестакова, администратор проектов, расскажет о своей работе и какие качества помогают ей добиваться успехов.
Какое у тебя образование? Как вообще получилось, что ты стала администратором проектов?
По образованию я технолог швейного производства, но никогда по специальности не работала. Моя первая работа была косвенно с этим связана, но после выхода из декрета я поняла, что мне эта сфера не нравится, возвращаться туда я не хочу. Устроилась консультантом в магазин косметики и парфюмерии, и спустя какое-то время мой клиент оттуда предложил пойти к нему в компанию в отдел продаж. Я приняла предложение: доработала сезон в магазине, получила свой бонус за отличные продажи и написала заявление об уходе.
Клиент позвал меня в компанию, которая занимается консалтингом и аутсорсингом и продаёт тренинги по управлению проектами. Там я проработала шесть лет, за которые успела вырасти из менеджера по продажам тренингов в ведущего специалиста. А затем пошла работать администратором проектов в проектный офис другой компании – что забавно, туда меня тоже «забрала» моя клиентка, с которой я общалась в рамках организации обучения. И уже после этого спустя какое-то время коллега-РП (руководитель проектов) посоветовал меня моему будущему руководителю в TecForce.
Куда бы я ни устраивалась, каждый раз приходилось изучать новое. «Забудьте всё, чему вас учили» – так и получалось каждый раз, всё начиналось с нуля. Единственное, что помогало мне на всём пути – навык взаимодействия с заказчиками и грамотный русский язык.
Ты помнишь свой первый рабочий день в TecForce? Страшно ли было?
Было скорее страшно интересно, что же меня ждёт. Но был и личный страх – страх подвести и не справиться, ведь я не просто сама пришла, меня порекомендовали. Я чувствовала ответственность перед человеком, который за меня поручился. Так что я благодарна своему руководителю за терпение и желание помочь мне адаптироваться, потому что раньше я в процессы такой глубины и сложности сама не погружалась. Разработка, тестирование, продакшн... Чтобы запомнить, кто за что отвечает, потребовалось время.
Что помогло освоиться на новом месте и справляться с новым, непонятным?
Я не боялась задавать вопросы – даже дурацкие, даже по несколько раз. Приходила к ребятам и просила помощи у них. То есть, не сидела со своим вопросом, а искала людей, которые дадут на него ответ.
Кто такой вообще администратор проектов? Из чего сейчас состоит ваша работа?
В разных компаниях функционал этой должности может быть широким, от планирования бюджетов до составления дорожных карт проектов. У нас такого нет, и часть функционала выполняют РП. А мы по большей части получаем задачи от них: контролируем сроки предоставления отчётности, ведём официальную переписку, храним все материалы, готовим протоколы встреч с заказчиками, собираем обратную связь по встречам и отправленной документации. В целом налаживаем взаимодействие между компанией и заказчиком.
Что тебе нравится в этой работе?
Я люблю структуру, люблю, когда всё чётко «по полочкам». Мне нравится готовить документы, писать официальные письма, нравится взаимодействие как внутреннее, с командой, так и за пределами компании, с заказчиками.
Но также я понимаю уровень ответственности, когда в процессе работы участвует много людей. Чем их больше, тем сложнее получать и передавать информацию вовремя, корректно и структурированно – соответственно, сложнее соблюдать качество результата.
На ошибках учатся. Какой провал для тебя послужил ценным опытом?
Даже если тебе говорят, что в документах всё хорошо – верь только своим глазам! Несмотря на то, что заказчик или коллега говорит, что всё готово, нужно всегда проверять документ свежим взглядом – в рамках своей компетенции, конечно. И уточнять, действительно ли должно быть так, а не иначе. А то бывали моменты при подготовке отчётной документации, когда я понадеялась, не проверила документ и отдала заказчику, а заказчик потом указал на ошибки.
А есть ли заказчики со своей спецификой? Что в ней самое сложное?
Отличие их внутренних правил от правил «за периметром». В силу сферы деятельности у них много требований к формату взаимодействия. Есть свои особенности при запросе обратной связи и получении ответов – это специфика больших госструктур. Я с этим раньше не сталкивалась, сначала было удивительно. Потом привыкла.
Как думаешь, способность реагировать на происходящие изменения – это врождённое качество характера или человек способен этому научиться?
Он может этому научиться, наверное. Но изначально должен быть определённый темперамент и склад ума, позволяющий планировать и анализировать, а когда надо – принимать мгновенные решения. Ещё важно логическое мышление: чтобы выстраивать алгоритмы, находить решения быстрее, чем кто-то другой.
Ну и без опыта никуда. Он помогает понимать, где тебя могут ожидать подводные камни, а где присутствует вариативность принятия решения.
Ты много помогаешь новичкам в своей команде и в целом новоприбывшим в компанию. Тебе нравится роль ментора? Или ты делаешь это, потому что это важно для работы?
Как сказал один из моих бывших руководителей – «ты идеальная нянька для наших клиентов». Видимо, это и с новичками-коллегами работает так же. Ну и, конечно, я заинтересована в том, чтобы новички вливались в работу и понимали наши процессы. Если я могу помочь, а они не против меня послушать и принять помощь – я только рада.
Какие личные традиции сформировались за годы работы в TecForce?
Завтрак перед началом рабочего дня. И наблюдать, как просыпается офис.
А активное участие в жизни московского офиса? Это опять роль идеальной няньки или это приносит личное удовольствие?
Это из серии «суету навести охота»😊 Люблю делать спонтанные вещи, когда хочется взбодриться и ненадолго переключиться. Очень люблю готовить, так что рада, когда получается всех вокруг накормить, коллеги тоже крайне довольны. Причинять добро и наносить пользу – это вообще моё любимое.
Что бы ты пожелала новичку, который только устроился? Какое напутствие бы дала?
«Ты со всем справишься, ты всё сможешь!» Ну и про помощь бы напомнила, само собой – мы никогда никого не бросаем.
Блиц!
Какую часть рабочего дня любишь больше всего?
Утро. Позже начинается рабочая суета, набрасывание задач – а утро я планирую, и какое-то время находиться в своём сценарии приятно.
Какой подарок хотела бы получить от компании за выслугу лет?
Отпуск на морях можно? Только не Белое море 😁
Какая песня вспоминается, когда думаешь о своей работе в TecForce?
«Шальная императрица» ... У меня даже бокал с такой надписью есть.
#TecForce #ПутьУспеха #интервью #ITофис