Сразу о главном! Без активного участия высшего руководства организации в функционировании системы менеджмента бережливого производства она работать не будет. Проверено на практике. Высшее руководство тоже является работниками организации и должно вносить свой вклад в реализацию системы менеджмента бережливого производства, как средства управления организацией.
По сути, о работоспособности системы менеджмента бережливого производства можно судить по полноте содержания протокола анализа со стороны высшего руководства.
Могут наблюдаться три варианта функционирования системы менеджмента бережливого производства, в зависимости от активности представителей высшего руководства в вопросах управлении организацией через систему менеджмента.
Первый вариант - активное участие представителей высшего руководства в управлении организацией через систему менеджмента бережливого производства. Наблюдается постановка целей организации на основе стратегических (долгосрочных) целей.
Цели организации за отчетный период достигнуты, ресурсов, выделенных в процессы высшим руководством было достаточно, потоки создания ценности на уровне организации вырабатывают требуемые для внешнего потребителя качество, объемы, сроки и стоимость продукции, услуг.
Второй вариант - высшее руководство организации создает видимость функционирования системы менеджмента бережливого производства. При этом, все отчетные документы, необходимые для функционирования системы менеджмента в организации в наличии. Выдает видимость функционирования отсутствие вовлеченности работников и хаотично установленные цели, в сумме которых можно сложить стратегические цели.
Третий вариант - высшее руководство не принимает участие в реализации системы менеджмента бережливого производства. Этом можно назвать термином - "ручное управление". В этом случае выявляется отсутствие необходимой документированной информации, не распределены функции, ответственность и полномочия среди работников, не рассчитаны характеристики потоков создания ценности для потребителя, не установлены средства для мониторинга и измерения потоков создания ценности для потребителей.
Главной ошибкой при реализации и функционировании системы менеджмента бережливого производства является неопределение состава высшего руководства в документированной информации организации, либо неактуализации существующего перечня состава высшего руководства.
Национальный стандарт ГОСТ Р 56404-2021 «Бережливое производство. Требования к системам менеджмента» имеет целый раздел, связанный с реализацией деятельности высшего руководства в системе менеджмента бережливого производства. Кроме того, вне раздела 5 «Лидерство» выделяются функции высшего руководства. Например, в пункте 7.2.1 ГОСТ Р 56404-2021 определяется обязанность высшего руководства поддерживать инициативу, предложения по улучшению, компетентность работников, а также развивать их творческий потенциал.
Самостоятельно работники не могут получать внутри организации требуемую для организации компетенцию. Указанная деятельность должна быть управляемой и скоординированной высшим руководством организации.
Реализация системы менеджмента в организации требует от высшего руководства организации согласовать расходы на ее функционирование с акционерами организации и с советом директоров (при наличии) организации. Развертывание целей должно осуществляться в соответствие с политикой организации, построенной на основе стратегических целей организации.
Цели организации в системе менеджмента бережливого производства должны быть связаны с целями интегрированной структуры по оптимизации затрат на производство продукции, выполнение работ и оказание услуг.
Если управляющая организация не устанавливает организации цели, организация вправе самостоятельно это сделать. Но при этом следует понимать, что если внутри интегрированной структуры у организаций будут не скоординированные между собой цели по повышению операционной эффективности и производительности труда, тогда поток создания ценности на межорганизационном уровне будет рассинхронизирован с организациями и требованиями заказчика по качеству, объемам, срокам и стоимости.
Высшее руководство должно отслеживать как процессы и структурные подразделения организации сопоставляют с политикой организации устанавливаемые цели, а также каким образом все установленные цели на тактическом и оперативном уровне организации кумулятивно образовывали стратегические цели.
Требования системы менеджмента бережливого производства должны реализовываться через процессы. Для этого высшее руководство организации должно подобрать и обучить достаточное количество владельцев процессов с учетом их взаимозаменяемости. Взаимозаменяемость человеческого ресурса является следствием работы высшего руководства с компетенциями и функциональными траекториями.
Требования системы менеджмента бережливого производства транслируются в процессы с помощью документированной информации. Развитие документированной информации и ее исполнение работниками являются следствием деятельности высшего руководства. Процессы организации сами могут выпускать документированную информацию в сфере своей ответственности.
Достижение целей невозможно без ресурсов организации. Ресурсы изыскиваются высшим руководством и распределяются в процессы для функционирования потоков создания ценности и изменений. Запланированные изменения предусматриваются высшими руководством как средство изменения самой системы менеджмента и ее содержания, а также преобразования потоков создания ценности и их характеристик.
Эффективность преобразования работниками ресурсных потоков в ценность для потребителя является операционной эффективностью. Высшее руководство не может не обращать внимание на эффективность использования ресурсов, ибо высшее руководство и должно изыскивать ресурсы и отчитываться за их использование перед советом директоров и акционерами организации.
Высшее руководство должно создать систему вовлечения работников, развернутую систему поощрения и мотивации через социально-психологическую среду, а также работы с дивизионами и рабочими группами организации, в том числе, по процессам. При этом участие представителей высшего руководства, например, в рабочих группах показывает важность выполнения требований системы менеджмента бережливого производства всеми, независимо от должности и статуса, в том числе руководителя организации.
В случае, если высшее руководство не контролирует достижение целей процессов, структурных подразделений или относится к недостижению целей безразлично будут наблюдаться признаки бессистемности установления целей, отсутствие расчетов ресурсов и действий по формированию и выделению ресурсов
В системе менеджмента бережливого производство существует планирование операционной деятельности, планирование постоянных улучшений, планирование действий в отношении рисков и возможностей.
Следует вводить в организации для представителей высшего руководства показатели эффективности деятельности, привязанные к определенным видам планирования.
Важно представителям высшего руководства личным примером показывать свое участие в деятельности организации через систему менеджмента бережливого производства. Существуют разного уровня руководители организации, которые нуждаются в помощи и поддержки опытных руководителей.
В любой системе менеджмента менеджмента практикуется принятие решений, основанных на фактах, что требует определенных практических навыков. Навыки могут эффективно нарабатываться с наставниками.
Высшее руководство организации может развивать систему наставничества и тренерства. Групповые тренинги положительно влияют на эффективность деятельности команд по достижению установленных целей, решению проблемных вопросов, координации действий в нештатных ситуациях.
Качество руководства организации зависит от того, в какой системе координат привыкли работать представители высшего руководства. Работа организации в режиме предупреждающих действий является более преимущественной. Всегда помните, что пожар проще предупредить, чем потушить.
При работе в организации работнику важно, чтобы его труд был замечен и отмечен, крайне редко руководители среднего звена умеют донести до работника информацию о вкладе работника в деятельность организации, понимая это, представители высшего руководства должны организовать обучение работе с коллективом, в том числе, способам вовлечения и мотивации работников в деятельность, разрешению конфликтов.
Содействие постоянному улучшению должно осуществляться всеми представителями высшего руководства. Если одни процессы, структурные подразделения будут больше поощряться, чем другие в коллективе может возникнуть дисбаланс, при котором возникнет движение. Работники, в таком случае, станут переходить из подразделения в подразделение или разочаровавшись, например, разностью в вознаграждении увольняться.
Тот же механизм будет наблюдаться, если неравномерно развивать элементы системы менеджмента бережливого производства, одни элементы будут полностью работоспособны, другие элементы будут находится в той или иной степени разработки, система не будет функционировать, либо будет функционировать лишь в отчетах на бумаге. Выявить перекос в развитии элементов системы менеджмента может независимый внешний аудит либо в форме сертификации и инспекционного контроля, либо аудит в виде оценки уровня зрелости системы менеджмента.
Вопросы мотивации и вовлечения стоит рассматривать во вторую очередь. В первую очередь высшему руководству следует рассматривать вопросы распределения обязанностей, ответственности и полномочий в соответствии с пунктом 5.3 национального стандарта ГОСТ Р 56404-2021.
Сначала высшему руководству организации следует распределить роли (функции), создать требуемый состав компетенций в соответствии с ролями, обучить работников требуемым компетенциям, распределить среды обученных работников задания, а затем уже вовлекать в их решение и необходимым образом мотивировать.
Применение принципов бережливого производства в первую очередь должно осуществляться высшим руководством. Такие принципы как, уважительное отношение к человеку (работнику), ориентация на создание ценности для потребителя, стратегическая направленность, принятие решений, основанных на фактах.
Формирование модели поведения высшего руководства транслируется руководителями среднего звена на специалистов организации. И развитие системы отказа от наказания за непреднамеренные ошибки также следует осуществлять с уровня высшего руководства.
В случае, если руководитель организации будет демонстрировать неуважение к руководителям среднего звена или представителям высшего руководства, работники, получившие негативный опыт работы с руководителем будут транслировать, как правило, такое отношение ниже по уровням управления.
В случае, если руководитель будет наказывать работников за проявление инициативы, или последствия, возникшие вследствие проявления работником инициативы, то в организации будет мало предложений по улучшениям, а любые изменения будут вызывать негативное отношение потому, что при изменениях необходимо будет корректировать действия или схему взаимоотношений работников, что может привести работника к наказанию на непреднамеренные ошибки.
Высшему руководству следует взять на вооружение принцип, по которому ответственность за неправильные, неэффективные действия несет руководитель. Руководитель не разработал необходимых документированных процедур, руководитель не проследил за должной степенью осведомленности работников.
Представители высшего руководства образуют собой команду, способную решать стратегические цели организации. Для решения подобных задач представители высшего руководства должны, также как и все работники организации, пройти обучение. Профессиональный рост представителей высшего руководства тоже желательно осуществлять в организации.
Следует помнить, что действительно большие, нужные, важные и полезные изменения можно инициировать и осуществлять с уровня высшего руководства. В связи с этим институт высшего руководства должен развиваться вслед за развитием системы менеджмента бережливого производства и способствовать повышению производительности труда и операционной эффективности, сокращению потерь в потоках создания ценности.
Автор статьи:
Эксперт по системам
менеджмента, Бизнес-аналитик
Николай Харитонов
Ключевые слова: высшее руководство, управление организацией, операционная эффективность, мотивация, вовлечение, бережливое производство, производительность труда, менеджмент организации, производственная система, потоки создания ценности, процессы, уровни управления, ручное управление, установление целей, компетенции.
