Зачем бизнесу деловые встречи, какие форматы работают и как превратить совещание из формальности в полезный инструмент.
Рабочие совещания — один из самых противоречивых форматов в бизнес-среде. С одной стороны, они помогают генерировать идеи и согласовывать решения, но с другой — становятся «пожирателями времени» и источником раздражения внутри коллектива. Проблема кроется в том, что их проведение часто непродуманно.
Когда проведение совещаний оправдано
Совещание — инструмент целенаправленной коммуникации. Оно необходимо в ситуациях, когда взаимодействия людей через переписку или e-mail недостаточно. Деловая встреча поможет, если нужно:
- Принять коллективное решение, требующее сбора мнений и обсуждения возможных рисков. Так выбирают амбассадоров при запуске нового продукта на рынке;
- Синхронизировать усилия нескольких отделов или специалистов, чтобы справиться со сложной задачей. Например, внедрить новый функционал в мобильном приложении;
- Провести мозговой штурм с генерацией идей — для разработки концепции рекламной кампании или поиска дистрибьюторов за рубежом;
- Справиться с кризисной ситуацией, что требует чёткого порядка действий. Подойдет, когда нужно отреагировать на сбой в системе или клевету в социальных сетях;
- Объявить о важном решении вроде кадровых перестановок или внедрения новой системы KPI, поскольку на групповой встрече проще закрыть вопросы или недовольства.
Если у совещания нет повестки, информацию можно передать письменно, а ключевые для принятия решений лица отсутствуют — она может превратиться в пустой разговор. Не стоит собирать людей «для галочки», когда достаточно привычных форматов коммуникации.
Каких видов бывают рабочие совещания
Деловые встречи классифицируют по частоте (плановые и внеплановые), формату (онлайн и оффлайн). Мы же рассмотрим форматы в зависимости от целей:
- Оперативные — короткие регулярные планёрки на 10-15 минут, позволяющие уточнить статус текущих задач и зафиксировать план следующих шагов;
- Стратегические — часы стратегической сессии закладываются раз в полгода или квартал, чтобы ставить крупные цели по развитию бизнеса;
- Проектные — посвящаются обсуждению конкретного проекта на разных его этапах. Основная цель в согласовании действий между отделами;
- Проблемные — созываются при внештатных ситуациях, чтобы найти решение возникшей проблемы. Требуют серьёзной подготовки и участия экспертов;
- Итоговые — призваны обсудить результаты и извлечь уроки. Такие совещания не только про цифры, но и мотивацию команды к дальнейшей работе.
Каковы причины низкой эффективности совещаний
Типы совещаний выше призваны повышать общую производительность бизнеса, но в процессе могут теряться как приоритеты, так и командный дух. Прежде чем переходить к особенностям их проведения, вспомним причины, которые знакомы многим командам:
- Отсутствие чёткой цели — участники не понимают, зачем пришли и что должно быть результатом;
- Некорректный состав участников — присутствуют люди без компетенций по теме или не хватает ключевых лиц, принимающих решения;
- Неуважение ко времени — опоздания, затягивание встречи, уход в обсуждение неуместных тем;
- Доминирование со стороны одного человека — у остальных участников нет возможности высказаться или их предложения игнорируются;
- Нет фиксации результатов — спустя час дискуссии решения не задокументированы, а ответственные не назначены.
Как сделать встречи продуктивными
Чтобы справиться со сложностями проведения совещаний, рекомендуем выделить время на тщательную подготовку. Это — инвестиция в развитие вашей компании.
Этап 1: подготовка
- Сформулируйте чёткую цель в одном предложении. Размытое «обговорить проблемы с логистикой» не подойдёт, конкретизируйте тему как «определить пять действий по сокращению сроков доставки в регионы до конца квартала»;
- Подготовьте рассылку с указанием темы и таймингов, пригласите коллег заранее. Если необходимо, добавьте свои ожидания: отчёт о текущем движении товаров от менеджера, прогноз по ближайшим поставкам от аналитика;
- Соберите необходимые документы и напишите план, в котором будут отражены не только вопросы к обсуждению, но и заложенное время на выступление каждого участника.
Этап 2: проведение совещания
- Начинайте вовремя, но не погружайтесь в нюансы повестки с первых минут. Повторение плана встречи настроит на нужный лад и даст фору опаздывающим по уважительной причине;
- Контролируйте регламент — назначьте модератора, который будет следить за временем, стимулировать активность и пресекать конфликты;
- Вовлекайте участников — задавайте открытые вопросы, прибегайте к голосованиям. Возможно, людям непривычно быть в центре внимания, но общая активность повышает качество решений;
- Если беседа проходит онлайн или в гибридном формате, договоритесь о порядке включения камер и микрофонов, а также чаще используйте интерактивные варианты взаимодействия.
Этап 3: завершение
- Кратко озвучьте принятые решения и попросите участников сделать то же самое своими словами — так вы убедитесь, что все одинаково поняли договорённости;
- Подготовьте протокол совещания с перечнем задач, ответственными за их выполнение и сроками на реализацию. Не забудьте отправить копии документа каждому участнику.
Какие неприятности могут случиться на совещании и как с ними работать
- Острый конфликт — модератор должен вмешаться, выслушать мнения сторон и сфокусироваться на поиске решения, которое учтёт интересы каждого. Если это невозможно, ведущий объявляет о завершении встречи, чтобы избежать дальнейшего саботирования;
- Технический сбой в онлайн-формате — важно иметь запасной вариант под рукой: ссылку на вход при внезапном завершении сессии или альтернативную площадку для проведения созвона. Неполадки не получается устранить за 10 минут? Совещание стоит перенести;
- Отсутствие прогресса или зацикливание на одном вопросе — модератору необходимо отложить этот вопрос: назначить ответственных за детальную проработку вариантов решения и вынести на отдельную, более подготовленную встречу.
Больше о бизнесе можно узнать в нашем телеграм-канале «Совкомбанк для бизнеса» или группе во ВКонтакте — подписывайтесь и оставайтесь в курсе главных бизнес-трендов.