Вопрос пользователя: «Как сделать так, чтобы кладовщик на складе видел задания на приемку, если документы от поставщика еще не пришли?»
Суть проблемы
При неотфактурованных поставках товар физически поступает на склад без сопроводительных документов. Кладовщик не может оформить приемку, так как в системе нет оснований (накладных). Это приводит к простоям в зоне разгрузки и «серому» учету товара, который есть на складе, но не отражен в системе.
Что может 1С ERP?
Система позволяет назначить распоряжением для оформления поступления и приемки не только конкретный документ (заказ, накладную), но и договор с поставщиком. Это превращает долгосрочный договор в постоянное основание для приемки.
Суть подхода:
В настройках договора с поставщиком есть параметр «Оформление поступлений и приемки на склад». Здесь можно указать:
- Когда доступно распоряжение: Например, «По текущему договору (в т.ч. без документов)».
- Что является распоряжением: Например, договор, сгруппированный по нескольким заказам.
В результате в рабочем месте кладовщика «Приемка товаров на склад» в списке распоряжений появится сам договор.
Преимущества подхода:
- Гибкость: Приемка возможна сразу при поступлении груза, без ожидания электронных документов.
- Автоматизация: По одному договору можно принять товары по нескольким разовым отгрузкам.
- Порядок: Все поступления будут «привязаны» к правильному договору, что упростит последующую сверку и фактуровку.
Решение и рекомендации
- Заключите долгосрочный договор с поставщиком, где предусмотрена поставка «по заявкам» без ежедневных накладных.
- В карточке договора в 1С выберите цель «Закупка», установите флаг на раздельную закупку по схеме «Неотфактурованные поставки».
- В настройках оформления поступлений выберите вариант «По текущему договору» и «Сгруппирована по договорам».
- Обучите кладовщиков: Покажите, как находить и выбирать нужный договор в списке распоряжений при создании приходного ордера.
Итог простыми словами
Договор с поставщиком становится «пропуском» для товара на ваш склад. Кладовщик видит в системе: «Договор №123 с “ПоставщикомООО” – к приемке». Он оформляет приходный ордер прямо по этому договору, указывая, что и сколько пришло. Позже, когда бухгалтерия получит от поставщика общую накладную за месяц, она оформит документ «Приобретение», и все цепочка замкнется.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий поставки воды/кофе в офис: Поставщик привозит бутыли с водой каждый понедельник без накладной. Кладовщик сканирует их и оформляет приход прямо по долгосрочному договору. В конце месяца приходит общий счет, который бухгалтер легко проводит, так как все поступления уже зафиксированы.