Не дождалась ваших комментариев на вопрос, но все таки отвечу

Не дождалась ваших комментариев на вопрос, но все таки отвечу 😅

Большинство приказов и заявлений на ежегодный отпуск можно уничтожить, но не все подряд — главное значение имеют условия труда работника.

А наличие записи в личной карточке Т-2 не отменяет необходимости хранить сами приказы. Это разные документы с разными сроками хранения.

📅 Сроки хранения: 5 лет vs 50/75 лет

Всё регламентирует Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (основной документ для архивов).

Согласно ему:

5 лет — стандартный срок для приказов на ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), если работник трудится в обычных условиях.

Срок считается с 1 января года, следующего за годом издания приказа.

50/75 лет — увеличенный срок в двух случаях:

➖ Условия труда — вредные или опасные. Все отпускные документы таких работников (ежегодные, учебные) хранятся 50 лет (если оформлены после 01.01.2003) или 75 лет (если до этой даты).

➖ Документ в личном деле.

Если ваша организация подшивает заявления и приказы на отпуск в личное дело, они наследуют его срок хранения — 50/75 лет.

Моя личная рекомендация их разделить.

Заведите отдельную папку для приказов и заявлений по ежегодным отпускам, причем заявления (если работники их вам предоставляют, хотя когда отпуск предоставляется по графику отпусков это не обязательно) прикрепите к приказу.

🚩 Важное уточнение!

Приказы на отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет), хранятся именно 50/75 лет.

〰️〰️〰️

Пример: Приказ на ежегодный отпуск за 2015 год при обычных условиях можно было уничтожить с 01.01.2021. А приказ на отпуск «за свой счет» за тот же 2015 год нужно хранить до 2066 года.

〰️〰️〰️

🗂 А как же карточка Т-2?

Если продолжаете ее вести, она не является заменой.

Карточка Т-2 — это учетный документ.

Её наличие не даёт права досрочно уничтожить оригиналы распорядительных документов (приказов).

Более того, у самой карточки Т-2 свой, длительный срок хранения — 50/75 лет после увольнения работника.

✏️ Что делать перед уничтожением:

Чтобы всё было по закону, важно соблюсти процедуру:

1. Провести экспертизу ценности документов (обычно это делает специальная комиссия).

2. Оформить акт о выделении документов к уничтожению с подробным списком (даты, номера приказов).

3. Уничтожить документы (шредер, услуги специализированной компании).

4. Подписать акт об исполнении.

#кадры #документооборот #архив #отпуск #спрашивалиотвечаю