Вопрос пользователя: «Акты со статусом «Отработано» висят в общем списке, мешают. Их можно удалять? Или как-то архивировать?»
Суть проблемы: Со временем количество завершенных актов растет, они «засоряют» оперативные журналы, затрудняя поиск текущих дел. Пользователь испытывает соблазн удалить старые записи, чтобы очистить вид, но это нарушит архив данных и аудиторскую следность.
Что может 1С ERP? Акты о расхождениях, как и любые другие документы в 1С, не подлежат удалению (особенно проведенные). Это важное правило сохранения целостности данных. Вместо удаления для работы с историей используются следующие механизмы:
- Настройки отбора в журнале. В журнале «Акты о расхождениях» можно и нужно настроить отбор, например, «Статус – Не равно – Отработано». Тогда в рабочем списке будут только актуальные акты.
- Фильтрация и поиск. Для поиска старого акта можно использовать фильтры по дате, поставщику, номеру.
- Архивация базы данных. Техническое «удаление» старых данных производится администратором на уровне архивирования или выгрузки информационной базы, а не удаления документов.
Преимущества подхода: Гарантирует сохранность полной истории хозяйственной деятельности компании. Любой акт, даже пятилетней давности, можно найти и предъявить для проверки, аудита или в суде.
Решение и рекомендации: Никогда не удаляйте проведенные акты. Настройте в своем рабочем журнале удобные отборы, чтобы не видеть завершенные дела. Для глубокого архивирования обратитесь к администратору системы.
Итог простыми словами: Акты в 1С — это страницы в журнале регистрации входящих претензий. Вы не вырываете страницы из журнала, даже если дело закрыто. Вы просто закрываете журнал и кладете его на полку (настраиваете отбор). А когда нужно что-то найти за прошлый год — берете журнал с полки и листаете.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Подготовка к ежегодному аудиту.
Ситуация: Аудиторы запрашивают все акты о расхождениях с ключевым поставщиком за последние 3 года.
Проблема: Если бы акты удалялись, предоставить их было бы невозможно.
Решение: В журнале снимаются все отборы. Устанавливается фильтр по поставщику и периоду в 3 года.
Результат: За несколько минут формируется полный список всех актов, независимо от их статуса. Данные для аудита готовы.