Вопрос пользователя: «У нас сервис и выездной ремонт. Сотрудники берут с собой запчасти (ЗИП), чинят оборудование у клиента, а лишнее возвращают. Подписывается акт. Каким документом в 1С ERP правильно оформить те комплектующие, которые фактически были потрачены на ремонт?»
Суть проблемы
При сервисном ремонте легко запутаться в учете. Комплектующие могут быть включены в общую стоимость услуги или выставляться клиенту отдельной строкой. Если оформить их не тем документом, возникает риск задвоения себестоимости: система спишет детали как расходы, а потом еще раз спишет их же как себестоимость проданного товара. Это искажает финансовый результат. Особенно сложно контролировать, что именно было установлено у клиента, когда у сотрудника есть свой выездной запас (склад сотрудника или машины).
Что может 1С ERP?
1С ERP позволяет четко разделить учет в зависимости от бизнес-модели:
- Если вы продаете клиенту запчасти отдельно (они идут отдельной строкой в акте), то факт их «расхода» при ремонте оформляется как продажа. Это документ «Реализация товаров и услуг».
- Если стоимость запчастей включена в общую цену ремонта (клиент видит только одну строку «услуга»), то их расход оформляется как внутренние затраты компании документом «Внутреннее потребление товаров» с видом операции «Списание на расходы».
Система также корректно учитывает движение запасов через «склад сотрудника» с помощью документов «Перемещение товаров».
Решение и рекомендации
Для вашего случая (ЗИП всегда в акте отдельной строкой + запас вывозится на склад сотрудника) действуйте по схеме:
- Выдача запчастей сотруднику перед выездом.
Документ: «Перемещение товаров».
Действие: Переместите необходимые комплектующие с основного склада на склад сотрудника. Это фиксирует ответственность и остатки. - Оформление выполненного ремонта и потраченных запчастей.
Главный документ: «Реализация товаров и услуг».
Что указать:
Строки с комплектующими – как товары (они спишутся со склада сотрудника).
Строки с работами по ремонту, выездом – как услуги.
Важно: Этот документ одновременно является и актом для клиента, и документом списания запасов в себестоимость. Отдельно «списывать на расходы» эти запчасти не нужно. - Возврат неизрасходованного остатка.
Документ: «Перемещение товаров».
Действие: Верните оставшиеся детали со склада сотрудника обратно на основной склад. - Если на складах используется ордерная схема, то при проведении «Реализации» система автоматически создаст «Расходный ордер на товары» для фиксации фактического убытия запасов.
Итог простыми словами
Представьте, что ваш сотрудник – это передвижной магазин запчастей с услугами мастера. Перед выездом он «забрал товар со склада» (оформлено Перемещением). У клиента он «продал» детали и свою работу (оформлено Реализацией). То, что не продал, — вернул. В учете так и отражается: потраченные (установленные) детали — это проданные детали. Оформлять их нужно документом на продажу, а не внутренним актом списания.
Типичные сценарии использования
Сценарий 1: Выездной ремонт с продажей запчастей
- Ситуация: Клиент вызвал мастера для замены блока питания и чистки оборудования.
- Проблема: Нужно оформить акт, где блок питания будет отдельной позицией, а работа — другой, и корректно списать этот блок со склада.
- Решение:
Блок питания переместили на склад мастера Иванова («Перемещение товаров»).
После ремонта оформили «Реализацию товаров и услуг»: одна строка — товар «Блок питания Х» (списался со склада Иванова), вторая строка — услуга «Замена, чистка».
Неиспользованные переходники мастер вернул на склад через «Перемещение товаров». - Результат: Клиент получил прозрачный акт. Себестоимость блока питания корректно учтена в расходах компании, а остатки на складах точные.
Сценарий 2: Ремонт, где запчасти входят в стоимость услуги (пакетное предложение)
- Ситуация: Компания оказывает услугу «Гарантийное обслуживание» по фиксированной цене, куда включены все необходимые мелкие детали (винты, термопаста и т.д.).
- Проблема: Как списать эти детали, не выставляя их клиенту отдельно?
- Решение: Эти комплектующие списываются документом «Внутреннее потребление товаров» с видом операции «Списание на расходы». В аналитике указывается заказ или статья затрат по этому ремонту.
- Результат: Себестоимость услуги сформирована правильно, детали не отображаются в акте для клиента, учет расходов точен.