Добрый день, коллеги!
Мы с вами проводили опрос по поводу требований документов, которые запрашивают за прошлый период, и по которым часто даже бывает такое, что запрашивают там задолго — даже за 10 лет могут запросить. В действительности такие требования есть, и сейчас, с учетом того, как именно проводится выездная проверка, я очень часто с таким сталкиваюсь. Многие просто по таким требованиям отвечают отказом.
На самом деле налоговый орган имеет право запрашивать эти документы, если конкретно в их проверяемом периоде есть сделки, которые были совершены на основании этих документов, и они учтены в расходах/доходах, то есть попадают под проверяемый период их налогоплательщика. Это может быть как в рамках «встречки», так и в рамках проверки вас как налогоплательщика — например, если вы заявляете об убытке прошлых лет.
То есть по убыткам прошлых лет вы должны хранить документы ровно столько, сколько вы их заявляете, плюс еще проверяемый период, в течение которого налоговый орган может вас проверить. В случае, если проверяют вашего контрагента и запрашивают у вас документы прошлых лет, которые для вас уже не имеют значения (то есть, допустим, ваш контрагент заявил убыток на основании тех документов, которые вы ему выставили, но вы в свое время в доходах это учли, и для вас уже проверяемый период ушел, по закону о бухучете срок вы тоже выдержали) — в этом случае нельзя просто написать со ссылкой на закон о бухучете, что срок хранения документов истек, и все, до свидания.
Нет, нужно написать, что срок хранения документов истек и они уничтожены. Причем есть даже такая арбитражная практика, где налогоплательщик написал, что документы не подлежат хранению или срок хранения истек, и они их уничтожили, а суд встал на сторону налогового органа. Налоговый орган оштрафовал за непредставление документов, ссылаясь на то, что не были представлены акты уничтожения.
Поэтому, если вы уничтожаете какие-то документы со стекшим сроком хранения, то обязательно это актируйте и в налоговый орган предоставляйте доказательства того, что эти документы у вас уничтожены.
То есть, есть три основания:
1. Первое — у вас нет обязанности их хранения.
2. Второе основание — это срок хранения истек.
3. И третье — документ, который подтверждает, что данных документов у вас уже нет, это акт об уничтожении.
