Для большинства компаний, комплексно внедривших 1С:Документооборот, информационная система стала цифровой основой управления бизнес-процессами. В ней реализуются все согласования, ставятся задачи, выстраиваются связи между документами и хранится история их жизненного цикла. Пользователи ценят удобный интерфейс, отлаженную ролевую адресацию и возможность отслеживать всё в одной точке.
Постановка задачи
Наш клиент (крупная российская финансовая организация), давно и успешно работающий с системой 1С:Документооборот, тем не менее столкнулся с определенной сложностью, связанной со спецификой создания нетиповых документов (договоров, актов, коммерческих предложений). Сотрудникам заказчика приходилось тратить уйму времени на ручное копирование реквизитов из карточки в 1С в шаблоны Word, что приводило к неизбежным опечаткам, несоответствию данных и неэффективным трудозатратам. Использование внешних конструкторов документов разрывало процессы: данные приходилось вводить дважды, а статус готовности документа в конструкторе не отражался в системе 1С.
Реализация интеграции между системой 1С:Документооборот и онлайн-конструктором DocZilla, который активно использовался нашим заказчиком, решила бы данные проблемы, предоставляя пользователям платформу для сквозной автоматизации и прозрачности процессов документооборота.
Реализация интеграции
Исполнителем этой нестандартной задачи была выбрана наша компания - ООО «НЭП», поскольку её решение лежало на стыке двух экосистем: Платформы 1С для управления процессами и специализированного сервиса DocZilla для генерации документов. Для реализации требовались технические компетенции и опыт работы с API обеих систем и понимание существующей бизнес-логики документооборота финансовой компании.
Мы предложили решение, сохраняющее преимущества обеих систем:
· 1С:Документооборот остаётся единой точкой входа и контроля для пользователя.
· DocZilla становится «невидимым» двигателем для генерации документов.
Уникальность такого подхода заключалась в двустороннем обмене: не только отправка данных из 1С в DocZilla и автоматическое возвращение статусов выполнения каждого этапа (например, «На согласовании подразделений», «Документ подписан») обратно в карточку документа в DocZilla, но и отправка файла необходимого формата из DocZilla в 1С. Это создало полностью автоматизированный цикл.
Процесс работы с документом был разбит на четкие этапы:
1. Инициирование в 1С: Пользователь работает в привычном интерфейсе «1С:Документооборот». При создании задачи на подготовку документа (например, договора) он заполняет все необходимые реквизиты (данные контрагента, суммы, сроки) в карточке.
2. Автоматическая отправка данных: При нажатии кнопки «Сформировать в DocZilla» система автоматически отправляет структурированный пакет данных (реквизиты, ID документа, тип шаблона) в конструктор DocZilla.
3. Переход в DocZilla: На стороне DocZilla заранее подготовленный шаблон автоматически заполняется полученными данными. Система сама выбирает нужные формулировки, условия и формирует итоговый файл в формате DOCX.
4. Обратная связь: DocZilla отправляет в 1С статус об успешном создании документа и ссылку на готовый файл. В дальнейшем, при подписании или иных действиях в 1С, статус в DocZilla также обновляется.
5. Обработка документа: при получении задачи на согласование/доработку документа, сотрудник вносит комментарии и обрабатывает замечания напрямую в DocZilla, переходя по ссылке в документе в 1С. В зависимости от этапа обработки документа, DocZilla по запросу выполняет раздачу и ограничение прав доступа к документу для сотрудников рабочей группы.
Итоговая версия документа возвращается в 1С в виде файла в формате PDF и автоматически прикрепляется к карточке документа после выполнения сотрудником задачи «Подготовить итоговый документ». Весь дальнейший жизненный цикл (подписание, отправка контрагенту) проходит в 1С, где сохраняется полная история и связи.
Трудности и их преодоление
На этапе проектирования и реализации задачи возникли определённые затруднения, требующие отдельного упоминания и детального разбора:
- Сложность отображения статусов: Основная задача - сделать обмен статусами информативным и полезным для пользователя 1С. Мы не ограничились простым «выполнено», а разработали набор четких статусов, интегрируемых в этапы существующего бизнес-процесса в 1С:ДО.
- Согласование форматов данных: Требовалась тонкая настройка сопоставления полей из 1С с переменными в шаблонах DocZilla. Решили через создание детальной схемы трансформации данных.
- Обеспечение безопасности передачи данных: Реализовали валидацию получаемых токенов через IdentityServer.
- Обеспечение надежности: Важно было предусмотреть обработку ошибок (например, если DocZilla недоступен). Реализовали механизм повторных попыток отправки, логирование всех операций и уведомления администратору об ошибках.
Итог и полученные эффекты
· Сокращение времени: Время на создание сложного типового документа сократилось с 20-30 минут до 5-7 минут (время, необходимое для заполнения данных документа и нажатия кнопки в 1С).
· Исключение ошибок: Количество ошибок, опечаток и несоответствий в реквизитах упало практически до нуля, так как данные передаются напрямую, без ручного ввода.
· Повышение прозрачности: Менеджеры и руководители видят реальный статус документа на этапе его формирования во внешнем сервисе прямо в карточке 1С.
· Сохранение инвестиций: Компания продолжила работать в отлаженной системе 1С:Документооборот, усилив её функционал без миграции или изменения процессов. История документов сохранились в полном объеме.
Заключение
Данный проект - наглядный пример того, как грамотная интеграция позволяет получить лучшее из двух систем: производительность и надежность экосистемы 1С для управления процессами и специализированные возможности внешних сервисов. Нам не пришлось вынуждать бизнес менять привычные инструменты - мы расширили их возможности, создав единое бесшовное цифровое пространство.