Вопрос пользователя: «Мне нужно сдать в архив пачку распечатанных счетов-фактур за месяц. Неужели мне нужно открывать каждый по отдельности и нажимать печать?»
Суть проблемы: Бумажный документооборот и архивация часто требуют физического наличия распечатанных копий. Печать каждого документа по отдельности при большом объеме — чрезвычайно трудоемкая задача. Пользователю необходим способ массовой печати.
Что может 1С ERP? Да, система позволяет организовать пакетную (массовую) печать документов. Это делается непосредственно из журнала «Счета-фактуры полученные». Вы можете отфильтровать или отметить нужные документы (например, за определенный месяц или по конкретному поставщику), затем выбрать в меню журнала команду, которая обычно называется «Печать выделенных», «Вывести список на печать» или аналогичную. Система сформирует и отправит на печать все выбранные счета-фактуры одним заданием.
Преимущества подхода: Колоссальная экономия времени и усилий пользователя. Автоматизация рутинной операции. Позволяет быстро подготовить комплекты документов для архива, проверок или внутренних нужд.
Решение и рекомендации: В журнале «Счета-фактуры полученные» установите фильтр на нужный период. Выделите все документы в отфильтрованном списке (сочетание клавиш Ctrl+A) или только нужные, удерживая Ctrl. Затем через меню «Еще» или контекстное меню (правая кнопка мыши) найдите команду массовой печати. Перед отправкой убедитесь, что в настройках принтера выбран правильный формат.
Итог простыми словами: Это как отправить на печать не одно письмо, а всю папку «Входящие» за месяц. Вы выбираете папку и нажимаете «Печать всех» — принтер печатает все письма подряд. Так же и в 1С: вы выбираете «папку» счетов-фактур за месяц и печатаете их все разом.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий 1: Подготовка документов для ежемесячной подшивки в архив.
Ситуация: По внутреннему регламенту необходимо иметь бумажные копии всех входящих счетов-фактур, сброшюрованные по месяцам.
Проблема: В месяц приходит 200-300 счетов-фактур. Печать каждого вручную займет целый день.
Решение: В последний день месяца бухгалтер открывает журнал, фильтрует его по текущему месяцу, выделяет все документы и выбирает «Печать выделенных».
Результат: Принтер автоматически печатает все счета-фактуры. Остается только их собрать и подшить. Задача выполнена за 15 минут вместо 8 часов.