Закон обяжет всех участников перевозок по договорам поставки работать только с электронной транспортной накладной (ЭТрН).
Готовиться стоит уже сейчас, чтобы не попасть на штрафы и бизнес не оказался парализован.
Вместе с экспертом по ЭДО из «Технологии Движения» Ингой Даровой написали для вас пошаговую инструкцию.
Что такое ЭТрН и зачем она нужна
Это полный аналог бумажной ТрН, только в цифре. Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), то есть имеет такую же юридическую силу.
Электронная накладная подтверждает договор, фиксирует все детали перевозки (что, куда, кто) и служит основанием для расчетов. Без нее или с ошибками в накладной при любой проверке вас ждут претензии от контролирующих органов.
Почему начинать нужно сейчас
Дедлайны уже определены:
- С 1 марта по 30 апреля 2026 экспедиторы обязаны зарегистрироваться в госреестре «ГосЛог» (цифровая платформа для логистики).
- С 1 сентября 2026 все участники перевозок обязаны формировать ТрН ТОЛЬКО в электронном виде. Экспедиторы начинают использовать электронные экспедиторские расписки и поручения.
Главный бонус для перевозчиков от перехода на ЭТрН — скорость оплаты. Раньше водитель мог везти бумажные документы неделями, бухгалтерия обрабатывала их, и только потом запускался срок отсрочки платежа (иногда 45 дней). С ЭТрН документы закрываются в момент доставки, и контрагенты уже переводят оплату. В идеале — практически мгновенно.
Как ЭТрН меняет процесс
- Нет бумаги. Вы создаете накладную в системе оператора ЭДО.
- Нет физической передачи. Все участники (отправитель, перевозчик, получатель) подписывают документ удаленно электронной подписью.
- Автоотправка в госсистему. Данные автоматически уходят в ГИС ЭПД через оператора. Вручную ничего отправлять не нужно.
- Цифровой архив. Все документы хранятся у оператора ЭДО, их легко найти и использовать.
План перехода на ЭТрН: 6 шагов
- Оцените текущий процесс. Поймите, кто и как в вашей компании сейчас работает с накладными.
- Выберите оператора ЭПД из официального списка Минтранса (сейчас там 11 компаний, включая «Астрал», «СКБ Контур», «Такском», «СберКорус» и других). Он будет вашим проводником в системе.
- Оформите электронные подписи. Отправителю, перевозчику, получателю — УКЭП или УНЭП «Госключ». Водителю — УНЭП «Госключ» или простую подпись (ПЭП). Оформление — от нескольких минут до 3 дней.
- Обучите команду. Операторы предоставляют инструкции, их также несложно изготовить самим. Важно подготовить всех, особенно водителей. Молодые сотрудники осваивают быстро, старшему поколению может потребоваться больше времени.
- Проведите тестовые перевозки. Прогоните через систему пробные ЭТрН, чтобы найти и устранить ошибки до реальных рейсов.
- Согласуйте с партнерами. Убедитесь, что ваши контрагенты тоже подключились к системе и готовы к электронному обмену.
Чем грозит игнорирование новых правил
- Штрафы от ФНС: для ИП — от 3 000 до 10 000 рублей, для организаций — от 100 000 до 1 000 000 рублей.
- Снятие водителя с рейса: машина с бумажной накладной будет приравнена к транспорту без документов.
- Прекращение работы с незарегистрированными экспедиторами.
- Срыв сотрудничества с партнерами, не перешедшими на ЭДО.
Плюсы и минусы перехода
Плюсы:
- Мгновенный обмен документами.
- Сокращение сроков оплаты от заказчиков.
- Отсутствие бумажных архивов.
- Уменьшение ошибок в документах.
Минусы (решаемы):
- Необходимость массовой закупки корпоративной техники (смартфоны/планшеты для водителей).
- Затраты времени на обучение сотрудников.
- Зависимость от качества интернет-связи в пути.
- Необходимость полноценного внедрения ЭДО в компании.
Что в итоге
Переход на ЭТрН — не просто «цифровизация ради цифровизации». Это реальный инструмент для ускорения оборота денег, снижения издержек и минимизации рисков. Начните подготовку уже сейчас, чтобы к сентябрю 2026 года работать спокойно, эффективно и без штрафов.