С какими развилками и подводными камнями сталкиваются компании при выборе системы электронного документооборота? Рассказывает директор по производству 1С-КПД Антон Бондарев.
Если цели противоречат друг другу, появляются развилки
В сущности, самому ИТ-директору СЭД не особенно и нужна. Но когда его компания дорастает до внедрения электронного документооборота, у ИТ-директора появляются две цели:
- удовлетворить требования сотрудников, чтобы они могли выполнять в СЭД свои бизнес-задачи;
- сопровождать систему оптимальным образом: т.е. тратить меньше денег компании и времени специалистов ИТ-службы.
Казалось бы, всё что требуется – собрать требования пользователей, выбрать на рынке подходящую СЭД, рассчитать бюджет внедрения и сопровождения.
Проблема в том, что обозначенные две цели могут противоречить друг другу. И тогда появляются развилки выбора.
Первая развилка: типовая функциональность или гибкость
Когда ИТ-директор начинает сравнивать СЭД по списку требований пользователей, довольно быстро возникает первая развилка.
С одной стороны, на российском рынке можно выбрать систему, которая уже «из коробки» закрывает максимум пожеланий. С другой – можно пойти по пути доработки системы под специфику компании.
– Но чем сильнее вы кастомизируете систему на старте, тем дороже и сложнее будет ее сопровождение. И тогда страдает вторая цель ИТ-директора – управляемость и стоимость владения, – подчеркивает Антон Бондарев.
Специалисты 1С-КПД не первый год наблюдают на рынке следующую коллизию. Многие компании, внедрившие кастомизированную СЭД, в итоге приходят к выводу, что им было достаточно базового функционала. Половина сложных доработок либо не используется, либо используется эпизодически.
– Поэтому мы рекомендуем обращать внимание на системы, которые в базовой версии закрывают ключевые сценарии работы с документами, но при этом допускают развитие, когда оно действительно необходимо для бизнеса, – отмечает эксперт 1С-КПД.
Вторая развилка: стоимость внедрения или стоимость владения
На этапе выбора СЭД бюджет внедрения почти всегда обсуждается подробно. А вот стоимость владения системой часто остается «за кадром», хотя именно она определяет, пожалеет ли ИТ-директор о своем выборе через год-два.
Директор по производству 1С-КПД Антон Бондарев обращает внимание на фактор, о котором обычно забывают:
– Важно, сколько на рынке специалистов по выбранной системе. Можете ли вы нанять человека в штат, заменить подрядчика, не зависеть от одного вендора или одной команды.
В этом смысле экосистема вокруг продукта иногда важнее его отдельных функций. Чем больше специалистов, партнеров и практики — тем ниже риски, тем проще сопровождение, тем дешевле услуги.
Для ИТ-директора это означает свободу маневра: можно менять модель поддержки, оптимизировать затраты, масштабировать систему вместе с бизнесом, а не перестраивать ИТ-ландшафт каждые несколько лет.
Третья развилка: отдельная система или часть единой платформы
Еще один вопрос, который редко формулируется напрямую, но сильно влияет на итоговое решение: будет ли СЭД изолированным инструментом или частью общей ИТ-платформы компании.
– Если в компании уже есть решения на платформе 1С, пользователи ее знают, айтишники ее знают, лицензии можно использовать совместно. Это сразу дает экономию по нескольким позициям, – говорит Антон Бондарев.
Единая платформа снижает порог входа для пользователей, упрощает администрирование и делает интеграции менее болезненными.
Для небольших компаний это часто означает более быстрый старт. Для крупных — предсказуемость и управляемость ИТ-ландшафта вдолгую.
Четвертая развилка: сделать все и сразу или двигаться короткими шагами
Одна из самых частых ошибок, которую допускают ИТ-директора – стремление внедрить СЭД сразу идеально.
– Компании стремятся прыгнуть с нуля куда-то в бесконечность. Еще вчера ничего не было, а завтра – нужно автоматизировать все. На практике такой подход почти всегда приводит к перегруженной системе, разочарованным пользователям, затратному сопровождению. Половина функций не используется, а ИТ-служба получает сложный в поддержке продукт, – говорит Антон Бондарев.
Рабочая стратегия – другая: короткие шаги. Запустили один процесс, стабилизировали, посмотрели на реальные данные, сделали выводы – и только потом пошли дальше.
При этом в компаниях любого масштаба все начинается с базовых сценариев, которые приносят отдачу бизнесу максимально быстро.
Обычно первым шагом становится управление договорами: согласование, хранение, поиск, архивирование.
Следующий шаг – управление задачами, поручениями, исполнительской дисциплиной, включая контроль сроков.
Также в числе первых шагов – работа с входящей и исходящей корреспонденцией, приказами, заявками, административными и кадровыми процессами.
На следующих этапах СЭД нередко начинает интегрироваться с другими системами (бухгалтерией, ERP, кадровыми решениями, сервисами ЭДО и т.д.) и становится важной частью единой управленческой и ИТ-инфраструктуры компании.
Два подводных камня внедрения СЭД
Первый из них, как и в любом ИТ-проекте – сопротивление пользователей.
Даже правильно выбранная СЭД «не взлетит», если пользователи саботируют работу в системе. Причины здесь обычно две: привычка работать по-старому и страх прозрачности.
– СЭД делает процессы в компании и действия сотрудников видимыми. Это многих пугает. Поэтому без поддержки руководства и управленческих решений система не заработает, – говорит Антон Бондарев.
Разъяснять пользу системы для сотрудников важно, но недостаточно. Внедрение должно быть поддерживаться решениями руководства, желательно, первого лица компании.
Хорошо работают KPI, сроки и персональная ответственность команды заказчика за запуск системы. Тогда сопротивление быстро сменяется принятием.
Второй подводный камень – недооценка сложности внедрения СЭД. Многие думают: ведь это не ERP, а «всего лишь» работа с документами.
– Любая СЭД после установки сама не заработает, – напоминает Антон Бондарев. – Нужны управленческие решения, участие пользователей и время руководителей.
Без этого СЭД остается технически развернутой, но организационно мертвой. И тогда разочарование в системе почти неизбежно, даже если продукт был выбран правильно.
Вместо резюме
Если собрать все перечисленные развилки в одну схему, станет очевидно, что для ИТ-директора критичен не столько набор функций СЭД, сколько способность системы выдерживать баланс. Между потребностями пользователей и стоимостью поддержки. Между быстрым стартом и развитием. Между текущими задачами и информационной архитектурой на несколько лет вперед.
– 1С:Документооборот, который внедряет наша компания, как раз про этот баланс, – резюмирует директор по производству 1С-КПД Антон Бондарев.
С одной стороны, даже в типовой конфигурации 1С:Документооборот закрывает большинство потребностей компаний, в т.ч. крупных. С другой стороны, эту систему можно адаптировать под любые отраслевые потребности и уникальную специфику конкретного бизнеса.
Добавьте к этому легкую интеграцию с другими информационными системами на платформе 1С:Предприятие и огромное сообщество специалистов 1С.
Все это значительно снижает риски для ИТ-директора и компании, в которой он работает. И сразу после внедрения, и на многие годы вперед.