Причины перехода на ЭДО
Успешно работая на рынке медицинских услуг уже почти 30 лет, МЦ «КосМед» всегда стремится использовать современные технологии не только в медицинской практике, но и в работе с документами пациентов.
О клинике
Медицинский центр «КосМед» (ООО «Дентал-Косметик») — частная клиника в Южно-Сахалинске, работающая с 1996 года. В медучреждении оказывают полный спектр стоматологических и косметологических услуг: от лечения, протезирования и имплантации до эстетической, инъекционной и аппаратной косметологии.
Клиника на протяжении нескольких лет внедряла электронный документооборот с пациентами, экспериментируя с разными форматами цифрового подписания документов. Для оформления ряда документов использовались планшеты: пациенты ставили графическую подпись на планшете, а со стороны медучреждения документы заверялись квалифицированной электронной подписью (КЭП).
С изменением законодательства порядок подписания информированных добровольных согласий (ИДС) был пересмотрен — теперь оформить их в электронном виде можно только с использованием КЭП или ПЭП ЕСИА пациента.
В 2025 году, когда сервис Безбумажный офис F.Doc представил на рынке способ легитимного подписания ИДС с пациентами, руководство клиники решило отказаться от планшетов в пользу предложенного F.Doc решения.
Переход на электронный документооборот (ЭДО) с пациентами с помощью F.Doc был направлен прежде всего на обеспечение юридической значимости подписанных документов. Решение позволило сформировать устойчивую правовую базу взаимодействия с пациентами, а уже затем дало эффект в виде ускорения процесса оформления документов и снижения издержек.
Без интеграции с МИС: как внедряли сервис
Быстрый запуск ЭДО без доработок текущей системы был приоритетом для «КосМед». Для оперативной интеграции электронного подписания в бизнес-процессы было выбрано готовое решение «Виртуальный принтер» от F.Doc — программа, которая работает как обычный принтер, но вместо печати бумажного экземпляра отправляет документ для электронного подписания пациенту.
Подключение через «Виртуальный принтер» не требует доработок, что позволило клинике запустить онлайн-подписание без интеграции с МИС.
Первым этапом интеграции ЭДО с помощью F.Doc стала реализация электронного подписания договора на оказание медицинских услуг и согласия на обработку персональных данных в марте 2025 года. В дальнейшем планируется расширение перечня документов, которые можно оформить с пациентом в онлайн-формате, например, информированные добровольные согласия (ИДС) на медицинское вмешательство и отказы от медицинского вмешательства.
Как теперь подписываются документы
- Администратор открывает нужный файл на своем компьютере, переходит в настройки печати и из списка принтеров выбирает виртуальный от F.Doc.
- В окне «Документы на подпись» администратор отправляет электронный документ пациенту. При этом не нужно заполнять данные пациента — ФИО и номер телефона подтягиваются автоматически.
- Пациент получает СМС с ссылкой на документы. Перейдя по ссылке, он вводит проверочный код, читает документ и в случае согласия нажимает «Подписать».
Все подписанные документы хранятся в личном кабинете F.Doc, где с ними работает старший администратор и при необходимости переносит их в карточки пациентов в МИС. Открыть личный кабинет можно через область на панели задач в правом нижнем углу экрана, где отображаются значки запущенных программ.
Пациенты также имеют доступ к документам для просмотра и скачивания — ссылка сохраняется в СМС на смартфоне. Ранее для этого администратору приходилось отправлять документы на электронную почту пациента.
Обратная связь сотрудников и пациентов
Для сотрудников ресепшена переход на электронное подписание с пациентами через F.Doc не вызвал проблем: помог опыт использования планшетов. Администраторы сразу включились в новый процесс и стали предлагать всем первичным пациентам подписывать документы по СМС.
У пациентов оформление документов в онлайн-формате с помощью смартфона также не вызвало сопротивления. В редких случаях, например, если пациент пользуется кнопочным телефоном, клиника предлагает подписать документы на бумаге.
Для нас главное — это уверенность в том, что документы подписаны правильно и по закону. Благодаря F.Doc мы сняли все вопросы о легитимности оформляемых с пациентом электронных документов.
Клиника «КосМед»
Прозрачно и легитимно: результаты использования F.Doc в МЦ «КосМед»
- За первые полгода использования сервиса подписано более 3 500 электронных документов.
- Более 93% пациентов выбирают электронное подписание.
- Теперь все подписанные электронные документы имеют юридическую силу.
- Пациентам стало удобнее: им не нужно ждать копию по e-mail — ссылка на документ сохраняется в СМС на смартфоне.
Справка
Безбумажный офис F.Doc (6+) — это сервис, который позволяет компаниям оформлять и подписывать документы в электронном виде с клиентами — физическими лицами. Подписание документов через F.Doc имеет юридическую силу и соответствует требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Подписанные документы хранятся в защищенном архиве и доступны компании и клиенту.