Организации на УСН нередко считают, что упрощённый режим освобождает их от строгих требований бухгалтерского учёта. Особенно часто это касается управленческих и общехозяйственных расходов.
На практике такой подход приводит к ошибкам и рискам штрафов.
В этой статье разберём, можно ли списывать расходы в бухучёте без первичных документов, и чем это грозит упрощенцу.
❓ Суть вопроса
Организация применяет УСН с объектом «доходы» (без НДС).
В бухгалтерском учёте управленческие расходы списываются напрямую со счёта 51 на счёт 26 — без закрывающих документов.
➡️ Является ли это нарушением правил бухгалтерского учёта?
Короткий ответ: да, является.
⚖️ Почему это нарушение: позиция законодательства
📚 УСН не освобождает от бухучёта
Организации на упрощённой системе обязаны вести бухгалтерский учёт в полном объёме.
Это прямо установлено статьёй 2 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Важно понимать:
🔹 специальных послаблений в части ведения бухучёта для упрощенцев законом не предусмотрено.
📘 Какие правила применяются к расходам
Расходы в бухучёте признаются по правилам ПБУ 10/99 «Расходы организации».
🧾 Условия признания расходов (п. 16 ПБУ 10/99)
Расход может быть отражён в бухгалтерском учёте только если одновременно выполняются все условия:
- расход произведён на основании договора, закона или обычая делового оборота;
- сумма расхода определена или может быть определена;
- есть уверенность, что расход приведёт к уменьшению экономических выгод организации.
❗ Если хотя бы одно условие не выполнено — расход признавать нельзя.
📄 Роль первичных документов
🧩 Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен
Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ, любой хозяйственный факт, в том числе связанный с расходами, подлежит оформлению первичными учетными документами.
🗂 Какие документы подтверждают расходы
Обычно это:
- договор с поставщиком или исполнителем;
- накладные, товарно-транспортные накладные;
- акт выполненных работ или оказанных услуг;
- платёжные документы (платёжные поручения, кассовые ордера).
⚠️ Что происходит, если документов нет
💼 Возникает дебиторская задолженность, а не расход
Если организация перечислила деньги, но:
- услуги фактически не подтверждены,
- акты и иные закрывающие документы отсутствуют,
➡️ в бухучёте нельзя признавать расходы.
В такой ситуации образуется дебиторская задолженность, а списание суммы на счёт 26 является методологически неверным.
🚨 Ответственность за нарушения
⚖️ Административные риски
Грубое нарушение правил бухгалтерского учёта влечёт ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ.
К таким нарушениям относится, в том числе:
- отсутствие первичных учетных документов или регистров бухучёта в течение установленных сроков хранения.
Штрафы и претензии проверяющих — вполне реальный риск.
🧠 Совет нашего эксперта
Екатерина, ведущий консультант «Инфоком»:
На практике мы часто видим, что в 1С расходы «закрывают» просто по оплате, особенно у компаний на УСН. Это ошибка. В 1С важно правильно выстроить документооборот: оплата без акта или накладной — это ещё не расход, а аванс или дебиторка. Если система настроена корректно, 1С сама не даст отразить расход без основания. Это защищает бизнес от ошибок и штрафов.
📌 Вывод
- УСН не освобождает от ведения полноценного бухгалтерского учёта.
- Расходы без первичных документов нельзя списывать в бухучёте.
- Оплата без подтверждения — это не расход, а дебиторская задолженность.
- Ошибки в учёте могут привести к штрафам и претензиям контролирующих органов.
🤝 Нужна помощь с учётом и 1С?
🧾 Сопровождение 1С и бухгалтерские консультации — без рисков
Мы - Инфоком - помогаем компаниям:
- правильно вести бухгалтерский учёт в 1С;
- настраивать отражение расходов и первичных документов;
- выявлять и исправлять ошибки в учёте;
- сопровождать 1С и консультировать бухгалтеров и руководителей.
📍 Работаем по всей России, удалённо и оперативно.
Если хотите быть уверены, что учёт в 1С ведётся корректно и без нарушений — обращайтесь в «Инфоком».
🔔 Следите за новостями в нашем ТГ канале "Первый бухгалтерский". Клик сюда.
🔔 Подписывайтесь на наш канал в ВК. Клик сюда.
Поставьте, пожалуйста, лайк, если статья понравилась и была полезной, чтобы другие тоже смогли её увидеть.
Подпишитесь на наш канал.
ИНФОКОМ | IT-услуги для Вашего бизнеса
Работайте эффективно в 1С.