Автор: Сорокина Дарья
Корпоративная электронная почта — ключевой инструмент коммуникации внутри компании. С её помощью сотрудники не только рассылают сообщения массово и передают файлы, но и ведут детальные обсуждения рабочих вопросов как в индивидуальном порядке, так и в группах.
В системе «1С:Документооборот» доступны два варианта работы с почтой: «лёгкая» и встроенная. Ниже разберём, чем отличается каждый из этих способов и как выбрать подходящий.
«Лёгкая»почта - это решение позволяет отправлять и получать письма через:
1. Почтовый клиент, установленный на ПК (например, Microsoft Outlook или TheBat!);
2. Прямое подключение к email‑серверу по протоколам POP3 и SMTP.
Важные особенности:
· Письма и вложения не сохраняются в информационной базе «1С:Документооборот»;
· Протоколирование действий не ведётся;
· Поддерживается электронная подпись, шифрование и обмен сообщениями в соответствии с ГОСТ Р 53898‑2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
· При необходимости отдельные входящие письма можно вручную загрузить в «1С:Документооборот» и на их основе создать процесс, мероприятие и т. п.;
· Не приводит к существенному росту объёма информационной базы.
Встроеннаяпочта – это полнофункциональный почтовый клиент, интегрированный непосредственно в «1С:Документооборот».
Ключевыепреимущества:
1. Вся корреспонденция (письма, вложения, история переписки) хранится в информационной базе;
2. Учёт входящей и исходящей почты ведётся прямо в программе;
3. Письма выступают полноценными учётными единицами — как и другие документы:
4. Участвуют в документообороте;
5. Могут ссылаться друг на друга;
6. Включаются в отчёты;
7. Служат основанием для запуска процессов;
8. К письму можно приложить электронную подпись или сертификат в виде отдельного файла.
Дополнительные возможности:
· отправка писем может осуществляться как через внутренний, так и через внешний почтовый сервер — в зависимости от адресата;
· все действия с электронной почтой протоколируются.
Встроенная почта включается администратором с помощью настройки программы «Использовать встроенную почту». Далее каждый сотрудник может выбрать вариант используемой почты в персональных настройках: «Использовать легкую почту», «Использовать встроенную почту».
Дальнейшая настройка почты выполняется в персональных настройках пользователей, поэтому может быть, как централизованно произведена администратором, так и передана на самостоятельное выполнение каждому сотруднику.
Настройка выполняется в меню раздела Настройка и администрирование по команде Персональные настройки – Встроенная почта – Учетные записи.
Для пользователя может быть создано несколько учетных записей, одну из которых можно пометить как основную. Именно эта учетная запись будет подставлена в качестве отправителя по умолчанию при создании нового письма.
Чтобы пометить учетную запись как основную, достаточно выбрать в списке одну из учетных записей и нажать кнопку Основная. Запись будет выделена полужирным шрифтом и станет по умолчанию использоваться при создании нового письма. Для снятия выделения необходимо повторно нажать кнопку Основная.
На этой закладке можно создать, изменить или удалить любую учетную запись пользователя, нажав соответствующие кнопки на командной панели. Кнопка Создать открывает помощник создания новой учетной записи.
В открывшемся окне достаточно ввести...
Продолжение статьи читайте на нашем сайте 1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ