Кадровое делопроизводство, или на HR-ском, КДП – это ведение документов, связанных с трудовыми отношениями сотрудников: прием, перевод, отпуск, увольнение, ведение личных дел и пр.
Почему важно вести КДП?
- вы фиксирует трудовые отношения в соответствии с ТК РФ;
- защищаете свои права, как работодателя;
- снижаете риски получения штрафов при проверках ГИТ;
- структурируете процессы найма, перевода и увольнения.
Как выстроить систему КДП самостоятельно:
Шаг 1. Изучите нормативную базу
Основа кадрового документооборота, это, конечно же, Трудовой кодекс. Изучите его, и уделите отдельное внимание этим документам:
- Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004 (унифицированные формы документов);
- ГОСТ Р 7.0.97‑2016 (требования к оформлению);
- ФЗ № 125 (правила хранения документов).
Мой совет: используйте справочно‑правовые системы («КонсультантПлюс», «Гарант») для актуальных редакций законов.
Шаг 2.Составьте документы и шаблоны
К ним отнесу следующие:
1) Базовые документы
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- штатное расписание;
- положение об оплате труда;
- журналы инструктажей по охране труда
2) Прием и увольнение сотрудников
- Формы и шаблоны для трудовых договоров.
- Приказы о приеме/увольнении (например, Т-1, Т-8).
3) Отпуска и графики отсутствий
- График отпусков.
- Заявления сотрудников на отпуск.
- Учет больничных и командировок.
Шаг 3.Назначьте ответственных
Если нет HR-специалиста, функции должны распределяться между другими участниками бизнеса. Например:
Руководитель/директор
- Утверждение штатного расписания и локальных актов.
- Ответственность за всю кадровую документацию.
Бухгалтерия
- Расчет зарплаты, отпускных, больничных.
- Передача данных в налоговые органы.
Линейные менеджеры
- Контроль за подачей заявлений (отпуска, переводы, смены графиков).
Офис-менеджер
- Подготовка и хранение кадровых документов, простое делопроизводство.
Такое делегирование особенно эффективно в малом/среднем бизнесе (до 50 сотрудников), где документооборот еще не требует отдельной штатной единицы.
Шаг 4. Организуйте учет и хранение
Заведите регистрационные журналы, в которых будете отмечать и хранить приказы, трудовые книжки, инструктажи. Каждый такой журнал должен быть в живом виде, пронумерованный и подписанный.
Под документы я рекомендую вам выбрать запираемый шкаф, чтобы документы были скрыты.
Обратите большое внимание на Приказ Росархива относительно сроков хранения каждого документа (обычно, это от 3 до 50 лет).
Шаг 5. Внедрите электронный документооборот (по желанию)
С 2021 года компании могут вести КДП в цифровом формате (ФЗ № 377). Неочевидные плюсы такого решения:
- экономия на бумаге и хранении;
- ускорение согласования документов;
- удобство для удаленных сотрудников.
Цифровизация КДП не только упрощает работы, но экономит деньги бизнесу.
Яркий пример – компания по производству медицинского оборудования «Olympus». За 2 месяца они перешли на новую систему кадрового документооборота (1С и ЭКДО) и вот таких результатов добились:
- Сократили издержки на КДП на ~4 млн руб.
- Ускорили кадровые процессы более чем в 10 раз.
Такой переход показал, что даже без расширения HR-команды компания смогла улучшить процессы и оптимизировать затраты.
Вы можете оцифровать трудовые договоры, заявления на отпуск, приказы о переводах.Но обязательно в бумажном виде должны быть приказы об увольнении и акты о несчастных случаях.
Важно! Если вы планируете ведение КДП в электронном формате, обязательно получите письменное согласие сотрудников на КЭДО.
Создать структуру КДП без отдельного HR-специалиста — вполне реально,если отнестись к этому делу серьезно.
Начать можно с разработки базовых документов. В своем Telegram-канале я поделилась чек-листом для самопроверки по наличию всех документов, важных при самостоятельном ведении КДП: https://t.me/formula_uspech/23