Онлайн-школы живут в режиме постоянного потока задач: заявки с сайтов, регистрации на вебинары, письма студентам, оплаты, доступы, отчёты. Большая часть этих процессов до сих пор делается вручную — из привычки или из-за убеждения, что автоматизация обязательно требует программиста.
Хорошая новость в том, что это уже не так. Сегодня технический специалист, маркетолог или продюсер может за один вечер собрать рабочую систему автоматизации без единой строки кода. В статье разберём, какие процессы онлайн-школы реально автоматизировать самостоятельно, какие инструменты для этого подойдут и как выбрать оптимальное решение.
Почему ручные процессы тормозят рост онлайн-школы
На старте проекта ручная работа кажется нормой: скопировать заявку, отправить письмо, проверить оплату. Но с ростом школы такие действия начинают стоить слишком дорого.
Ручные процессы приводят к:
- потере заявок и оплат;
- задержкам в реакции менеджеров;
- человеческим ошибкам;
- выгоранию команды;
- лишним затратам на разработку.
Автоматизация решает эти проблемы точечно и без сложной разработки — если выбрать правильный подход.
Что можно автоматизировать без программиста
Ниже - базовые сценарии, которые чаще всего внедряют онлайн-школы в первую очередь.
1. Передача заявок из форм и лендингов
Заявки с сайтов (Tilda, LP, Google Forms и др.) автоматически попадают в CRM:
- создаётся контакт или сделка;
- данные не теряются;
- менеджер видит нового лида сразу после отправки формы.
Это исключает ручной перенос и ускоряет обработку заявок.
2. Автоматическое создание сделок и задач
После регистрации на вебинар или заявки на курс система может:
- создать сделку в CRM;
- назначить ответственного менеджера;
- поставить задачу на звонок или сообщение.
Менеджерам не нужно контролировать входящий поток, CRM сама подсказывает, что делать и когда.
3. Коммуникации со студентами и лидами
Автоматические сценарии сообщений:
- подтверждение регистрации;
- напоминания о вебинаре;
- приветственные письма;
- уведомления о неоплате;
- рассылка записи после эфира.
Сообщения могут уходить по email, SMS, в мессенджеры или через чат-ботов - по расписанию или событиям.
4. Работа с расписанием и контентом
Автоматизация позволяет:
- обновлять даты вебинаров на лендингах;
- синхронизировать расписание между платформами;
- передавать отчёты о прошедших занятиях в CRM.
В результате все сервисы работают с актуальными данными, а команда не тратит время на ручные правки.
5. Оплаты и доступы
После оплаты система может автоматически:
- изменить статус сделки;
- выдать доступ к курсу;
- отправить чек и письмо студенту;
- поставить задачу менеджеру.
Финансы, обучение и CRM работают как единый механизм.
Типовые сценарии автоматизации
No-code автоматизация: как это работает
No-code платформы строятся на простой логике: если произошло событие → выполнить действие
Например:
- если пришла заявка - добавить контакт в CRM;
- если прошла оплата - выдать доступ;
- если вебинар закончился - обновить статусы.
Все сценарии настраиваются через визуальный интерфейс. Это позволяет одному специалисту заменить целую цепочку ручных действий и не зависеть от разработчиков.
Популярные сервисы автоматизации
Рынок no-code решений активно развивается, и сегодня онлайн-школы могут выбирать из нескольких мощных платформ от универсальных международных сервисов до специализированных инструментов под образовательные проекты. Ниже разберём самые популярные варианты подробнее.
Zapier
Zapier - один из первых и самых известных сервисов автоматизации. Это облачная платформа, которая позволяет связать между собой тысячи приложений без программирования.
На сегодняшний день Zapier поддерживает более 5000 сервисов, что делает его лидером по количеству доступных интеграций. С его помощью можно настроить:
- передачу заявок из Facebook* Lead Ads (продукт компании Meta*, признанной экстремистской организацией и запрещённой на территории РФ) в CRM или Google Sheets;
- автоматическую отправку уведомлений в Slack или email;
- добавление клиентов в сервисы рассылок;
- синхронизацию данных между маркетинговыми, продажными и операционными инструментами.
Zapier работает по простой логике: выбирается приложение-источник (триггер) и приложение-получатель (действие), после чего настраиваются условия выполнения. Интерфейс интуитивно понятен, поэтому сервис часто используют маркетологи и продюсеры без технического бэкграунда.
Zapier особенно популярен в международных и гибридных командах, а также в проектах, где задействованы зарубежные сервисы: Gmail, Google Calendar, Zoom, Trello, Notion и другие.
Make (Integromat)
Make - мощный визуальный конструктор сценариев автоматизации, ориентированный на более сложную логику процессов. В отличие от Zapier, здесь можно выстраивать не линейные, а разветвлённые сценарии.
Возможности Make:
- условные переходы и фильтры;
- многошаговые цепочки действий;
- преобразование и обработка данных;
- параллельные сценарии внутри одного процесса.
Например, Make позволяет автоматически получать данные о новом студенте, форматировать их, рассчитывать дополнительные параметры, затем последовательно создавать запись в CRM, регистрировать пользователя на вебинарной платформе и отправлять персонализированное письмо.
Make часто выбирают технические специалисты и интеграторы, которым важно реализовать нестандартную бизнес-логику. Сервис поддерживает популярные инструменты (Google-сервисы, Telegram, рекламные платформы), а при необходимости позволяет работать через API и вебхуки.
Albato
Albato - один из самых известных российских no-code сервисов автоматизации. Он ориентирован на локальный рынок и хорошо подходит компаниям, работающим преимущественно с российскими сервисами.
Albato поддерживает интеграции с:
- CRM-системами (amoCRM, Битрикс24);
- мессенджерами и соцсетями (Telegram, VK);
- бухгалтерскими и платёжными сервисами (1С, СБИС);
- маркетинговыми и операционными инструментами.
Сервис позволяет настраивать не только простые связки, но и базовую логику: условия, фильтры, уведомления. В практике онлайн-школ Albato часто используют для автоматического распределения заявок, синхронизации данных между разными отделами и уведомлений команды о статусах задач.
Vakas-tools: автоматизация онлайн-школ под ключ
Vakas-tools - специализированная платформа, созданная именно под задачи онлайн-образования. Она объединяет в единую систему:
- сайты и лендинги;
- CRM;
- платёжные сервисы;
- рассылки и обзвоны;
- вебинарные платформы;
- аналитику.
В отличие от универсальных решений, здесь уже предусмотрены готовые сценарии для онлайн-школ.
Если вы технический специалист и хотите сократить рутину, быстрее закрывать задачи и увеличить доход, попробуйте автоматизацию на базе Vakas-tools уже сейчас.
Что можно настроить через Vakas-tools
Автоматическое обновление дат вебинаров
Дата ближайшего эфира меняется на сайте сама, без правок вручную.
Гибкое распределение заявок
Лиды автоматически попадают в нужные воронки и сегменты.
Мгновенные уведомления и напоминания
SMS, email, мессенджеры и автообзвоны всё по заданной логике.
Передача данных после вебинара
CRM получает информацию о посещаемости, активности и вопросах участников.
Автоматизация продаж
Статусы сделок, задачи менеджерам и дальнейшие сценарии запускаются без участия человека.
Почему это можно сделать за один вечер
Порог входа в современные платформы минимален:
- готовые интеграции;
- понятные интерфейсы;
- логика «если - то»;
- не требуется программирование.
Вечером вы настраиваете сценарии, а уже на следующий день система работает автоматически.
Итоги
Автоматизация - это не сложный IT-проект, а практичный инструмент для роста онлайн-школы. Не обязательно тратить бюджет на программиста, если речь идёт о стандартных бизнес-процессах.
С помощью no-code сервисов и специализированных платформ вроде Vakas-tools можно:
- убрать рутину;
- ускорить работу команды;
- снизить количество ошибок;
- высвободить время на развитие проекта.
Начните с одного процесса и вы быстро увидите, насколько проще становится управление онлайн-школой, когда система работает за вас.