Вопрос пользователя: «Мы купили партию хозяйственных товаров (бытовую химию, бумагу) для офиса, а не для перепродажи. Как принять их, чтобы они сразу пошли в расходы, а не числились как складской остаток?»
Суть проблемы
Не все приобретаемые ценности предназначены для хранения и перепродажи. Многие (канцтовары, материалы для ремонта, услуги) должны сразу учитываться как затраты. Оприходование их как товара на склад искажает складские остатки, требует лишних документов на списание и усложняет управленческий учет.
Что может 1С ERP?
Для таких случаев в документах закупки предусмотрен специальный механизм — флаг «Списать на расходы». Он позволяет сразу при поступлении отнести стоимость на статью расходов, минуя складской учет.
Суть подхода:
- Флаг «Списать на расходы»: В табличной части документов «Заказ поставщику» и «Приобретение товаров и услуг» для номенклатуры типа «Товар» или «Работа» можно установить этот флаг. Для номенклатуры типа «Услуга» флаг устанавливается автоматически и не снимается.
- Заполнение аналитики: При установке флага становятся обязательными для заполнения поля: Подразделение-получатель (ответственный за расход), Статья расходов и Аналитика расхода (например, проект или статья затрат).
- Учет: При проведении такого документа не формируются движения по складским регистрам. Товар не попадает в остатки. Вместо этого формируется движение в регистр «Прочие расходы», и стоимость сразу учитывается как затраты.
Преимущества подхода:
- Корректный учет: Расходы отражаются в периоде их возникновения.
- Чистота остатков: На складе не числится то, чего там физически нет или что не предназначено для продажи.
- Детализация затрат: Возможность сразу указать статью, проект, центр финансовой ответственности.
- Автоматизация: Для услуг установка флага происходит автоматически.
Решение и рекомендации
При оформлении закупки материалов для внутреннего использования, ремонтных работ или услуг сразу ставьте флаг «Списать на расходы». Тщательно заполняйте аналитику (статью, подразделение), так как это критически важно для управленческого и бухгалтерского учета затрат.
Итог простыми словами
Это как покупка продуктов домой. Вы покупаете продукты (товары) не для того, чтобы они лежали на складе для перепродажи, а чтобы их сразу съесть (списать в расход). В 1С вы как бы говорите: «Эти коробки с бумагой — не для склада, это уже расход офиса». И система сразу отправляет их стоимость в отчет о прибылях и убытках, а не в карточку учета товаров.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Закупка услуг по уборке офиса.
Ситуация: Компания заключила договор с клининговой службой. Ежемесячно приходит акт об оказанных услугах.
Проблема: Услуги нельзя оприходовать на склад, их нужно сразу отразить как затраты.
Решение: При создании документа «Приобретение товаров и услуг» бухгалтер выбирает номенклатуру «Услуги клининга» (тип — «Услуга»). Система автоматически ставит флаг «Списать на расходы» (он недоступен для снятия). Бухгалтер заполняет: Подразделение-получатель — «Администрация», Статья расходов — «Услуги сторонних организаций», Аналитика — «Офисное здание».
Результат: При проведении документа не создается складских движений. Стоимость услуг сразу формирует затраты по указанной статье, что правильно отражается в управленческой и бухгалтерской отчетности.