Вопрос пользователя: «Мы согласовали с поставщиком одну цену, а в его накладной стоит другая (выше или ниже). Как оформить приемку и не сломать учет?»
Суть проблемы
Различия в закупочных ценах между заказом и фактической накладной — частое явление (акции, ошибки, изменение рыночной стоимости). Простое проведение накладной с другой ценой создает расхождения в учете: сумма долга не будет соответствовать ни заказу, ни счету на оплату. Нужен механизм фиксации и урегулирования таких расхождений.
Что может 1С ERP?
Система не только контролирует такие отклонения с помощью наглядных визуальных сигналов, но и предоставляет инструмент для их последующего согласования и исправления через «Помощник закрытия заказа».
Суть подхода:
- Визуальный контроль: В документе «Приобретение» для каждой строки отображаются две цены: «Цена в заказе» и «Цена» (фактическая цена поставки). Если цены различаются, строка помечается цветом (зеленым, если цена ниже заказанной, красным — если выше).
- Сигнальные пиктограммы: Рядом с такими строками появляются специальные значки, привлекающие внимание пользователя.
- Решение по отклонению: На основе этой информации пользователь может принять решение: связаться с поставщиком для уточнения, отказаться от приемки по этим ценам или принять их.
- Коррекция заказа: Чтобы корректно закрыть заказ, цены в нем нужно привести в соответствие с ценами поступления. Это делается не вручную, а с помощью Помощника закрытия заказа (гиперссылка на форме заказа или приобретения). Помощник покажет все позиции с отклонениями и позволит скорректировать цены и суммы заказа под факт.
Преимущества подхода:
- Наглядность: Отклонения невозможно пропустить.
- Информированность: Пользователь сразу видит проблему и может действовать.
- Корректность учета: Заказ после корректировки через помощника будет точно отражать фактические обязательства.
- Аудит: Сохраняется история: какая цена была первоначально, какая пришла по факту.
Решение и рекомендации
При обнаружении расхождения цен не игнорируйте цветовые подсказки. Сначала свяжитесь с поставщиком для подтверждения цены. Если цена верна и вы ее принимаете, используйте «Помощник закрытия заказа» для автоматического обновления цен в заказе. Только после этого закрывайте заказ.
Итог простыми словами
Система работает как внимательный ревизор. Она сличает прайс-лист (ваш заказ) с фактическим чеком (накладная поставщика) и кричит: «Эй, тут расхождение!». Вы разбираетесь в причине. Если все в порядке, вы говорите системе: «Да, согласен, исправь прайс-лист под реальный чек». И она аккуратно вносит правки, чтобы все цифры сошлись.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Поставка со скидкой.
Ситуация: По заказу товар был согласован по цене 1000 руб./шт. В накладной поставщик, как и договаривались устно, выставил цену 950 руб./шт. за счет скидки за объем.
Проблема: Нужно принять товар по цене 950 руб., но в системе заказ «висит» с ценой 1000 руб., создавая неверный плановый долг.
Решение: При проведении накладной с ценой 950 руб. система подсветит строку зеленым цветом (цена ниже заказанной). Бухгалтер, убедившись, что скидка законна, открывает «Помощник закрытия заказа» по этому заказу. Помощник показывает строку с отклонением -5%. Бухгалтер подтверждает корректировку.
Результат: Цена и сумма в заказе автоматически изменяются на 950 руб. Плановая и фактическая задолженность перед поставщиком теперь совпадают. Заказ можно корректно закрыть.