Вопрос пользователя: «Мы заказывали 10 коробок, а привезли 12. Или привезли совсем другой артикул. Как это отразить в накладной, чтобы не сломать учет по заказу?»
Суть проблемы
В реальности поставки часто не идеально соответствуют заказам: бывают пересорт, недовозы или перепоставки. Если просто изменить количество в строке заказа при приемке, искажается история и первоначальные договоренности. Нужен способ аккуратно зафиксировать расхождение.
Что может 1С ERP?
Для учета подобных ситуаций в документе «Приобретение товаров и услуг» используется специальный признак «сверх заказа». Он позволяет принять товар, четко обозначив, что он поступил сверх первоначальных договоренностей или вместо них.
Суть подхода:
- Признак «сверх заказа»: Для строки в накладной можно установить специальный маркер (пиктограмму), указывающий, что товар не был заказан или его количество превышает заказанное.
- Автоматическое присвоение: Если при поступлении по нескольким заказам вы добавляете товар, которого нет ни в одном из них, системе автоматически присвоит этому признак «сверх заказа».
- Привязка к заказу: Для строки «сверх заказа» необходимо вручную выбрать заказ поставщику, к которому это превышение относится (обычно это заказ, по которому идет основная поставка).
- Влияние на расчеты: При ведении расчетов «по заказам» сумма строки «сверх заказа» увеличивает долг перед поставщиком именно по этому, выбранному заказу, что можно увидеть в отчете «Состояние выполнения».
Преимущества подхода:
- Чистота данных: Оригинальный заказ остается неизменным как исторический документ.
- Прозрачность: Понятно, где было запланированное поступление, а где — отклонение.
- Контроль расчетов: Долг перед поставщиком корректно увеличивается на сумму сверхпоставки.
- Основа для претензии: Четкая идентификация перепоставки для последующего урегулирования с поставщиком.
Решение и рекомендации
При приемке товара, не соответствующего заказу, не редактируйте строки заказа в накладной. Вместо этого добавьте новую строку с этим товаром (или отметьте превышение количества в существующей) и установите для нее признак «сверх заказа». Затем укажите, к какому заказу это относится. Это правильный способ фиксации расхождений.
Итог простыми словами
Представьте, что заказ — это список продуктов, который вы дали мужу в магазин. Он принес все по списку, плюс бутылку вина «от себя». Вы не исправляете свой список, а просто делаете пометку на чеке: «+ вино (сверх списка)». Список (заказ) остался точным, но вы учли все, что было куплено. Так же и в 1С.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Пересорт при поставке.
Ситуация: По заказу ожидалось 100 единиц «Краски белой» и 50 единиц «Краски синей». Поставщик привез 80 единиц белой и 70 единиц синей.
Проблема: Нужно принять фактическое количество, но не искажать исходный заказ.
Решение: В накладной, созданной по заказу, кладовщик видит две строки. В строке «Краска белая» он ставит количество 80 (недовоз). В строке «Краска синяя» он ставит 70, а для разницы в 20 единиц нажимает пиктограмму «сверх заказа». Система разделит строку: 50 единиц — как выполнение заказа, 20 единиц — как поставку сверх заказа.
Результат: Заказ будет частично закрыт (белая — 80 из 100, синяя — 50 из 50). Долг по заказу увеличится на стоимость 20 лишних единиц синей краски. Бухгалтерия видит четкую картину для формирования претензии по недопоставке белой и оприходования излишков синей краски.