Вопрос пользователя: «Поставщик привозит один грузовик, но часть товара нужно на основной склад, а часть — в розничный магазин. Как оформить одну накладную на все, а не дробить документы?»
Суть проблемы
Часто поставка осуществляется одной машиной на несколько точек (склад, магазины). Оформление отдельных документов приобретения для каждого места назначения создает путаницу в первичных документах, усложняет сверку с единой накладной поставщика и увеличивает объем ручной работы.
Что может 1С ERP?
Система предоставляет специальный механизм для оформления поступления на несколько складов в рамках одного документа. Это позволяет точно отразить реальную логистику и упростить документооборот.
Суть подхода:
- Включение опции: Необходимо активировать функциональную опцию: НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок – Поступление товаров на несколько складов.
- Использование групп складов: В шапке документа вместо конкретного склада выбирается заранее созданная группа складов (например, «Точки сбыта»). В табличной части «Товары» для каждой позиции указывается конкретный склад из этой группы.
- Гибкие настройки: Для каждой группы можно задать правила:
Разрешить в заказах и накладных: Один документ заказа и одна накладная на всю группу.
Разрешить только в заказах: Заказ один, а накладные придется оформлять отдельно на каждый склад.
Запретить: Группу нельзя использовать в табличной части.
Преимущества подхода:
- Отражение реальности: Один документ на одну физическую поставку.
- Удобство: Не нужно создавать несколько одинаковых документов.
- Четкость: В документе видно, какой товар и на какой склад предназначается.
- Контроль: Ограничения по группам доступности складов для пользователей остаются в силе.
Решение и рекомендации
Перед использованием настройте группы складов в справочнике. Для регулярных комплексных поставок создайте группу (например, «Центральный склад + Магазины»), включив в нее нужные склады, и установите настройку «Разрешить в заказах и накладных». Затем используйте эту группу при создании заказов и накладных.
Итог простыми словами
Это как общий счет в ресторане для компании, где каждый заказывал свое блюдо. Вместо того чтобы делить чек и платье отдельно за каждый столик, вы получаете один общий счет, но с подробной расшифровкой: Иванов — стейк, Петрова — салат, Сидорова — десерт. Так и здесь: одна накладная от поставщика, но внутри нее четко расписано, что и куда едет.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Распределительный центр.
Ситуация: Крупный дистрибьютор получает фуру с товаром на распределительный центр. Согласно плану отгрузки, часть товара должна остаться на основном складе, часть — быть сразу отправлена в два разных магазина (Магазин 1 и Магазин 2).
Проблема: Оформлять три отдельных документа приобретения неудобно и не соответствует единой товарно-транспортной накладной (ТТН) от поставщика.
Решение: В документе «Приобретение товаров и услуг» в шапке в поле «Склад» выбирается группа «РЦ+Магазины». В таблице товаров напротив 100 упаковок «Товара А» выбирается склад «Основной склад», напротив 50 упаковок «Товара Б» — «Магазин 1», напротив 30 упаковок «Товара В» — «Магазин 2».
Результат: Документ один, он соответствует ТТН поставщика, но в системе товар сразу разнесен по нужным складам, готов к дальнейшей реализации или перемещению.