Вопрос пользователя: «У нас с поставщиком несколько мелких заказов. Он привозит все одной доставкой. Как мне в одной накладной распределить, что и по какому заказу пришло, чтобы заказы закрывались?»
Суть проблемы
Поставщики часто объединяют отгрузку по нескольким заказам в одну поставку. Оформление отдельной накладной на каждый заказ не соответствует физическому документу (одна накладная от поставщика) и создает лишнюю работу. Вручную распределять товары по заказам в одной накладной сложно и чревато ошибками.
Что может 1С ERP?
В системе предусмотрен интеллектуальный механизм автоматического распределения поступивших товаров по нескольким заказам поставщика в рамках одного документа «Приобретение товаров и услуг».
Суть подхода:
- Включение опции: Нужно активировать функциональную опцию: НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Поступление по нескольким заказам.
- Флаг «Поступление по заказу»: При создании накладной устанавливается специальный флаг Поступление по заказу.
- Автоподбор: После установки флага система автоматически пытается заполнить накладную товарами из незакрытых заказов (в статусе «Подтвержден»), значения реквизитов которых (поставщик, организация, склад, валюта и др.) совпадают с накладной.
- Принцип FIFO: Распределение происходит по принципу «первый пришел — первый ушел»: сначала заполняются заказы с наиболее ранней плановой датой поступления.
- Анализ совпадений: Для корректной привязки должны совпадать множество условий: соглашение, договор, признаки по НДС и таре. Если условия различаются, товары отмечаются как «сверх заказа».
Преимущества подхода:
- Соответствие реальности: Одна накладная в системе на одну физическую поставку.
- Автоматизация: Система сама предлагает, из каких заказов заполнить накладную.
- Контроль: Прозрачное правило привязки предотвращает хаотичное распределение.
- Экономия времени: Не нужно вручную искать и копировать строки из каждого заказа.
Решение и рекомендации
Всегда используйте этот механизм при комплексных поставках. Перед оформлением убедитесь, что заказы имеют статус «Подтвержден» и их ключевые реквизиты единообразны. После установки флага проверьте, корректно ли система распределила товары, и при необходимости откорректируйте вручную.
Итог простыми словами
Система действует как умный помощник. Вы говорите ей: «Поставщик «СтройМир» привез товар, вот общая накладная». Помощник смотрит в свою картотеку: «Ага, у нас есть три открытых заказа для «СтройМира» на тот же склад. Давай я сам разложу привезенное по этим трем заказам, начиная с самого старого». И делает это за вас.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Еженедельная консолидированная поставка от поставщика канцтоваров.
Ситуация: Компания делает несколько мелких заказов на канцтовары в течение недели. В пятницу поставщик привозит все одной партией по сводной накладной.
Проблема: Бухгалтеру нужно оприходовать одну накладную, но закрыть в системе 5 разных заказов.
Решение: При создании документа «Приобретение товаров и услуг» бухгалтер выбирает поставщика, склад и ставит галочку Поступление по заказу. Система анализирует 5 открытых заказов этому поставщику на данный склад и автоматически заполняет табличную часть накладной всеми ожидаемыми товарами из этих заказов.
Результат: Сформирован один документ приобретения. При его проведении система автоматически связывает каждую строку с соответствующим заказом, частично или полностью закрывая их. Бухгалтер сверил электронный документ с бумажной накладной — все совпало.