Вопрос пользователя: «Я менеджер по закупкам. У меня есть подтвержденный заказ поставщику. Как на его основании не создавая все заново сделать доверенность для экспедитора?»
Суть проблемы
Создание доверенности «с нуля» требует повторного ввода всех товаров, их количества и реквизитов поставщика, что дублирует работу и повышает риск расхождений между заказом и тем, что фактически разрешено получить.
Что может 1С ERP?
Система позволяет формировать доверенность на получение товаров непосредственно на основании уже созданных документов-оснований, автоматически перенося в нее всю необходимую информацию.
Суть подхода:
- Рабочее место: Доверенности на товары оформляются в специальном разделе: Закупки – Закупки – Доверенности на получение товаров.
- Основания для создания: Доверенность можно создать на основании:
Заказа поставщику (основной сценарий).
Заказа переработчику.
Заявки на возврат товаров от клиента. - Автоматическое заполнение: При выборе основания система автоматически переносит в доверенность список номенклатуры, количество, реквизиты контрагента (поставщика). Пользователю остается указать получателя (сотрудника) и проверить данные.
Преимущества подхода:
- Экономия времени: Не нужно вручную переписывать список товаров.
- Точность: Исключаются расхождения между заказом и доверенностью. Сотрудник получает право забрать именно то, что было заказано.
- Связь документов: Четкая прослеживаемость цепочки: Заказ -> Доверенность -> Поступление товаров.
- Удобство: Все операции по закупке сконцентрированы в логичной последовательности.
Решение и рекомендации
Всегда используйте возможность создания доверенности на основании документа. Найдите ваш заказ поставщику в списке и воспользуйтесь командой «Создать на основании» -> «Доверенность». Это стандартный и самый надежный метод.
Итог простыми словами
Это как функция «Повторить заказ» в интернет-магазине, но для доверенностей. У вас в истории есть заказ №123. Чтобы дать курьеру документ для его получения, вы не составляете новый список, а просто говорите системе: «Сделай доверенность на все, что в заказе №123». И через минуту документ готов.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Получение партии товара по предоплаченному заказу.
Ситуация: Заказ на офисную технику согласован, предоплата переведена, поставщик готов отгрузить.
Проблема: Необходимо срочно отправить сотрудника, а в доверенности нужно точно указать 15 наименований техники с серийными номерами из спецификации заказа.
Решение: Менеджер в разделе «Доверенности на получение товаров» создает новый документ, выбирая в качестве основания «Заказ поставщику №456». Система мгновенно заполняет табличную часть всеми 15 позициями. Менеджер выбирает из справочника сотрудника (логиста Сергеева), проверяет срок действия и распечатывает доверенность.
Результат: Логист Сергеев получает точный документ, с которым он приедет к поставщику. Риск, что он заберет не тот монитор или не ту клавиатуру, сведен к минимуму, так как список сверен с исходным заказом.