Вопрос пользователя: «Система ругается, что цена в моем заказе выше согласованной, и не дает его провести. Куда его теперь отправлять и кто должен это согласовать?»
Суть проблемы
В работе возникают ситуации, когда условия в конкретном заказе отклоняются от стандартных условий договора (соглашения): спеццена, другой склад поставки, особый график оплаты. Менеджеру необходимо получить санкцию руководства на такие отклонения, но процесс согласования бумажных документов или писем по почте непрозрачен и медлителен.
Что может 1С ERP?
В системе предусмотрен встроенный механизм многоэтапного электронного согласования заказов, который автоматически запускается при обнаружении отклонений и распределяет задачи между ответственными лицами.
Суть подхода:
- Автоматический запуск: Если цена, склад или условия оплаты в заказе не соответствуют соглашению, система автоматически предлагает перевести заказ в статус «На согласовании» и запускает бизнес-процесс.
- Ролевая модель: Задачи рассылаются разным специалистам:
Логист: Согласует отклонения по складам и срокам поставки.
Финансист: Согласует график и форму оплаты.
Экономист/Ценовик: Согласует цены и скидки.
Руководитель (коммерческий директор): Видит сводку по всем согласованиям и принимает итоговое решение. - Инструменты для согласующих: Каждый ответственный видит задачу в «Моих задачах» и может сформировать отчет «Отклонения от условий закупки» для анализа.
- Итоговый статус: После положительного итогового согласования система автоматически переводит заказ в статус «Подтвержден». При отказе заказ остается «На согласовании» для доработки.
Преимущества подхода:
- Контроль: Гарантирует, что все отклонения от стандартов будут явно рассмотрены уполномоченными лицами.
- Прозрачность: Весь ход согласования (кто, когда, какое решение принял) фиксируется в системе.
- Скорость: Электронные уведомления и четкие задачи ускоряют процесс.
- Ответственность: Каждый согласует только свою зону компетенции.
Решение и рекомендации
Настройте в разделе администрирования пользователей и назначьте им соответствующие роли согласующих. При создании заказов с нестандартными условиями смело отправляйте их на согласование через встроенный механизм. Используйте отчет «Отклонения» для обоснования своей позиции перед согласующими.
Итог простыми словами
Это как чат с руководством внутри заказа. Вы создаете заказ с особой ценой. Система говорит: «Стоп, цена не по договору. Нужно спросить у начальства». Она автоматически создает запросы: один — вашему финансовому директору («согласуй цену?»), другой — начальнику склада («согласен принять в пятницу?»). Все голосуют в своих задачах. Когда все «За», система ставит зеленую галочку на заказе, и вы можете работать дальше.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий: Срочная закупка по повышенной цене.
Ситуация: Нужен срочно дефицитный товар, а поставщик предлагает его только по цене на 15% выше, чем в действующем соглашении.
Проблема: Менеджер не имеет права самостоятельно утверждать такую цену. Нужно быстро получить одобрение.
Решение: Менеджер создает заказ с повышенной ценой. При проведении система выдает предупреждение и предлагает перевести заказ в статус «На согласовании». Менеджер соглашается и запускает процесс. Задача на согласование ценовых условий автоматически попадает к экономисту. Тот, изучив отчет об отклонениях и ситуацию, нажимает «Согласовано» в своей задаче. Затем итоговую задачу «Подвести итоги согласования» видит коммерческий директор и, увидев, что ценовик согласен, также нажимает «Согласовано».
Результат: Заказ автоматически получает статус «Подтвержден». Все легитимно, быстро, и есть запись о том, кто и почему дал добро.