Ежедневно компании во всех отраслях сталкиваются с огромным объёмом документов: договорами, актами, счетами, отчётами, письмами с вложениями, сканами и PDF-файлами.
За всей рутиной документооборота стоит «невидимый фронт» — сотрудники, занятые одним и тем же утомительным процессом — преобразованием неструктурированных данных из документов в заполненные формы финансовых, бухгалтерских и управленческих систем.
Высокая доля ручного труда в обработке документации несёт три ключевые проблемы:
- Затраты по времени — квалифицированные специалисты вынуждены тратить значительную часть рабочего дня на рутинные операции;
- Ручная обработка происходит медленно — документы «застаиваются» в очереди;
- Существуют риски ошибок — человеческий фактор никто не отменял.
Решением становится сервис интеллектуальной обработки документов. Он позволяет радикально повысить эффективность работы, сэкономить ресурсы и освободить сотрудников от рутинных операций, чтобы они могли сосредоточиться на задачах, требующих профессиональной экспертизы.
Как VLM-модели меняют правила игры
VLM (Vision-Language Models) — это современные модели искусственного интеллекта, которые способны «понимать» документы прямо «с листа», без предварительного форматирования или ручного выделения полей. Они обрабатывают сложные структурированные данные в любом виде: таблицы в сканах, формы в PDF, вложения в письмах, фотографии документов, скриншоты с экранов.
Два уровня автоматизации
Первый этап — перевод рутины заполнения форм в автоматический режим: модель сама извлекает нужные данные и формирует готовые записи для загрузки в корпоративные системы.
Второй этап — полный отказ от ручных форм: модель отвечает на вопросы напрямую по архивам документов. Например: «Покажи все счета по поставщику Х за прошлый квартал» или «Какой номер договора указан в акте от 12 апреля?».
В отличие от классических систем OCR (оптическое распознавание текста), VLM-модели не требуют дополнительной настройки под каждый вид документов, подготовленных шаблонов и предварительной обработки файлов.
Поиск и выверка данных
Интеллектуальная система умеет выполнять целый комплекс задач по первичной обработке документов, которые раньше невозможно было проводить без участия людей. Так, например, она автоматически может определять наличие на документе разного рода печатей, штампов, меток, подписей и прочих критичных для валидации документа элементов — даже тогда, когда они нанесены бледно и нечетко. Соответственно, если такая метка отсутствует, то документ не уйдет в конечную систему автоматически, а пользователь будет оповещен о найденной ошибке.
Интеллектуальный OCR нового поколения позволяет:
- Работать с любыми форматами входных данных (сканы, фото, PDF, вложения, веб-страницы),
- Извлекать и структурировать данные без шаблонов и предобработки,
- Снижать затраты на ручной ввод данных в 3–5 раз,
- Повышать скорость обработки документов до секунд вместо часов,
- Создавать основу для будущего перехода на «запрос данных на лету».
Пример сценария работы: закупка без ручного ввода
Рассмотрим типичную ситуацию. Сотрудник отдела закупок получает от поставщика скан-копию акта. Интеллектуальный OCR автоматически:
- открывает документ;
- извлекает номер договора, дату, сумму, список позиций;
- формирует структурированные данные;
- загружает их в ERP-систему (или передает по API в нужный модуль).
При необходимости достаточно задать запрос модели: «Покажи все акты по поставщику Y за май с суммой больше N» или «Сформируй список договоров и связанных с ними актов по проекту Z».
Сотруднику остается только визуально проверить результат и подтвердить операцию (или вообще работать по принципу выборочной проверки). Через несколько месяцев работы компания перестает вручную заполнять формы по актам и счетам.
Функциональные возможности системы и сферы ее применения
Финансовый документооборот. Интеллектуальный OCR позволяет существенно оптимизировать рабочие процессы: автоматизировать обработку счетов-фактур, извлекать необходимые данные из банковских выписок, проверять корректность платёжных поручений, а также формировать финансовую отчётность и контролировать соответствие документов нормативным требованиям.
Кадровый документооборот. В этой области система обеспечивает обработку резюме и трудовых договоров, автоматическое извлечение данных из документов, удостоверяющих личность, надёжную верификацию персональных данных, оперативное формирование различных справок и выписок, а также ведение электронного архива кадровой документации.
Контрактная и договорная деятельность. Система помогает эффективно управлять договорными отношениями: анализировать условия договоров на соответствие внутренним политикам и законодательству, извлекать ключевые параметры (сроки, суммы, обязательства сторон), вносить необходимые правки в контракты, отслеживать сроки действия договоров и формировать напоминания о необходимости их продления или пересмотра.
Кроме того, функционал системы может быть адаптирован для решения специфических задач в таких областях, как логистический документооборот, управление закупками или работа с клиентской документацией.
Интеллектуальный OCR на базе VLM-моделей — технологический прорыв в обработке документов. Система не только автоматизирует рутину, но и открывает доступ к качественно новым методам работы с данными. Её внедрение сокращает издержки, ускоряет бизнес-процессы, снижает количество ошибок и становится первым шагом к AI-трансформации компании.