Вопрос пользователя: «Я случайно оформил накладную не на тот заказ (или с ошибкой в количестве). Как теперь отменить этот документ, чтобы он не «висел» в учете?»
Суть проблемы
В процессе работы неизбежно возникают ошибки. Неправильно оформленный документ искажает данные: завышает или занижает остатки, создает неверную задолженность. Необходимо безопасно и корректно аннулировать ошибочную операцию, не нарушив при этом целостность данных и документооборота.
Что может 1С ERP?
В системе предусмотрен корректный метод отмены хозяйственных операций — проведение документа «Сторно» (корректировка) или его «Проведение в обратном направлении». Простое удаление проведенного документа чаще всего запрещено, так как он уже повлиял на учетные регистры (остатки, проводки).
Для накладных поставщика стандартным способом является:
- Проведение документа «Возврат товаров поставщику» на основании ошибочной накладной. Это создаст операцию, обратную приходу.
- Корректировка записи — если ошибка незначительна (например, в цене), можно сделать уточняющий документ.
Решение и рекомендации
НЕЛЬЗЯ просто удалить проведенный документ!
НУЖНО:
- Найти ошибочный документ: Его можно найти через журнал документов «Накладные поставщика» или в списке в рабочем месте.
- Создать документ «Возврат товаров поставщику»: В меню выберите «Создать на основании» -> «Возврат товаров». Система автоматически заполнит его данными из ошибочной накладной.
- Указать причину: В комментарии или специальном поле укажите «Возврат в связи с ошибочным оформлением накладной №...».
- Провести возврат: После проведения возврата остатки товара и задолженность скорректируются.
- Оформить корректную накладную: Теперь вернитесь в рабочее место «Накладные к оформлению» и правильно оформите документ заново.
Итог простыми словами
Если вы неправильно записали приход товара в журнал, нельзя просто вырвать страницу. Нужно сделать корректную исправительную запись: «Ранее ошибочно записано Х штук. На самом деле пришло Y штук (или не пришло ничего)». Документ «Возврат» — это и есть такая исправительная запись в учетной системе.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Исправление ошибки в количестве.
Ситуация: Кладовщик по ошибке оформил накладную на 150 единиц вместо 100.
Проблема: В учете излишек 50 единиц.
Решение: Бухгалтер создает на основании этой накладной «Возврат товаров поставщику» на 50 единиц с причиной «Корректировка ошибочно принятого количества». Затем в рабочем месте оформляется корректная накладная на 100 единиц.
Результат: В учете остатки и задолженность приведены в соответствие с реальностью. История исправлений документально зафиксирована.