Вопрос пользователя: «По заказу пришло 50 из 100 штук, я оформил накладную. Теперь привезли остальные 50. Как мне правильно их добавить к уже существующей накладной или оформить новую?»
Суть проблемы
При частичных поставках пользователь сталкивается с технической дилеммой: редактировать старый документ или создавать новый. Неправильное решение может нарушить связь документов, затруднить аналитику по поставкам и расчеты с поставщиком, так как финансовый документ (счет) может быть общим или разным для каждой партии.
Что может 1С ERP?
Система использует статус «Доформировать накладную» именно для таких ситуаций. Он указывает, что по заказу существует не полностью заполненный документ накладной. Пользователь может пойти двумя путями, и система поддерживает оба:
- Дополнить существующую накладную (чаще используется при едином счете от поставщика).
- Создать новую накладную на оставшееся количество (удобно, если на вторую партию пришел отдельный счет или она отгружена значительно позже).
Решение и рекомендации
- Найдите заказ: В основном списке рабочего места «Накладные к оформлению» найдите строку со статусом «Доформировать накладную».
- Откройте документ: Дважды щелкните по строке или используйте команду «Открыть». Откроется существующая накладная с уже внесенными данными по первой поставке.
- Выберите стратегию:
Вариант А (Дополнить): В табличную часть накладной добавьте новую строку или отредактируйте количество в существующей, указав привезенные дополнительные 50 штук. Обязательно укажите правильные реквизиты прихода (дату, склад, МОЛ).
Вариант Б (Создать новую): Закройте текущий документ. Вернувшись в список, выделите строку с заказом и снова нажмите «Создать накладную». Система предложит создать документ на оставшееся незакрытое количество (50 шт.). - Проверьте статус: После проведения документа статус в рабочем месте должен измениться в зависимости от того, закрыт ли заказ полностью.
Итог простыми словами
Статус «Доформировать» — это закладка в книге. Вы начали читать главу (оформили первую поставку), потом отвлеклись. Закладка напоминает, где вы остановились. Когда вернетесь, вы можете продолжить читать в той же книге (дополнить накладную) или начать новую главу в том же томе (создать вторую накладную), но история (заказ) — одна.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Поставка товара двумя партиями по одному счету.
Ситуация: Заключен договор на 100 единиц. Поставщик выставил единый счет, но отгрузил 30 единиц 1-го числа и 70 единиц 10-го числа.
Проблема: Бухгалтерии нужно провести один счет, но факт поступления разнесен по двум датам.
Решение: 1-го числа оформляется накладная на 30 единиц. 10-го числа кладовщик находит заказ со статусом «Доформировать накладную», открывает существующий документ и добавляет в него еще одну строку с датой 10-го числа и количеством 70.
Результат: Итоговый документ «Накладная» содержит две строки с разными датами, но при этом является единым основанием для проведения счета от поставщика, что корректно отражает хозяйственную операцию.