Кадровый электронный документооборот (КЭДО) уже не дань моде, а обычный здравый смысл, ведь глупо тратить часы на то, что делается за клик. Однако на старте многие наступают на одни и те же грабли, из-за чего реализация постоянно откладывается.
Если вы сейчас собираетесь запускать КЭДО или только внедряете электронный документооборот, разберите эти четыре типичные ошибки. Так вы запуститесь быстрее и сохраните нервы себе и сотрудникам.
Ошибка № 1: у проекта нет «хозяина»
Так часто бывает, что одну зону ответственности отдали одному сотруднику, другую - второму, а за конечный результат не отвечает никто. В итоге сроки горят, решения не принимаются, все вымотаны, а проект не сдвинулся с места.
Что делать
Назначьте куратора проекта или одного сотрудника руководителем проекта с правом решающего голоса. Он должен управлять внедрением от идеи до первой цифровой подписи. Нужен человек, который будет следить за дедлайнами и методично напоминать коллегам о их задачах.
Читать: Реальный кейс компании "Как автоматизировать кадровый документооборот и избежать ошибок"
Ошибка № 2: сотрудники не понимает, что делать
Слышали, что теперь подписываем всё в смартфоне, но как именно - никто не объяснил. Какие документы стали цифровыми? На что нажимать? Куда звонить, если всё зависло? Отсутствие простых инструкций порождает хаос и желание вернуться к привычной бумаге «от греха подальше».
Что делать
Сначала обучаем кадровиков как главных пользователей. Затем проводим ликбез для остальных: показываем интерфейс и вместе подписываем тестовый документ. Отлично работает система «кураторов», когда в каждом отделе закрепляется по одному продвинутому сотруднику, который сможет подсказать коллегам на местах. Конечно же, такой сотрудник должен сам полюбить систему и отлично в ней разбираться.
Ошибка № 3: интеграцию с 1С оставили «на потом»
Смысл автоматизации теряется, если данные из системы КЭДО приходится переносить в учетную программу вручную. Это лишнее время, опечатки и двойная работа.
Что делать
Связку КЭДО с вашей базой (1С или другой системой) настраивайте строго до запуска. Это не дополнительная опция, а фундамент. Без интеграции отдел кадров просто погрязнет в нагрузке.
Ошибка № 4: страх перемен
Сотрудники боятся ошибиться, не доверяют технологиям или просто не понимают, зачем им это нужно, если можно по старинке дойти до отдела кадров ногами. Весь этот негатив не что иначе как недостаток информации и отсутствие какой-либо поддержки.
Что делать
Внедряйте КЭДО поэтапно. Начните с одного отдела, отработайте на нем все сценарии, посмотрите, где возникают сложности. «Продавайте» идею через личную выгоду, например, скажите, что больше не надо бегать по кабинетам, справку можно получить за пять секунд, а заявление подписать в два клика, не выходя из дома.
Читать подробнее "Оформление новых сотрудников через КЭДО"
Как запустить процесс без сбоев
👍«Живое» демо
Попросите оператора КЭДО провести демо-презентацию и показать систему вашей рабочей группе. Когда люди видят реальные кнопки, страх уходит. Вы сами поймете, насколько интерфейс дружелюбен и понятен. Сначала научитесь вы, потом наУчите и сотрудников.
Кстати, Nopaper проводит подобные демо. Узнать подробнее
👍Действуйте пошагово.
Не пытайтесь оцифровать всё сразу. Начните с 2–3 самых популярных типов документов. Параллельно подготовьте локальные акты и соберите согласия сотрудников, чтобы всё было юридически чисто.
👍Следите за подписями
Заранее определите, кто будет контролировать сроки действия электронных подписей и где именно (в облаке или на корпоративном сервере) вы будете хранить архив.
Без этих шагов КЭДО так и останется бесполезной иконкой на рабочем столе. С ними - 100% станет инструментом, который действительно экономит время.