Унаследованный хаос
Представьте ситуацию: успешная компания на рынке продуктов питания. Растет оборот, расширяется клиентская база, бизнес процветает. Но его финансовая система напоминает дом, построенный на песке.
Бухгалтерский учет годами не велся, вместо него — таблицы Excel. Налоговые декларации «рисовались» предыдущим бухгалтером. А по итогам 2024 года компания перешагнула лимит выручки и с 2025 года неожиданно для себя стала плательщиком НДС.
Именно с этим вызовом к нам в «ИнфоСофт» и обратился заказчик. Наша задача: построить с нуля прозрачную и законную финансовую систему в условиях полного хаоса.
Что мы обнаружили
Первым делом мы провели глубокий аудит. Картина была сложной:
- Учетный вакуум. Полное отсутствие бухгалтерского учета в прошлых периодах
- «Рисованная» отчетность. Сдача деклараций без опоры на реальные данные — прямой путь к блокировкам и штрафам
- Новый статус — старые привычки. Компания стала плательщиком НДС с разными ставками (10% и 20%), но продолжала работать, как будто ничего не изменилось
- Управленческий учет в 1С УТ, который велся сотрудниками клиента, превратился в хаос: дубликаты контрагентов, бессистемная работа с документами
Нам предстояло наладить будущее и восстановить прошлое.
Как мы подружили несовместимое
Клиент работал в собственной базе 1С:УТ на своем сервере. Нам нужно было организовать ее бесшовную интеграцию с бухгалтерской базой 1С:УФА в облаке.
Проблема: Огромный объем данных за первые месяцы 2025 года. Стандартная синхронизация постоянно рвалась, не выдерживая нагрузки.
Наше решение: Мы развернули промежуточный сервер, куда загрузили копию базы клиента. Это позволило аккуратно провести через него гигабайты информации и успешно залить их в облачную УФА. После этого ежеминутная синхронизация заработала.
Ручная работа там, где бессильна автоматизация
Данные перенеслись, но это была лишь половина успеха. Мы обнаружили, что менеджеры по привычке продолжали выставлять реализации без НДС.
Задача: Срочно исправить сотни документов, проставив корректные ставки 10% и 20% в зависимости от групп товаров.
Решение: Чтобы не ждать, пока клиент переучит своих менеджеров, наши бухгалтеры вручную провели эту титаническую работу. Это гарантировало безошибочность и скорость — то, что было критически важно для своевременной сдачи первой декларации по НДС.
Попутно мы выявили и озвучили клиенту системные ошибки:
- Возвраты товаров не привязывались к исходным отгрузкам, что делало невозможным корректный учет НДС
- Хаотичная база контрагентов: менеджеры создавали десятки дублей одного и того же покупателя для удобства, уничтожая возможность провести сверку взаиморасчетов
Мы сразу предложили алгоритм решения проблем и провели работу по их частичному устранению.
Полный контроль и довольный клиент
Несмотря на старт в условиях, близких к катастрофическим, нам удалось за 9 месяцев 2025 года:
✅ Восстановить и запустить с нуля полноценный бухгалтерский и налоговый учет
✅ Ввести начальные остатки по всем счетам (от основных средств до расчетов с контрагентами)
✅ Наладить учет зарплаты в 1С:ЗУП, перенеся его из рискованных Excel-табличек
✅ Восстановить учет по УСН и НДФЛ за прошедшие периоды
✅ Подготовить и сдать три сложные декларации по НДС с разными ставками
✅ Разработать и внедрить регламенты для менеджеров по работе с налогом на добавленную стоимость (разделение предоплат по разным счетам), чтобы проблема не повторялась в будущем
Компания клиента вышла из «серой» зоны и начала работать абсолютно прозрачно. Руководство получило полный контроль над финансами. Риски гигантских штрафов сведены к нулю.
Хаос — не приговор, а точка роста
Этот кейс наглядно показывает: неважно, в какой точке кризиса находится ваш учет. Даже если кажется, что ничего исправить уже нельзя — это не так.
Профессиональный аутсорсинг — это не просто «сдача отчетности». Это:
- Глубокая экспертиза в налогах и бухгалтерии
- Технологическая мощь для решения самых сложных IT-задач
- Системный подход к наведению порядка, а не точечное латание дыр
- Партнерство, когда мы берем на себя ответственность за вашу финансовую безопасность
Не ждите, когда проблемы с налогами и учетом поставят ваш бизнес на паузу. Доверьтесь профессионалам, которые уже прошли этот путь.
Хотите навести порядок в учете? Получите консультацию от экспертов «ИнфоСофт».