Это один из самых частых запросов, который я слышу от собственников и руководителей небольших команд:
«У нас вечный бардак. Все держится на мне. Если я отпущу — все развалится.»
И дальше по списку:
— люди вроде хорошие
— команда старается
— все загружены
— но результата меньше, чем усилий
И руководитель превращается в “центральный процессор”, без которого ничего не запускается.
На самом деле проблема здесь редко в людях. Чаще — в системе.
В малой команде ответственность не распределяется автоматически. Ее нужно выстроить.
Почему в малых командах ответственность «размыта» чаще всего
Потому что в малой команде очень легко жить в иллюзии:
- «Мы же небольшие, и так договоримся»
- «Все все понимают»
- «Кто свободен — тот и делает»
- «Ну у нас же стартап / маленькая команда, у нас гибкость»
Да. Гибкость — это хорошо. Но если гибкость не оформлена в правила она превращается в хаос. И он почти всегда приводит к одному: руководитель тащит на себе.
Как понять, что пора распределять ответственность (и делать это уже сейчас)
Есть несколько признаков. Если совпадает хотя бы 2–3 — вы в зоне риска:
1. Руководитель — “пожарная часть”: к нему бегут по любому вопросу
2. Сотрудники делают много, но результат нестабильный
3. Задачи висят «в воздухе»: никто не помнит, кто и что обещал
4. Все двигается только через напоминания
5. Появляется раздражение: «Почему опять я?!»
6. Ошибки повторяются — и никто их не фиксирует как урок
7. Конфликты из серии: «я думал, что это ты» / «мне не сказали»
Это сигнал не про лень и не про мотивацию, а про то, что границы ответственности не определены.
А когда ответственность НЕ нужно распределять жестко
Это тоже важный момент. Есть ситуации, когда пытаться «разложить все по полочкам» — преждевременно и вредно.
Не стоит жестко фиксировать зоны, если:
- команда в сильной турбулентности (переезд, сокращение, смена модели бизнеса). Тут нужен временный режим “ручного управления”.
- вы только формируете команду. Сначала настройка взаимодействий. Потом фиксация ответственности.
- маленький проект на короткий срок. Иногда проще поставить одну цель и распределить роли “на неделю”.
То есть ответственность можно распределять:
- временно
- ситуативно
- с гибкими рамками
Но даже временная ответственность должна быть ясной.
Как правильно распределять зоны ответственности в малой команде
Идея простая: в малой команде невозможно «раскидать все по департаментам». Но можно выстроить 5–7 ключевых зон, где понятно: кто владелец, а кто помогает.
Шаг 1. Определите зоны (не должности)
Не «Мария — маркетолог», а:
- продажи
- лиды / входящий поток
- выполнение / производство услуги
- клиентский сервис
- финансы
- найм и адаптация
- операционка / процессы
У каждой зоны должен быть владелец.
Шаг 2. Назначьте владельца зоны (одного)
Самая частая ошибка:
«За это отвечаем мы вместе» → Значит не отвечает никто!!!
Вместе можно делать. Но отвечать должен один человек.
Иначе будет:
— размывание ответственности
— бесконечные «я думал, ты сделаешь»
— перенос вины
— и снова руководитель все закрывает
Шаг 3. Оформите границы ответственности (не бюрократия!)
Для каждой зоны нужны ответы на 4 вопроса:
- Результат зоны — какой итог должен быть?
- Показатели — как вы поймете, что все ок?
- Полномочия — что человек может решать сам?
- Триггеры эскалации — когда он обязан прийти к руководителю?
Это занимает 30–60 минут, но дает порядок на месяцы.
Шаг 4. Уберите “ответственность руководителя” из чужих зон
Здесь очень важная мысль. Руководитель часто не доверяет, потому что:
- «они не дожмут»
- «они забудут»
- «они сделают не так»
И тогда руководитель:
- перепроверяет
- напоминает
- переделывает
- контролирует все
Но тогда команда быстро понимает:
“Можно не держать ответственность. Все равно руководитель подхватит”
Если вы хотите ответственности — придется выдержать паузу и дать команде пространство.
Шаг 5. Введите минимальные ритуалы управления
Без этого ответственность не удержится. В малой команде должны быть 3 простые управленческие точки:
- Еженедельная синхронизация (30–60 мин)
- Короткие статусы (10–15 мин, если нужно)
- Ретроспектива раз в месяц: что работает / что мешает / что меняем
Это не контроль. Это система.
Каким нужно быть руководителем, чтобы ничего не полетело: 3 критерия
Дальше важная правда..
Можно прописать роли, зоны, регламенты, но если руководитель не держит управленческую позицию, все равно будет хаос.
Вот 3 критерия, которые реально решают проблему «все валиться на меня».
1. Руководитель с ясностью (а не в вечном “пожаре”)
Команда становится хаотичной, когда руководитель сам живет без приоритетов.
Ясность — это то, что главное сейчас, то, что второстепенно и что не делаем вообще. Если руководитель не держит приоритеты, команда будет тонуть в задачах.
2. Руководитель, который выдерживает ответственность команды
Ответственность появляется не сразу. Сотрудник ошибается. Тормозит. Сопротивляется. Проверяет границы.
И здесь руководитель либо:
- доделывает сам (и снова “бардак”),
либо - спокойно возвращает ответственность сотруднику
Без эмоций. Без обвинений. С ясной рамкой.
3. Руководитель, который умеет договариваться и фиксировать
Бардак начинается там, где много “мы обсудили”.
Взрослое управление — это:
- договорились
- зафиксировали
- проверили на реальности
Команда не обязана помнить ваши мысли. Она будет жить по договоренностям.
Итог таков, порядок — это не жесткость. Это ясность
Когда в команде вечный бардак, руководитель обычно думает, что ему нужно сильнее контролировать, давить и больше держать в руках
Но чаще всего нужно другое:
- ясные зоны ответственности
- владельцы процессов
- понятные границы полномочий
- управленческие договоренности
- системный ритм
И тогда управление становится проще. Команда взрослеет, а руководитель перестает быть единственным человеком, на котором все держится.
Если вы узнали в этом тексте свою ситуацию — это нормально. Так устроены 90% небольших команд до того, как появляется система.
В своем телеграм-канале я больше делюсь примерами из практики своего 25-летнего опыта, - в области управления оценки и развития персонала, HRD
Там все про то, как сформировать высокоэффективную команду для своего бизнеса, которая будет масштабировать ваш проект. Найм, адаптация, мотивация, делегирование, управление, KPI , увольнение — больше не будут для вас непонятными и вызывать раздражение.
Я с ответственностью могу заявить, что построить команду, которая выведет ваш бизнес на новый уровень - возможно! (в любой нише, даже казалось бы сложной). Главное, это не откладывать все на потом