Работодателям предлагают использовать национальный мессенджер МАХ для ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Планируется, что изменения в трудовое законодательство вступят в силу с 01 сентября 2026 года.
Почему это важно?
Трудовой кодекс РФ уже сегодня разрешает переход на электронный формат для ключевых документов, включая трудовые договоры и допсоглашения. Главное условие — использование квалифицированной электронной подписи.
Бумажный носитель в кадровом делопроизводстве уходит в прошлое. Работодатель ведет документацию в соответствующих программах. Работникам проще направить СМС, чем писать заявление от руки. Всем удобно.
КЭДО в ТК РФ
Трудовой кодекс РФ регламентирует внедрение кадрового электронного документооборота.
Важно! Электронным считается документ, подписанный электронной подписью. То есть, для КЭДО необходимо соответствующее программное обеспечение.
Трудовой кодекс РФ устанавливает перечень документов, которые могут полностью перейти в электронный формат, без дублирования на бумажном носителе. В этот перечень в том числе входит трудовой договор и соглашения к нему.
Для обмена с работниками документами в электронной форме работодатель может использовать:
1. Свою информационную систему.
Например, программу, в которой он ведет кадровый и бухгалтерский учет. Работнику оформляется электронная подпись и личный кабинет. Договоры, приказы, уведомления и заявления создаются в программе и подписываются электронными подписями в этой же программе, без вывода на печать.
2. Цифровую платформу «Работа в России» через «Госуслуги».
Каждый работодатель обязан иметь личный кабинет на портале «Работа в России». Данный портал обеспечивает закрытие вакансий и сдачу отчетности в центр занятости. Также на портале имеется сервис для ведения КЭДО.
Оба варианта для КЭДО предполагают наличие у работника регистрации в системе, личного кабинета и сложный (иногда недружественный) интерфейс.
Обратите внимание: на текущий момент в законе нет даты, с которой все работодатели должны внедрить КЭДО. Переход на безбумажную работу предусмотрен по мере готовности организации. Но он неизбежен. Это вопрос времени.
Почему именно МАХ? Требования закона
В деловых коммуникациях, в том числе внутри организаций, использование различных коммуникаторов и мессенджеров очень популярно.
С их помощью достаточно оперативно идет обмен информацией и документами.
Кадровый документооборот не исключение. Работники направляют свои заявления работодателю в мессенджере. Кадровики сбрасывают работникам приказы на ознакомление.
Использовать для КЭДО можно не любой мессенджер. Чтобы мессенджер полноценно использовать в системе кадрового электронного документооборота, должно быть выполнено несколько условий:
1. Соблюдение требований по защите персональных данных.
Ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" запрещает вести обработку персональных данных посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" с использованием баз данных, находящихся за пределами территории Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных законом.
СМС, содержащие персональные данные граждан РФ, допускаются только в национальном мессенджере.
2. Возможность поставить электронную подпись.
Не каждый мессенджер дает возможность подписать документ электронной подписью.
Важно: скан или фото не дает информации статуса документа. Если работник отправил только фото заявления, то в спорной ситуации его могут не признать поданным надлежащим образом и отказать работнику.
МАХ имеет встроенное решение «Госключ», которое позволяет бесплатно формировать и применять как квалифицированную (УКЭП), так и неквалифицированную (УНЭП) электронную подпись прямо в чате. Это превращает отправленное заявление или приказ из СМС в полноценный юридический документ. Причем в «Госключ» подписи формируются бесплатно.
Что это значит на практике?
Для работодателя: Новый, быстрый и легальный канал взаимодействия с персоналом без необходимости внедрения сложных и дорогих систем электронного документооборота.
Для работника: Возможность оперативно подавать заявления, запросы и подписывать документы с телефона, без личных кабинетов и дополнительных сложностей. При этом это будет просто предварительное уведомление по СМС, а полноценный, имеющий юридическую силу документ.
Вывод: Если поправки в ТК РФ будут приняты, с осени 2026 года МАХ станет полноценным и удобным инструментом для перехода на цифровой кадровый документооборот, сочетая привычный формат общения и полное соответствие требованиям законодательства.
Я пользуюсь МАХ и веду там канал.
Автор Елена Пономарева/Ponomarela