Делегирование экономит главный ресурс руководителя — время. Вместо того чтобы самому заниматься рутиной, можно передать ее сотрудникам и сосредоточиться на более важных вопросах. Объясняем, как делегировать задачи правильно.
Какие задачи можно делегировать
Не все задачи одинаково подходят для передачи сотрудникам. Главный критерий — может ли кто-то другой выполнить работу качественно и без ущерба для бизнеса. Чаще всего делегируют операции, которые повторяются регулярно и не требуют управленческих решений.
Задачи, которые подходят для делегирования:
✅ Рутинные операции. Обработка документов, ведение переписки, заполнение отчетов — все, что выполняется по четкому алгоритму.
✅ Сбор информации для встречи, анализ данных, оформление презентаций — такие задачи можно поручить команде, чтобы сосредоточиться на принятии решений.
✅ Организационные вопросы. Планирование мероприятий, взаимодействие с поставщиками по текущим вопросам, закупка материалов — задачи, которые не требуют личного участия руководителя.
Некоторые задачи передавать нецелесообразно: стратегическое планирование, переговоры с ключевыми клиентами, решения, связанные с финансовыми или кадровыми рисками, конфиденциальные вопросы. Дело не в том, что сотрудники не справятся, просто цена ошибки слишком высока или задача требует понимания контекста, которым владеет только руководитель.
Как выбрать исполнителя
Чтобы задача была выполнена качественно и в срок, нужно правильно выбрать исполнителя. Ошибка на этом этапе приведет к срыву дедлайнов или необходимости переделывать работу. При выборе сотрудника учитывают несколько факторов.
Компетенции и опыт. Если сотрудник уже делал подобные задачи, вероятность успеха выше. Когда это новая для него область, понадобится время на обучение и более тщательный контроль.
Текущая загруженность. Даже опытный сотрудник не справится с новой задачей, если уже перегружен. Перед делегированием нужно выяснить, есть ли у человека время. Если нагрузка на пределе, лучше перераспределить текущие обязанности или найти другого исполнителя.
Мотивация и заинтересованность. Сотрудник может обладать нужными навыками, но выполнять задачу без энтузиазма — формально и с минимальными усилиями. Если задача совпадает с интересами или карьерными целями человека, он вложит больше сил и покажет лучший результат.
Стиль работы. Один человек хорошо справляется с аналитикой, но теряется в переговорах. Другой генерирует идеи, но с трудом соблюдает дедлайны. Понимание того, как работает сотрудник, помогает подобрать задачу под его сильные стороны.
Иногда приходится делать выбор: взять опытного сотрудника и получить быстрый результат или отдать задачу менее квалифицированному, но заинтересованному человеку и потратить время на его обучение. Второй вариант работает, когда задача не срочная и есть возможность инвестировать время в развитие сотрудника.
Как правильно ставить задачи и контролировать выполнение
Если сотрудник не понимает, что от него требуется, он не выполнит работу правильно. Чем точнее сформулировано задание, тем меньше времени уйдет на уточнения и исправления. Вот как делегировать правильно:
1️⃣ Сформулируйте конечный результат
Исполнитель должен понимать, что именно нужно получить на выходе, а не только какие действия совершить. Например, не «обработай документы», а «подготовь реестр из 100 обработанных первичных документов, подшей их в папки».
2️⃣ Установите срок
Без дедлайна работа может растянуться на неопределенное время. Срок должен быть конкретным: не «на этой неделе», а «до 15:00 пятницы».
3️⃣ Передайте ресурсы и полномочия
Сотруднику нужны инструменты, доступы, контакты и информация. Если делегировать задачу, но не дать полномочий, человек будет постоянно возвращаться с вопросами.
4️⃣ Контролируйте выполнение
Промежуточные отчеты или встречи помогают убедиться, что работа движется в правильном направлении. Важно найти баланс: избыточный контроль демотивирует, а его отсутствие увеличивает риск получить не тот результат.
После завершения работы важно обсудить итоги: что получилось хорошо, где были сложности, что можно улучшить. В следующий раз сотрудник выполнит похожую работу быстрее и качественнее.
Правильное делегирование освобождает время руководителя для задач, которые определяют развитие бизнеса. Чем больше рутины берет на себя команда, тем больше внимания можно уделить стратегии и ключевым решениям.
«СДМ-Банк» (ПАО) (Генеральная лицензия Банка России № 1637 от 09.12.1991), ОГРН 1027739296584