В какой-то момент почти в любой команде появляется ощущение хаоса. Задачи описываются по-разному, договоренности теряются в чатах, документация живет отдельной жизнью. Обычно это списывают на рост, скорость или "людей". Реже - на отсутствие базовых опор в работе.
Шаблоны при этом часто считают бюрократией. Хотя по факту это один из самых дешевых и быстрых способов снизить нагрузку на голову и вернуть управляемость. С этого и начнем.
Команда без шаблонов живет в режиме постоянной импровизации. Один описывает задачу списком, другой - длинным текстом, третий - парой строк в чате. Через месяц уже сложно понять, где решение, где гипотеза, а где просто мысли "на потом".
Контекст теряется не потому, что люди невнимательны. А потому что нет общего формата мышления.
Подход "каждый делает как привык" работает, пока команда маленькая и все давно вместе. При росте он ломается: появляется больше уточнений, ошибок и переделок.
Шаблоны в этом смысле - фиксация договоренностей: что считается задачей, что - результатом, где искать решение.
Что дают шаблоны:
- Скорость. Не нужно продумывать структуру: открываете шаблон и заполняете поля.
- Стандартизация. Все документы выглядят одинаково, легче искать информацию.
- Меньше ошибок. Пропущенные разделы или поля сводятся к минимуму.
- Простота onboarding. Новые сотрудники быстрее разбираются, как оформлять документы.
Где применять:
- технические спецификации;
- отчеты о тестировании;
- протоколы встреч;
- описания процессов;
- пользовательские инструкции.
Notion и Confluence решают эту задачу по-разному.
В следующей статье - разбор Notion и того, где он реально помогает.